Manual de utilizare

Manual de utilizare Gestiune

Capitolul 1. 6

Capitolul 2. 7

2.1.  Funcţii cuprinse în submodulul Nomenclatoare. 7

2.1.1. Meniul Nomenclatoare. 7

2.1.1.1. Localităţi 7

2.1.1.2. Curs valutar 8

2.1.1.3. Zona. 9

2.1.1.4. Mod plata. 9

2.1.2. Meniul Parteneri 10

2.1.2.1. Persoane juridice. 10

2.1.2.2. Persoane fizice. 14

2.1.3. Meniul Gestiune. 16

2.1.3.1. Agenţi comerciali 16

2.1.3.2. Categorii articole. 17

2.1.3.3. Catalog articole. 19

2.1.3.4. Categorii coduri alternative. 24

2.1.3.5. Categorii client 24

2.1.3.6. Categorii furnizor 25

2.1.3.7. Categorii producător 26

2.1.3.8. Parteneri desfacere. 27

2.1.3.9. Parteneri aprovizionare. 30

2.1.3.10. Cod tarifar vamal 31

2.1.3.11. Magazii 32

2.1.3.12. Discount 33

2.1.3.13. Unitate măsură. 34

2.1.3.14. Tip consum.. 35

2.1.3.15 Mijloc de transport 36

2.2. Funcţii cuprinse în modulul Gestiune. 37

2.2.1. Diagrama de flux generală. 37

2.2.2. Aprovizionare. 37

2.2.2.1. Ofertă aprovizionare. 37

2.2.2.2. Necesar aprovizionare. 39

2.2.2.3. Comandă furnizor 39

2.2.2.4. Comandă aprovizionare. 41

2.2.2.5. Notă recepţie. 43

2.2.2.6. Restituire furnizor 46

2.2.2.7. Notă predare. 48

2.2.2.8. Notă restituire în producţie. 49

2.2.2.9. Intrare subunitate. 51

2.2.2.10. Dosar import 53

2.2.2.11. Factură import 56

2.2.3. Desfacere. 59

2.2.3.1. Aviz de expediţie. 59

2.2.3.2. Comandă client 61

2.2.3.3. Dispoziţie de livrare. 63

2.2.3.4. Dispoziţie de livrare 2. 65

2.2.3.5. Factură client 67

2.2.3.6. Restituire client 70

2.2.3.7. Comandă desfacere. 71

2.2.3.8. Ieşire subunitate. 73

2.2.3.9. Bon casă. 75

2.2.3.10. Monetar 76

2.2.3.11. Factură export 77

2.2.3.12. Listă preţuri 80

2.2.4. Operaţii interne. 81

2.2.4.1. Proces verbal intrare. 81

2.2.4.2. Proces verbal ieşire. 83

2.2.4.3. Proces verbal modificare lot 84

2.2.4.4. Proces verbal modificare preţ 86

2.2.4.5. Proces verbal transformare. 88

2.2.4.6. Proces verbal dezmembrare. 89

2.2.5. Stocuri 90

2.2.5.1. Administrare stocuri 90

2.2.5.2. Stoc iniţial 91

2.2.5.3. Notă transfer 93

2.2.5.4. Necesar materiale/produse. 94

2.2.5.5. Bon consum.. 95

2.2.5.6. Inventar 97

2.2.5.7. Vizualizare stocuri 98

2.2.5.8. Vizualizare mişcări stocuri 98

2.2.5.9. Bon de restituire. 99

2.2.5.10. Necesar producţie. 100

2.2.6. Diverse. 102

2.2.6.1. Plaje numere. 102

2.2.6.2. Prelucrare documente. 103

2.2.6.3. Grilă adaos. 103

2.2.6.4. Închidere lună gestiune. 103

2.2.7. Jurnale. 104

2.2.7.1. Jurnale mişcări stocuri 104

2.2.8. Centralizatori 105

2.2.8.1. Centralizatori aprovizionare. 105

a) Notă recepţie furnizor PVA.. 105

b) Notă recepţie furnizor 106

c) Restituire furnizor 107

d) Restituire furnizor PVA.. 108

e) Intrare subunitate PVA.. 108

2.2.8.2. Centralizatori desfacere. 108

a) Centralizator facturi agent 108

b) Centralizator vânzări cu amănuntul 110

c) Facturi 110

d) Clienţi blocaţi 111

e) Avize. 111

f) Restituiri client 112

g) Ieşire subunitate PVA.. 112

h) Facturi client neîncasate. 112

i) Stadiul comenzilor 113

j) Centralizator dispoziţii livrare. 115

k) Centralizator încasări numerar gestiune. 116

2.2.8.3. Centralizatori stocuri 117

a) Stocuri 117

b) Raport gestiune zilnic. 118

c) Centralizatori intrări - ieşiri 118

d) Situaţii stocuri 120

e) Balanţe stocuri 122

f) Listare documente. 123

g) Fişe de magazie. 125

h) Verificare stare documente. 127

i) Verificare corelaţie gestiune - contabilitate. 127

2.2.9. Operaţii valoare gestiune. 128

2.2.9.1. Operaţii valoare gestiune. 128

2.2.9.2. Valoare gestiune. 129

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Acest document prezintă funcţiile modulului iBS Gestiune împreună cu modul lor de utilizare.

