Modul al solutiei iBS, care tine evidenta tuturor operatiilor patrimoniale efectuate, poate functiona atât integrat cu celelalte module iBS colectând datele furnizate de acestea, cât si ca aplicatie de sine statatoare oferind informatiile necesare pentru luarea deciziilor în timp real.
Date firma (denumire, CUI, numar înregistrare, dosar camera de munca)
Informatii despre Subunitati (date de contact, caracterizari contabile, conturi bancare)
Lista bancilor si a subunitatilor la care sunt deschise conturile din evidenta informatica
Cote TVA
Lista angajatilor
Planul de conturi
Lista de valute
Istoric curs valutar
Lista partenerilor (denumire, cui, date de contact, caracterizari contabile, persoane de contact, conturi bancare)
Încasare (calcul automat diferente de curs valutar)
Plata (calcul automat diferente de curs valutar)
Plata în lei a documentelor în valuta prin casa
Plata impozite si taxe
Viramente casa-banca
Plata direct pe cheltuieli
Încasari direct pe venituri
Monetar
Împrumuturi de la asociati si decontarea lor
Operatiuni prin banca
Încasare (calcul automat diferente de curs valutar)
Plata (calcul automat diferente de curs valutar)
Viramente banca-casa
Plata direct pe cheltuieli
Plata impozite taxe banca
Comision bancar
Dobânda
Licitatie bancara
Viramente între conturi proprii
Împrumuturi si subventii
Împrumuturi de la asociati si decontarea lor
Diferente de curs valutar aferente disponibilului
Plata în lei a documentelor în valuta
Avansuri de trezorerie si operatiuni conexe
Avansuri de trezorerie
Plata din avansuri de trezorerie
Restituirea avansurilor de trezorerie
Plata direct pe cheltuieli din avansuri de trezorerie
Operatii prin efecte comerciale
Plata prin efecte comerciale
Încasare prin efecte comerciale
Decontarea efectelor primite
Decontarea efectelor emise
Operatii diverse
Închidere automata a lunii contabile (conturi cheltuieli, venituri si TVA)
Rapoarte
Jurnale de baza
Registrul jurnal (simplu sau concis)
Jurnalul notelor contabile
Jurnalul ecuatiilor contabile
Centralizator ecuatii pe zile
Centralizator ecuatii contabile
Cartea mare
Cartea mare sah
Jurnale auxiliare
Jurnal de banca (lei si valuta)
Registrul de casa (lei si valuta)
Necesar de disponibil
Situatia creantelor
Situatii de sinteza
Fisa angajatului (avansuri de trezorerie si operatii conexe)
Bilant (lei si valuta)
Contul de profit si pierdere (lei si valuta)
Balante de verificare cu 4 si 5 egalitati
Fise analitice de cont
Posibilitati de compensare
Situatii clienti
Fisa clientului listare cronologica
Fisa clientului grupat pe documente
Fisa clientului listare sold
Situatia scadentelor clientilor
Situatia încasarilor în avans
Situatia facturilor client neîncasate
Situatia clientilor lista facturilor scadente
Balanta clienti
Situatii furnizori
Fisa furnizorului listare cronologica
Fisa furnizorului grupat pe documente
Fisa furnizorului lista platilor
Fisa furnizorului listare sold
Fisa furnizorului lista facturilor scadente
Situatia scadentelor furnizorilor
Situatia platilor în avans
Situatia facturilor furnizor neachitate
Balanta furnizori
Situatii TVA
Jurnal pentru cumparari
Jurnal pentru vânzari
Declaratii
Declaratia INTRASTAT
Declaratia VIES
Declaratia 394
2. Modulul iBS Gestiune
Modulul de Gestiune, parte integranta a solutiei iBS, este un subsistem informatic de gestiune cantitativ – valorica a stocurilor, conceput pentru cresterea eficientei atât a retelelor comerciale de distributie a marfurilor cât si a unitatilor comerciale de productie. Se poate utiliza complet integrat cu celelalte module ale solutiei iBS sau independent.