Se prezintă procesul general de întreţinere şi generare al înregistrărilor.

Pentru a ţine evidenţa acestora, aplicaţia iBS pune la dispoziţia utilizatorului funcţii grupate atât în submodulul Nomenclatoare, cât şi în modulul Gestiune.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.1.  Funcţii cuprinse în submodulul Nomenclatoare

Submodulul Nomenclatoare cuprinde funcţiile care grupează termenii comuni pentru modulul Gestiune.

La operarea în modulul Gestiune se întâlnesc termeni necesari la completarea diferitelor informaţii privitoare la parteneri, articole, magazii, coduri tarifare vamale sau chiar agenţi comerciali.

Aceşti termeni sunt descrişi în continuare, grupaţi după scopul pe care îl au în modulul Gestiune.

 

2.1.1. Meniul Nomenclatoare

Meniul Nomenclatoare conţine ecranele care se referă la informaţii generale care sunt preluate ulterior şi în Contabilitate sau alte module care au implementate funcţiile descrise mai jos.

2.1.1.1. Localităţi

Ecranul conţine informaţii predefinite referitoare la localităţile care pot fi utilizate la întroducerea adreselor partenerilor sau angajaţilor în aplicaţie. În cazul în care nu se regăseşte în lista predefinită o localitate, aceasta poate fi adăugată completând următoarele câmpuri:

1. „Denumire”: câmpul se va completa cu denumirea localităţii care se adaugă, această informaţie fiind utilizată în continuare la selectarea şi listarea localităţii pe diverse documente.

Figura 1

2. „Cod poştal”: se va completa cu codul poştal aferent localităţii care se adaugă.
3. „Judeţ”: câmpul se va completa prin selectare cu denumirea judeţului din care face parte localitatea astfel definită.
4. „Cod localitate”: câmpul se va completa cu codul siruta al localităţii.

2.1.1.2. Curs valutar

Ecranul permite întroducerea cursului valutar zilnic pentru valutele anterior definite în aplicaţie în ecranul Tipuri valute. Cursul valutar întrodus în acest ecran poate fi preluat pe documentele întocmite din modulul Gestiune (de exemplu pe Factura export), putând fi totuşi modificat direct din document, dacă se doreşte acest lucru. Ecranul mai îndeplineşte funcţia de istoric al cursurilor valutare întroduse aici, utilizatorul având posibilitatea de a vizualiza în orice moment cursul valutar întrodus la o anumită dată în aplicaţie. Pentru a întroduce date se vor completa câmpurile următoare:

1. „Data”: câmpul se va completa prin selectarea datei pentru care se întroduce cursul valutar.

Figura 2

2. „Valuta”: câmpul se va completa prin selectarea valutei anterior întroduse în sistem a cărei curs valutar se defineşte.
3. „Valoare lei”: câmpul se va completa cu valoarea în lei echivalentă pentru valuta selectată la pasul anterior, pentru data aleasă la pasul 1.

Cursul valutar întrodus în acest ecran va fi preluat în documentele care conţin informaţii în valuta din modulul de Gestiune.

2.1.1.3. Zona

            Ecranul permite utilizatorului definirea de zone în care pot fi încadraţi ulterior partenerii firmei. Zonele se definesc pe structura de tip arbore, completând câmpurile după cum urmează:

1. „Simbol”: câmpul se completează cu caractere de orice tip, singura condiţie fiind unicitatea informaţiei întrodusă aici.
2. „Denumire”: câmpul se completează cu caractere de orice tip, informaţiile întroduse aici vor fi preluate ulterior în ecranele adiacente.
3. „Explicaţie”: câmpul se completează cu caractere de orice tip, şi va conţine o explicaţie referitoare la zona întrodusă.

Figura 3

Toate câmpurile se vor completa obligatoriu.