Aprovizionare
Oferte de aprovizionare – administrarea si selectarea ofertelor furnizorilor de marfuri si materiale
Comenzi de aprovizionare – efectuarea comenzilor de aprovizionare pe baza necesarului de aprovizionare. Notele de receptie si facturile import vor actualiza cantitatea de marfuri în curs de aprovizionare. Astfel se tine evidenta stricta a modului de onorare a comenzilor de catre furnizori.
Note de receptie – înregistrarea facturilor, avizelor de expeditie dar si a bonurilor fiscale emise de furnizori si încarcarea stocurilor.
Dosar de import – înregistrarea dvi-urilor sau documentelor de transport pe baza carora se va face factura de import si pentru includerea cheltuielilor suplimentare pe factura de import.
Factura Import – înregistrarea facturilor de import.
Restituire furnizor – restituirea marfurilor catre furnizorul intern sau stornarea notelor de receptie.
Desfacere
Implementarea strategiilor de vânzare prin:
Liste de pret sau oferte generale si discounturi multiple acordate clientului (prin clauze contractuale)
Preturi fixe stabilite de producator si comunicate distribuitorilor (preturi de vânzare cu ridicata si cu amanuntul maximale, pentru fiecare produs, stabilite prin lege sau de producator)
Comenzi client – înregistrarea comenzilor clientilor. În cazul în care, comanda este ferma se poate apela la functia de rezervare stoc pentru comanda respectiva.
Comanda desfacere – înregistrarea comenzilor de la un alt punct de lucru sau subunitate.
Livrarea marfii se poate face pe baza de comanda client cu aviz de expeditie sau factura, sau pe baza dispozitiei de livrare cu aceleasi documente. Livrarile succesive efectuate pe baza comenzilor vor actualiza cantitatea de livrat pentru a urmarii gradul de onorare a comenzilor clientilor.
Dispozitii de livrare marfa
Factura Client - emiterea facturilor interne direct sau generate pe baza documentelor introduse anterior: comanda client, dispozitie de livrare sau aviz expeditie.
Factura Export - emiterea facturilor de export
Restituire Client - se înregistreaza returul de marfuri de la clientii interni
Bon Casa - se înregistreaza vânzarile de produse aflate pe stoc, cu posibilitatea de listare a bonului direct pe case de marcat fiscale sau imprimante fiscale.
Monetar - aceasta functionalitate permite centralizarea automata a bonurilor de casa emise.
Operatii interne
Proces verbal intrare (Plus Inventar, Donatii)
Proces verbal iesire (Casare, Depreciere, Minus inventar, Protocol, etc.)
Proces verbal modificare pret - utilizat în cadrul unitatilor care practica vânzarea cu amanuntul pentru înregistrarea modificarilor preturilor de vânzare cu amanuntul.
Proces verbal modificare lot – utilizat în cazul în care gestiunea stocurilor se efectueaza pe baza loturilor / seriilor de fabricatie
Proces verbal transformare – utilizat când se modifica unitatile de ambalare pentru un produs. (ex: din mai multe articole rezulta unul singur)
Proces verbal dezmembrare – utilizat când se modifica unitatile de ambalare pentru un produs. (ex: un articol se va transforma în mai multe articole)
Stocuri
Administrare stocuri – importul articolelor introduse în modulul Nomenclatoare, stabilirea stocului minim, maxim si optim pentru fiecare subunitate.
Nota transfer – se utilizeaza pentru transferul stocului între magaziile subunitatii.
Bon consum – utilizat pentru consumabile si materiale necesare în productie
Bon restituire – utilizat pentru corectarea sau restituirea consumabile si materialelor date în consum
Nota de predare – înregistrarea productiei realizate
Nota restituire în productie – posibilitati de corectare a productiei realizate
Inventar – utilizat pentru confruntarea stocului fizic cu cel scriptic.
Nomenclatoare
Agenti comerciali – utilizat pentru definirea agentilor comerciali, a comisioanelor din încasari sau vânzari, a cuantumului garantiei si valoarea acesteia
Categorii articole – clasificarea ierarhica a produselor comercializate.