2.1.1.4. Mod plata

Ecranul permite utilizatorului întroducerea mai multor moduri de plată, care urmează a fi utilizate în modulul de Gestiune la facturare. În cazul în care pentru unul sau mai mulţi parteneri se cunoaşte modul de plată înainte ca această operaţie să aibă efectiv loc, această informaţie va putea fi întrodusă pe document în modulul Gestiune. Pentru definirea de moduri de plată se vor completa câmpurile următoare:

1. „Simbol”: câmpul se va completa cu un simbol aferent modului de plată, simbol care poate conţine orice tip de caractere. Acesta va fi unic pentru fiecare mod de plata în parte.

Figura 4

2. „Denumire”: câmpul se va completa cu o denumire aferentă modului de plată, denumire care poate conţine orice tip de caractere.
3. „Explicaţii”: câmpul se va completa opţional cu diverse informaţii adiţionale referitoare la modul de plată definit în acest ecran.

 

2.1.2. Meniul Parteneri

2.1.2.1. Persoane juridice

Ecranul Persoane juridice permite adăugarea partenerilor persoane juridice, clienţi sau furnizori din ţară sau/şi din străinătate.

Tab-ul Informaţii generale se completează cu ţara de origine, codul fiscal al partenerului, numărul de înregistrare la Oficiul Registrului Comerţului, precum şi denumirea persoanei juridice.

În cazul în care partenerul este din străinătate se completează şi câmpul Comunitar în cazul în care ţara de origine face parte din Uniunea Europeană, altfel se lasă necompletat. Această informaţie va fi utilizată în modulul Gestiune la înregistrarea facturilor de import sau export, respectiv în modulul de Contabilitate la generarea ecuaţiilor contabile corecte, precum şi la generarea Declaraţiei de Intrastat.

figura 5

În cazul în care partenerul este din România se completează câmpul Plătitor TVA după caz. Această informaţie este necesară pentru generarea în mod cât mai corect a Declaraţiei 394.

figura 6

Pentru a completa definirea partenerului, după completarea acestor informaţii se va accesa tab-ul Puncte de lucru, prin apăsarea butonului Modifică punct de lucru. Pe lângă faptul că aici se permite adăugarea de mai multe puncte de lucru pentru acelaşi partener (fie că este client sau furnizor), acest tab oferă informaţii detaliate referitoare la societate (adresă, telefon etc.), şi o caracterizare contabilă specifică fiecărui punct de lucru. Câmpurile prezente aici se vor completa în felul următor:

1. „Denumire”: câmpul se va completa cu denumirea punctului de lucru al partenerului juridic care se defineşte, indiferent dacă acesta este sediul central sau doar un punct de lucru. Completarea acestui câmp este obligatoriu.
2. „Telefon”: câmpul se va completa opţional cu informaţii referitoare la numărul de telefon aferent punctului de lucru care se defineşte.
3. „Fax”: câmpul se va completa opţional cu informaţii referitoare la numărul de fax aferent punctului de lucru care se defineşte.
4. „Valuta”: câmpul se va completa prin selectare cu valuta în care se va lucra cu partenerul definit aici. Astfel, pentru o persoană juridică din afara ţării, persoana în legatură cu care se utilizează doar documente în valută, moneda respectivă va fi selectată aici.
5. „Adresa”: prin apăsarea spaţiului scris cu albastru, se va deschide o fereastră în care urmează să se completeze datele referitoare la adresa partenerului, după cum se vede în figura de mai jos.

 

Figura 7

6. „Zona”: această funcţie constituie o personalizare şi se va utiliza în cazul în care se doreşte urmărirea partenerilor în funcţie de zona din care aceştia fac parte. Câmpul se va completa prin selectarea zonei aferente întroduse anterior în ecranul Zona din modulul Nomenclatoare.

În partea dreapta a acestui tab regăsim informaţii necesare la definirea caracterizării contabile a partenerului. Astfel, caracterizarea contabilă permite utilizatorului setarea de conturi analitice pentru fiecare partener în parte, fiind posibilă de asemenea crearea de conturi analitice de gradul II pentru fiecare punct de lucru al oricărui partener.

Figura 8

            Pentru modificarea informaţiilor existente aici, se va accesa planul de conturi pentru fiecare linie în parte, prin apăsarea butonului de selecţie care apare în dreptul liniei pe care ne poziţionăm. Contul contabil va fi modificat odată cu selectarea noului cont, definit anterior în planul de conturi.

Finalizarea întroducerii de date în acest tab va avea loc odată cu salvarea cu ajutorul butonului prezent în partea de jos a ecranului.

Prin accesarea butonului Editează persoane contact se pot întroduce mai multe persoane de contact, se completează câmpurile nume, prenume, funcţie, număr de telefon, număr de telefon mobil, email, observaţii, şi se alege data de naştere.