Categorii furnizori – clasificarea furnizorilor pe categorii (interni, externi, etc).
Categorii producatori – clasificarea producatorilor pe categorii.
Parteneri Desfacere – utilizat pentru definirea partenerilor de desfacere, a numarului de facturi restante sau a valorii facturilor restante, a agentului comercial si a discounturilor care îi pot fi acordate partenerului
Parteneri Aprovizionare – utilizat pentru definirea furnizorilor si a producatorilor
Catalog discounturi generale
Operatii definite între punctele de lucru ale unei societati
Comanda aprovizionare catre un punct de lucru sau sediul central
Intrare Subgestiune - receptia marfii primite de la un punct de lucru
Înregistrare comanda de aprovizionare de la un punct de lucru
Livrarea marfii prin Iesire Subgestiune si emiterea avizului de expeditie
Evidenta valorii stocurilor
Evidenta cantitativ-valorica a gestiunii (metodele FIFO, LIFO, PAMP, evidenta la pret de vânzare cu amanuntul (pentru retail).
Descarcarea automata de gestiune si generarea notelor contabile pentru metodele FIFO, LIFO, PAMP si pret vânzare cu amanuntul pe fiecare punct de lucru în parte.
Integrarea cu alte module iBS
Interactiunea cu modulul de Productie
Preluarea necesarului de materiale din productie
Generarea necesarului de aprovizionare pe baza necesarului de materiale.
Efectuarea bonurilor de consum pentru materialele utilizate în procesul de productie.
Preluarea produselor finite în magazia de produse finite prin note de predare.
Interactiunea cu modulul contabilitate
Toate tranzactiile efectuate în modulul de gestiune, care au implicatii contabile, sunt transferate automat în modulul Contabilitate si sunt generate notele contabile aferente.
3. Business Intelligence (Analiza Statistica)
Modulul de Business Intelligence (Analiza Statistica), este un modul important al sistemului informatic iBS, prin faptul ca va poate oferi o imagine în ansamblu asupra întregii activitati a companiei, prin prezentarea unor indicatori grupati pe subiecte de analiza. Utilizând acest modul, echipa de management va putea sa controleze întreaga activitate a companiei.
Functionalitati
Posibilitate de generare rapoarte de analiza în mod dinamic, chiar de utilizatorul final. Rapoartele generate vor putea fi publicate pe web pentru a putea fi accesate de persoanele aflate în deplasari sau de partenerii de afaceri. Politica de securitate severa, pentru diverse grupuri de utilizatori. Generarea automata a grafice în formate diverse. Posibilitatea de combinare a criteriilor de selectie oferite pentru realizarea analizelor detaliate.
Achizitii
Prin subiectul Achizitii, modulul va permite analiza achizitiilor de marfuri si materii prime atât cantitativ cât si valoric în functie de diverse criterii cum ar fii: Furnizor/Producator, Categorie Furnizor/ Producator, Categorie Produse, Perioada Achizitii, Tip Achizitii, Agent Achizitor etc
Analiza Vânzarilor
Analiza Vânzarilor este cel mai vast subiect al modului oferind vizibilitate în toate directiile necesare unui control asupra activitatii de vânzare. Permite urmarirea vânzarilor cantitativ – valoric cu posibilitate de urmarire dupa criterii cum ar fi: Perioada, Tip Vânzare, Agent Vânzare, Furnizor/Producator, Categorii Furnizor/Producator, Categorii Articol, Articol, Categorii Client, Client, Nr. Clienti Facturati, Zona(judet/oras), Discount Acordat etc
Solduri Furnizori
Subiectul Solduri Furnizori permite urmarirea restantelor spre furnizorii si evolutia acestora în timp, prin facturile receptionate si platile efectuate spre furnizori
Solduri Clienti
Subiectul Solduri Clienti permite urmarirea restantelor clientilor si evolutia acestora în timp, prin facturile emise si a încasarilor efectuate. Criteriile de selectie si în cazul acesta fiind diverse: Perioada, Tip Încasare, Agent Vânzare, Categorii Client, Client, Zona(judet/oras), Întârziere etc
Dinamica Stocurilor
Subiectul Dinamica Stocurilor va oferi informatii referitoare atât la stocurile actuale cât si istorice, miscarea lor (stoc initial, intrat, iesit, stoc final - cantitativ si valoric), cu posibilitatea de filtrare pe tipuri de documente si alte criterii semnificative.