Figura 9

Cu ajutorul butonului Modifică conturi bancare se pot întroduce datele referitoare la conturile bancare a partenerilor prin alegerea băncii, respectiv a filialei întroduse anterior în ecranul Bănci. Se completează numărul contului bancar, şi se alege valuta contului definit anterior în ecranul Tip valute.

Figura 10

Salvarea acestor date se realizează prin accesarea butonului Salvează, iar revenirea la informaţiile generale se realizează prin butonul Efectuat.

2.1.2.2. Persoane fizice

Dacă societatea are ca parteneri  persoane fizice, definirea acestora se poate face din acest ecran.

Pentru definirea partenerilor persoane fizice se vor completa câmpurile după cum se descrie mai jos:

1.    „Cod intern”: este un câmp care se va completa obligatoriu şi se va defini de către utilizator, singura condiţie fiind unicitatea sa pe fiecare partener.

2.    „Nume”: acest câmp permite întroducerea numelui partenerului persoană fizică ce se doreşte a fi adăugat.

3.    „Prenume”: câmpul permite întroducerea prenumelui partenerului persoană fizică ce se doreşte a fi adăugat.

4.    „Seria şi numărul”: în acest câmp se vor întroduce informaţii referitoare la seria şi numărul buletinului de identitate al persoanei fizice definite aici.

5.    „CNP”: în acest câmp se vor întroduce informaţii referitoare la codul numeric personal al partenerului definit aici. Informaţiile prezente aici vor trebui de asemenea să fie unice pentru fiecare partener.

Figura 11

6.    „Adresa”: prin apăsarea spaţiului scris cu albastru, se va deschide o fereastră în care urmează să se completeze datele referitoare la adresa partenerului, după cum se vede în figura de mai jos.

Figura 12

7.    „Zona”: câmpul se va completa prin selectarea uneia din zonele anterior întroduse în ecranul Zona din modulul Nomenclatoare.

În partea de jos a acestui ecran regăsim informaţii necesare la definirea caracterizării contabile a partenerului. Astfel, caracterizarea contabilă permite utilizatorului setarea de conturi analitice pentru fiecare partener în parte.

Pentru modificarea informaţiilor existente aici, se va accesa planul de conturi pentru fiecare linie în parte, prin apăsarea butonului de selecţie care apare în dreptul liniei pe care ne poziţionăm. Contul contabil va fi modificat odată cu selectarea noului cont, definit anterior în planul de conturi.

Finalizarea întroducerii de date în acest tab va avea loc odată cu salvarea cu ajutorul butonului prezent în partea de jos a ecranului.

 

2.1.3. Meniul Gestiune

În modulul Nomenclatoare, partea care se referă strict la definirea gestiunii, este meniul Gestiune. Aici se găsesc ecrane din care se pot definii articole şi categorii de articole, categorii de client, furnizor şi de producător. Tot aici se vor grupa şi partenerii de afaceri în funcţie de rolul pe care aceştia îl au pentru societate (parteneri de desfacere sau de aprovizionare).

2.1.3.1. Agenţi comerciali

Din acest ecran se pot selecta agenţii comerciali, care vor fi selectaţi dintre angajaţii existenţi în ecranul Angajaţi în modulul Nomenclatoare. Aceşti angajaţi vor putea fi selectaţi la facturarea către clienţi din modulul de Gestiune, respectiv la încasările din modulul de Contabilitate. Pentru adăugare se vor completa câmpurile existente în ecran, după cum urmează:

1.    „Nume”: câmpul se va completa prin selectarea din fereastra pop-up a angajatului dorit. Condiţia că angajatul să fie adus în ecranul de căutare este că acesta să fi fost definit anterior în ecranul Angajati.

2.    „Procent comision vânzări”: se va completa cu valoarea procentuală care i se cuvine angajatului la calcularea salariului, din vânzările înregistrate pe numele său.

3.    „Procent comision încasări”: se va completa cu valoarea procentuală care i se cuvine angajatului la calcularea salariului, din încasările înregistrate pe numele său.

4.    „Cuantum garanţie”: înregistrează valoarea procentuală a garanţiei reţinută angajatului, dacă este cazul

5.    „Valoare garanţie”: înregistrează valoarea garanţiei reţinută angajatului, dacă este cazul.

Câmpurile descrise mai sus vor fi completate implicit cu valoarea 0, înregistrarea altor valori în câmpuri, fiind la latitudinea utilizatorului.

Figura 13

2.1.3.2. Categorii articole

Definirea categoriilor este necesară pentru ca aplicaţia să permită definirea catalogului de articole. Categoria de articole întrodusă aici va fi preluată la definirea catalogului de articole, pentru fiecare dintre acestea în parte. Structura categoriilor de articole va fi de tip arborescent, fără a fi limitat numărul de nivele pentru categoriile definite. Pentru a adăuga o categorie articol se vor urma paşii descrişi mai jos:

1.    Pentru a adăuga o categorie de articole pe un anumit nivel n+1, ne vom poziţiona pe nivelul n după care vom apăsa butonul Adaugă.

2.    „Simbol”: câmpul se poate completa cu caractere de orice tip, şi va defini simbolul categoriei de articole care va fi unic.

3.    „Denumire”: câmpul se va completa cu caractere de orice tip, şi va defini denumirea categoriei de articole, denumire după care va fi identificată categoria mai departe de către utilizator.

4.    „Explicaţie”: câmpul se va completa cu o explicaţie referitoare la categoria definită.

5.    „Punct de lucru”: pentru acest câmp se va alege din selectorul care conţine punctele de lucru ale societăţii, acela pe care se doreşte utilizarea categoriei de articole cu caracterizarea contabilă definită. Astfel, caracterizarea contabilă se va aplica pe documente în funcţie de punctul de lucru pentru care se defineşte. Aplicaţia permite definirea de caracterizări contabile diferite pentru fiecare punct de lucru în parte.

În partea de jos a ecranului se regăsesc liniile corespunzătoare caracterizării contabile. Cele mai importante conturi regăsite aici sunt:

1.    „Cont cheltuială”: pe această linie se defineşte contul pe care se va înregistra descărcarea de gestiune pentru articolul definit, prin documentele create din modulul de Gestiune.

2.    „Cont venit”: linia defineşte contul pe care se va înregistra venitul din vânzare pentru articolul definit, prin documentele create din modulul de Gestiune.

3.    „Cont stoc”: linia defineşte contul pe care se va înregistra întrarea de stoc pentru articolul definit, prin documentele create din modulul de Gestiune.

4.    „Cont intrare din producţie”: în cazul în care societatea este producătoare de semifabricate sau produse finite, aceasta linie va conţine contul contabil pe care se înregistrează creşterea de stoc, prin obţinerea din producţie a categoriei de articole.

5.    „Cont venit din producţie”: în cazul în care societatea este producătoare de semifabricate sau produse finite, această linie va conţine contul contabil pe care se înregistrează venitul aferent producţiei.

6.    „Cont stocuri aflate la terţi”: linia defineşte contul contabil pe care se va înregistra evidenţa materialelor de la terţi, prin documentele create din modulul de Gestiune.

Caracterizarea contabilă astfel definită va fi preluată în ecranul Catalog articole la definirea unui articol nou, odată cu selectarea categoriei din care acesta din urmă face parte.

Figura 14

Unei categorii de articole i se vor putea adăuga alte subcategorii (ex. categoria marfă poate cuprinde subcategoriile produse alimentare, detergenţi, cosmetice etc.), oricâte sunt necesare.

Atenţie, modificarea corespondenţelor contabile pentru categoria tată, nu atrage după sine modificarea corespondenţelor pentru categoriile fiu. De asemenea, aceste modificări nu se vor reflecta asupra celorlalte puncte de lucru ale societăţii, caracterizarea contabilă fiind specifică fiecărui punct de lucru în parte. Nu se recomandă modificarea pe parcursul activităţii, după ce s-au întrodus o serie de documente în Gestiune, a informaţiilor definite iniţial în acest ecran. Această operaţiune neavizată ar putea atrage după sine denaturarea datelor deja  existente în aplicaţie, referitoare la stocurile de articole.

2.1.3.3. Catalog articole

Definirea catalogului de articole se va efectua din acest ecran, dar atenţie, abia după ce au fost definite categoriile de articole, categoriile clienţilor, furnizorilor şi ale producătorilor, partenerii de desfacere şi aprovizionare şi codurile tarifare vamale, dacă este cazul. La definirea unui articol nou câmpurile de pa tab-ul Articol se vor completa după cum urmează:

1.    „Simbol”: câmpul se va completa obligatoriu, poate conţine caractere de orice tip, şi va defini simbolul articolului, simbol care trebuie să fie unic.

2.    „Denumire”: câmpul se va completa obligatoriu, poate conţine  caractere de orice tip, şi va defini denumirea articolului.

3.    „Denumire 2”: câmpul se va completa cu denumirea articolului în limba engleză. Completarea acestui câmp este opţional, şi poate conţine caractere de orice tip.

4.    „Explicaţie”: câmpul va fi completat cu caractere de orice tip şi va defini o explicaţie adiţională referitoare la articolul definit.