Urmarirea productiei
Subiectul Urmarirea productiei ofera control complet asupra productiei realizate pe Utilaj, Schimb, Angajat, Produs, cu posibilitatea urmaririi atât a calitatii cât si a cantitatii productiei realizate în Timp
Subiectele principale
4. Modulul iBS Salarizare
Modulul permite evidenta personalului si calculul drepturilor salariale, inclusiv datoriile catre stat.
Functii prezente în modulul Nomenclatoare
Nivel studii: permite întretinerea catalogului de niveluri de studii necesar descrierii studiilor unui angajat
Act de studii: permite întretinerea catalogului de acte de studii necesar descrierii studiilor unui angajat
Specializare: permite întretinerea catalogului de specializari necesar descrierii studiilor unui angajat
Unitate emitenta de acte de studii: permite întretinerea catalogului de unitati emitente de acte de studii necesar descrierii studiilor unui angajat
Grad invaliditate: permite întretinerea catalogului de grade de invaliditate necesar pentru completarea datelor personale ale unui angajat si a persoanelor aflate în întretinere; are impact la calculul deducerilor cuvenite angajatilor
Categorii persoane în întretinere: permite întretinerea catalogului de categorii de persoane în întretinere necesar descrierii persoanelor aflate în întretinerea unui angajat; are impact la calculul deducerilor cuvenite angajatilor
Stare civila: permite întretinerea catalogului de stari civile necesar descrierii unui angajat
Grupa de munca: permite întretinerea catalogului de grupe de munca necesar completarii datelor din contractul de munca a unui angajat
Conditii de angajare: permite întretinerea catalogului de durate ale unei zile de munca necesar completarii datelor din contractul de munca a unui angajat
Formatia: permite întretinerea catalogului de formatii care grupeaza angajatii unitatii; este utilizat de functionalitatea contract de munca
Functia: permite întretinerea catalogului de functii necesar completarii contractului de munca al unui angajat
Tip prestari: permite întretinerea catalogului de tipuri de prestari de servicii necesar descrierii conventiei civile a unui angajat
Procente recapitulatie: permite întretinerea procentelor folosite la calculul contributiilor angajatorului si a angajatilor conform legislatiei în vigoare
Tip concedii medicale: permite întretinerea catalogului de tipuri de concedii medicale necesar descrierii unui concediu medical acordat unui angajat
Baza de calcul si coeficienti deduceri: permite întretinerea valorilor folosite la calculul deducerilor cuvenite conform legislatiei în vigoare
Catalog sporuri si retineri: permite definirea de sporuri si retineri specifice unitatii suplimentare fata de cele în vigoare conform legii
Grila de impozitare: permite întretinerea valorilor folosite la calculul impozitului conform legislatiei în vigoare
Definitii ecuatii contabile: permite configurarea notei contabile care se genereaza automat la închiderea de luna
Configurare banci raportari: permite configurarea conturilor care figureaza pe formularele de raportari lunare spre terti – somaj, casa de pensii si casa de asigurari de sociale de sanatate
Subdivizune: permite întretinerea catalogului de subdiviziuni care grupeaza angajatii dintr-o formatie; este utilizat de functionalitatea contract de munca
Resurse umane
Grupeaza functii necesare descrierii unui angajat ca persoana fizica si ca angajat
Date personale: permite întretinerea datelor generale legate de angajat: marca, nume, prenume, date din buletin (serie si numar, locul eliberarii, adresa si starea civila), date din certificatul de nastere (data, cod numeric personal, locul nasterii) numar de copii, grad de invaliditate
Contract de munca: permite întretinerea datelor cuprinse în contractul individual de munca care au impact în salarizarea angajatilor (categorie de încadrare, numar contract de munca, durata contractului, data angajarii, data lichidarii, grupa de munca, durata zilei de munca, norma zilnica, formatia, functia, serie si numar carte de munca, durata concediului de odihna, durata concediului de odihna suplimentar, vechime în munca, vechime în unitate, salar de încadrare, salar negociat, pondere impozit, date suplimentare pentru contract cu durata partiala). Se pot introduce contracte cu norma întreaga, norma fractionara la functia de baza sau functia secundara, contracte de administrare sau mandat si conventii civile.