5.    „Categorie articol”: câmpul se va completa prin selectarea categoriei articol definită anterior în ecranul Categorii articole. Odată cu acest pas se va prelua şi caracterizarea contabilă aşa cum a fost definită în ecranul amintit mai sus. Această caracterizare contabilă poate fi însă modificată pentru articolul definit, dacă se doreşte o contare diferită de cea a categoriei.

Figura 15

6.    „Unitate de măsură”: câmpul se completează prin selectarea unităţii de măsură anterior definită în ecranul Unitate măsură, şi va constitui unitatea de măsură principală, unitate după care vor fi vizualizate rapoartele existente în modulul Gestiune.

7.    „Factor conversie”: câmpul se va completa cu o valoare diferită de 1 în cazul în care este necesară definirea a unei unităţi de măsură secundare, pe lângă unitatea de măsură principală, definită mai sus. Factorul de conversie se va calcula prin împărţirea unei unităţi de produs la un număr de unităţi secundare ale aceluiaşi produs (exemplu: un bax de detergenţi care conţine 100 de pungi va avea ca şi factor de conversie 1/100, adică 0.01)

8.    „UM secundară”: câmpul se va completa prin selectarea unităţii de măsură secundare, dacă este cazul. În cazul în care se defineşte acest câmp, se va completa obligatoriu pentru corectitudinea datelor, factorul de conversie calculat în modul descris la punctul anterior.

9.    „UM intrastat”: câmpul se va completa prin selectarea unităţii de măsură (principală sau secundară) care va fi folosit în Declaraţia de Intrastat.

10. „Pachet”: câmpul se completează cu numărul de unităţi de măsură principale care alcătuiesc un pachet.

11. „Greutate”: câmpul va fi completat cu valoarea greutăţii articolului definit. Această informaţie va avea implicaţii ulterioare în modulul de Gestiune la întroducerea Dispoziţiei de livrare, documentul având posibilitatea de a limita cantitatea maxim admisă pe un mijloc de transport. De asemenea, informaţia se va utiliza şi la întocmirea raportării Intrastat, pentru societăţile la care este cazul.

12. „Cota TVA”: câmpul se va completa prin selectare cu cota de TVA aferentă produsului astfel definit.

13. „Cod tarifar vamal”: câmpul se va completa prin selectarea codului tarifar vamal corespunzător articolului, din datele definite în ecranul Cod tarifar vamal. Informaţia va fi utilizată ulterior în modulul de Gestiune la întroducerea dosarelor de import, şi de asemenea, la societăţile la care este cazul, pentru raportarea Intrastat.

14. „Producător”: câmpul se va completa prin selectare cu denumirea producătorului preferat. Producătorii vor fi selectaţi doar dintre aceia care au fost definiţi ca atare în ecranul Parteneri aprovizionare.

15. „Furnizor preferat”: câmpul se va completa prin selectare, cu denumirea furnizorului preferat pentru aprovizionarea cu articolul definit. Furnizorii vor putea fi selectaţi doar dintre aceia care au fost întroduşi anterior în ecranul Parteneri aprovizionare.

Tab-ul Caracterizare contabilă conţine informaţiile preluate odată cu selectarea categoriei articol de pe antet. Aceste informaţii pot fi modificate de utilizator dacă este nevoie, liniile caracterizării contabile putând fi înlocuite după acelaşi algoritm care a fost descris la Categorii articole, pentru fiecare punct de lucru în parte. Conturile contabile definite aici vor fi utilizare la contarea documentelor întocmite din modulul de Gestiune, documente care conţin articolul definit.

Tab-ul alternative are funcţia de a păstra informaţiile referitoare la codurile alternative de facturare a produselor. În cazul în care firma client are cerinţe referitoare la facturarea pe anumite coduri de articole, în acest tab se va defini ce coduri preia articolul în eventualitatea în care apare pe o factură în această situaţie. Pentru a defini aceste coduri alternative se vor completa câmpurile după cum urmează:

1.    se va selecta din lista de categorii coduri alternative, anterior întroduse în aplicaţie informaţia dorită.

2.    în câmpul imediat următor se va completa de către utilizator codul alternativ care va fi utilizat la facturare pentru articolul respectiv.

3.    după ce au fost completate aceste câmpuri se va accesa butonul Adaugă, pentru că informaţia să fie păstrată în sistem.

Pentru acelaşi articol se va putea defini maxim câte un cod alternativ pentru fiecare categorie selectată.

Figura 16

În cazul în care se doreşte vânzarea de articole care nu au fost definite iniţial ca şi produse care din punct de vedere contabil pot fi vândute fără alte transformări (vezi mărfuri sau produse finite), se va utiliza pentru definirea conturilor contabile aferente operaţiunii tab-ul Atribute. Câmpurile din acest tab se vor completa după cum urmează:

1.    „Cont stoc vânzare”: acest câmp va fi completat de utilizator cu simbolul numeric al contului contabil de stoc de pe care se va putea realiza ulterior vânzarea propriu-zisă.

2.    „Cont cheltuială vânzare”: câmpul se va completa de către utilizator cu simbolul numeric al contului contabil de pe care se va face descărcarea de gestiune în urma vânzării articolului definit.

3.    „Producţie”: acest câmp reprezintă o personalizare pentru întreprinderile care utilizează modulul de producţie. În cazul în care acest câmp este bifat, articolul va putea fi preluat în nomenclatorul aferent modulului de Producţie 2, pentru a putea fi utilizat (pentru mai multe detalii vezi manualul aferent Producţie 2).

Figura 17

Tabul Echivalente se utilizează în cazul în  care unui articol i se asociază alt articol cu aceleaşi caracteristici considerate asemănătoare.

O altă funcţie pe care o regăsim în acest ecran este cea de copiere a articolelor deja definite în aplicaţie. Prin accesarea butonului Copiază, aplicaţia va genera un nou articol care la simbol şi la denumire va conţine aceleaşi informaţii ca şi cele ale articolului copiat, având la început trecut cuvântul „Copie:”.

Figura 18

            Pentru a modifica oricare din aceste informaţii se va proceda după cum s-a explicat mai sus la definirea unui articol nou în catalogul de articole, având în vedere aceleaşi restricţii de operare. Totuşi nu se recomandă modificarea informaţiilor în cazul în care au fost deja operaţi documente care implică articolele existente aici, respectiv evidenţa acestora cantitativ-valorică. Această operaţiune neavizată ar putea atrage după sine denaturarea datelor deja existente în sistem, implicit a evidenţei cantitativ-valorice sau contabile a stocurilor.

Articolele astfel definite în acest ecran vor putea fi căutate în modulul de Gestiune după oricare din informaţiile întroduse în câmpurile de pe tab-ul Articol.

2.1.3.4. Categorii coduri alternative

Acest ecran permite definirea unor coduri alternative pentru produsele definite în modulul de Gestiune, coduri care să corespundă cu cele ale partenerilor societăţii.

Figura 19

Pentru definirea categoriilor acestor coduri se vor completa câmpurile Denumire şi Explicaţie, codurile în sine urmând a fi definite la crearea articolelor. Câmpurile amintite mai sus pot conţine orice tip de caractere la definirea lor. În alte ecrane, categoriile de coduri alternative vor fi identificate după informaţia întrodusă în câmpul „Denumire”.

2.1.3.5. Categorii client

Pentru a defini categoriile clienţilor, se va accesa acest ecran. Categoria clientului va fi utilă la sortarea clienţilor pentru diferite rapoarte din modulele de Gestiune sau Contabilitate. Pentru definirea unei categorii de client este necesară completarea câmpurilor:

1.    „Denumire”: câmpul se va completa cu caractere de orice tip, şi va conţine informaţii referitoare la categoria de client care se defineşte. În alte ecrane, categoria client va putea fi selectată după informaţiile întroduse în acest câmp.

2.    „Explicaţii”: câmpul se completează cu caractere de orice tip, şi va conţine informaţii adiţionale referitoare la categoria client definită aici.

Odată cu salvarea categoriei client, aceasta va putea fi utilizată la definirea de Parteneri desfacere în modulul de Nomenclatoare.

Figura 20

2.1.3.6. Categorii furnizor

Pentru a defini categoriile furnizorilor, se va accesa acest ecran. Categoria furnizorului va fi utilă la sortarea acestora pentru diferite rapoarte din modulele de Gestiune şi Contabilitate. Pentru definirea unei categorii de furnizor este necesară completarea câmpurilor:

1.    „Denumire”: câmpul se va completa cu caractere de orice tip, şi va conţine informaţii referitoare la categoria de furnizor care se defineşte. În alte ecrane, categoria furnizor va putea fi selectată după informaţiile întroduse în acest câmp.

2.    „Explicaţii”: câmpul se completează cu caractere de orice tip, şi va conţine informaţii adiţionale referitoare la categoria furnizor definită aici.

Figura 21

Odată cu salvarea categoriei furnizor, aceasta va putea fi utilizată la definirea de Parteneri aprovizionare în modulul de Nomenclatoare.