Istoric loc munca: permite întretinerea datelor generale legate de locul anterior de munca, perioada, functia pe care a ocupat-o, salariul de încadrare precum si date referitoare la articolul din Codul muncii cu care s-a reziliat contractul anterior.
Studii: permite întretinerea datelor care descriu studiile angajatilor (nivel studii, act de studii, specializare, unitate emitenta de acte de studii)
Persoane în întretinere: permite tinerea evidentei persoanelor aflate în întretinerea angajatilor (nume, prenume, date din certificatul de nastere, categorie persoane în întretinere, grad de invaliditate);
Stagii de cotizare: permite pastrarea datelor necesare pentru calculul indemnizatiei zilnice cuvenite în cazul concediilor medicale pentru persoanele care nu au istoricul complet al contributiei la CAS în unitatea curenta
Conturi card: permite pastrarea informatiilor necesare pentru virarea salarului în cont banca
Simulare salar: permite calcularea salariului brut plecând de la salariul net, a contributiilor angajatului dar si a societatii.
Pontare
Grupeaza functiile necesare acoperirii timpului lucrat de angajati în cursul unei luni
Concedii medicale: permite întretinerea datelor care descriu concediile medicale acordate pe baza pontajului pe fiecare luna
Concedii de odihna: permite întretinerea datelor care descriu concediile de odihna acordate pe baza pontajului pe fiecare luna
Pontare pe formatie: permite pastrarea datelor care descriu modul de acoperire a timpului lucrat de angajati în timpul unei luni calendaristice; este baza de calcul a drepturilor salariale
Alte drepturi si retineri
Grupeaza functiile necesare influentarii brutului cuvenit angajatilor conform legislatiei în vigoare
Avans: permite pastrarea listelor de acordare a avansului salarial
Premii: permite acordarea a trei tipuri de premii: prima de vacanta (impozitare separata), premiu în avans si premiu la lichidare
Prima neta: permite acordarea de premii în suma neta angajatilor. Se pot acorda plecând de la o baza de calcul pentru toata formatia dar si pentru fiecare angajat în parte.
Diferente: permite pastrarea listelor de angajati pentru care venitul brut trebuie influentat în plus sau în minus (de exemplu, regularizarea unor situatii exceptionale)
Realizarea sarcinilor: permite influentarea în plus sau în minus a venitului brut pe baza procentului de realizare aplicat la suma obtinuta la timp efectiv lucrat
Sporuri si retineri: permite întretinerea modului de aplicare a sporurilor si retinerilor definite în aplicatia Nomenclatoare
Lichidari: permite întretinerea listelor cu sumele compensatorii acordate angajatilor la încheierea contractului de munca
Ajutor de deces: permite întretinerea listelor cu ajutoarele de deces acordate angajatilor
Venituri extra-salariale impozabile: permite întretinerea listelor cu angajatii care realizeaza venituri extra-salariale care se impoziteaza împreuna cu salariul lunar
Venituri neimpozabile: permite întretinerea listelor cu angajatii care realizeaza venituri care nu se impoziteaza
Rapoarte
Grupeaza functiile care sintetizeaza rezultatele calculului lunar al drepturilor salariale
State de plata: permite listarea pe hârtie a statelor de plata pentru avans, avans pentru concediu de odihna, premii în avans, prima de vacanta, lichidari, drepturile salariale acordate angajatilor (format extins sau compact), ajutor de deces, fluturasi (format extins sau compact), recapitulatiei, a statelor de plata din casierie
Recapitulatia: permite generarea si listarea recapitulatiei obligatiilor angajatilor si a angajatorului catre terti (somaj, casa de pensii, casa de asigurari de sanatate etc.) conform legislatiei în vigoare
Centralizatori: permite listarea pe hârtie a centralizatorilor statelor de plata pentru avans, avans pentru concediu de odihna, premii în avans, prima de vacanta, drepturile salariale acordate angajatilor, a centralizatorului de ore (pontaj)
Fise fiscale: permite extragerea datelor necesare pentru declaratiile de venit a angajatilor si pentru regularizarea impozitului retinut
Nota contabila: permite vizualizarea si listarea notei contabile înainte de închiderea de luna
Statistica: permite vizualizarea si listarea rapoartelor care se transmit Institutului National de Statistica
Raportari lunare
Grupeaza functiile care permit raportarea spre terti în format electronic si pe hârtie
Camera de munca: permite generarea listelor si a fisierului necesare pentru Camera de munca conform legislatiei în vigoare
Somaj – evidenta nominala: permite generarea listei nominale a angajatilor (Anexa 1) si a fisierului necesare pentru AJOFM conform legislatiei în vigoare
Somaj – recapitulatie: permite generarea recapitulatiei obligatiilor datorate (Anexa 2) si a fisierului necesare pentru AJOFM conform legislatiei în vigoare
Fond asigurari sanatate: permite generarea recapitulatiei obligatiilor datorate, a listelor cu angajatii si a fisierelor necesare pentru Casa de asigurari de sanatate conform legislatiei în vigoare
CAS – evidenta nominala: permite generarea listei nominale a angajatilor (Anexa 1.1) si a fisierului necesare pentru Casa de Pensii conform legislatiei în vigoare
CAS – recapitulatie: permite generarea recapitulatiei obligatiilor datorate (Anexa 1.2) si a fisierului necesare pentru Casa de Pensii conform legislatiei în vigoare
Virare salariu în cont: permite generarea si codarea fisierului cu angajatii si sumele de plata pentru banci
Operatii stat salarii
Grupeaza functiile necesare generarii si exploatarii statelor de plata cuprinzând drepturile salariale
Configurare State salarii: permite întretinerea parametrilor globali implicati în algoritmul de calcul a salariilor (numar de zile lucratoare, salar minim brut pe economie, salar mediu brut pe economie, valuta, curs valutar, procente actuale, deduceri actuale, grila de impozitare curenta)
Generare state salarii: permite generarea si evidenta statelor de salarii
Generare centralizatori state salarii: permite generarea si evidenta centralizatorilor pe statelor de salarii
Închidere luna: permite închiderea lunii curente, cu sau fara generarea notei contabile configurate în aplicatia Nomenclatoare
Indexare cuantum zilnic: permite întretinerea valorilor folosite la calculul concediilor medicale care se indexeaza conform legislatiei în vigoare
Situatie angajat
Grupeaza rapoartele care sintetizeaza date despre angajati
Detaliere spor retinere angajat: permite vizualizarea si listarea sporurilor si retinerilor pentru toti angajatii
Evolutie numar salariati: permite vizualizarea si listarea situatiei cu numarul de angajati într-o anumita perioada
Fisa individuala modificari salariale: permite vizualizarea si listarea evolutiei salariului pentru un angajat sau pentru toti angajatii într-o anumita perioada atât în lei cât si în valuta
Istoric formatie subdiviziune: permite vizualizarea si listarea istoricului formatiilor în care a lucrat un angajat
Situatie deduceri suplimentare: permite vizualizarea si listarea deducerilor personale suplimentare, data acordarii si coeficientul de deducere de care beneficiaza angajatii
Situatia salariului net: permite vizualizarea si listarea salariului de încadrare, salariului net si a salariului negociat pentru toti angajatii
Situatia concediului de odihna cuvenit: permite vizualizarea si listarea concediului de odihna, efectuat, neefectuat si ramas pentru toti angajatii la o anumita data.
Registru evidenta salariati: permite vizualizarea si listarea Registrului de evidenta a salariatilor