 

 

2.1.3.7. Categorii producător

Pentru a defini categoriile producătorilor, se va accesa acest ecran. Categoria producătorului va fi utilă la sortarea producătorilor pentru diferite rapoarte din modulele de Gestiune şi Contabilitate. Pentru definirea unei categorii de producător este necesară completarea câmpurilor:

1.    „Denumire”: câmpul se va completa cu caractere de orice tip, şi va conţine informaţii referitoare la categoria de producător care se defineşte. În alte ecrane, categoria producător va putea fi selectată după informaţiile întroduse în acest câmp.

2.    „Explicaţii”: câmpul se completează cu caractere de orice tip, şi va conţine informaţii adiţionale referitoare la categoria producător definită aici.

Figura 22

Odată cu salvarea categoriei producător, aceasta va putea fi utilizată la definirea de Parteneri aprovizionare în modulul de Nomenclatoare.

2.1.3.8. Parteneri desfacere

Ecranul permite selectarea clienţilor cu care societatea colaborează, din lista definită în meniul Parteneri, şi definirea condiţiilor generale de colaborare cu aceştia. Doar partenerii definiţi în acest ecran vor putea fi selectaţi pentru facturare în modulul de Gestiune, în acelaşi timp datele de aici fiind preluate pentru întocmirea facturii client. Pentru a adăuga un partener ca şi client se vor completa câmpurile tab-ului Partener desfacere după cum urmează:

1.    Se va căuta pentru selectare partenerul care se doreşte a fi definit ca şi client al societăţii. În ecranul de căutare se vor încărca toţi partenerii definiţi anterior în ecranele Persoane juridice respectiv Persoane fizice în modulul de Nomenclatoare.

2.    „Persoana juridică”: câmpul se va completa implicit în funcţie de condiţia partenerului selectat la pasul anterior.

3.    „Facturi restante maxime”: câmpul se va completa cu numărul de facturi de vânzare care este permis să existe în sold, înainte ca şi clientul să fie declarat interzis pentru facturare. În cazul în care numărul întrodus în acest câmp este depăşit, nu se va mai putea emite factură pentru partenerul definit aici.

Figura 23

4.    „Credit maxim”: câmpul se va completa cu valoarea numerică a soldului maxim admis înainte ca şi clientul respectiv să fie declarat interzis pentru facturare. În cazul în care valoarea întrodusă în acest câmp este depăşită, nu se va mai putea emite factură de vânzare pentru partenerul definit aici.

5.    „Categorie cod alternativ”: în cazul în care articolele  de pe documentele de ieşire din modulul de Gestiune, care se întocmesc pentru partenerul definit aici, trebuie să poarte anumite simboluri, în acest câmp se va selecta categoria de coduri altenative care corespunde clientului. Această categorie va fi selectată dintre cele întroduse anterior în sistem, în ecranul Categorii coduri alternative.  

6.    „Categorie client”: câmpul se va completa prin selectare cu categoria client necesară, singura condiţie fiind că aceasta din urmă să fi fost definită anterior în aplicaţie, în ecranul Categorii client.  Această informaţie va fi utilizată la vizualizarea de rapoarte din modulele de Gestiune şi Contabilitate.

7.    „Procent rabat”: acest câmp indică procentul discountului aplicat pentru clientul definit aici, întrodus în partea de jos a ecranului.

8.    „Zile scadente”: câmpul se va completa cu numărul de zile scadente corespunzătoare pentru clientul definit aici. Acest număr de zile scadente va fi preluat la facturarea către client în modulul de Gestiune. De asemenea, se vor putea rula rapoarte care să vizeze situaţia încasărilor în sau în afara scadenţei documentelor pentru fiecare client în parte, rapoarte care vor ţine cont de data scadenţei de pe documentul din Gestiune.

9.    „Agent comercial”: câmpul se va completa prin selectarea din agenţii comerciali anterior întroduşi în aplicaţie în ecranul Agenţi comerciali. Angajatul selectat aici va fi preluat implicit la facturarea din modulul de Gestiune către clientul definit aici.

10. „Număr contract”: în cazul în care există un contract între societate şi clientul definit aici, numărul acestuia se va întroduce în acest câmp.

11. „Data început”: câmpul conţine informaţii referitoare la data de început a contractului menţionat la punctul 9, în cazul în care a fost întrodus.

12. „Data sfârşit”: câmpul conţine informaţii referitoare la data de sfârşit a contractului menţionat la punctul 9, în cazul în care a fost întrodus.

13. „Valoare contractată”: acest câmp conţine informaţii referitoare la valoarea contractată, în cazul în care exista un contract şi a fost întrodus, după cum s-a menţionat la punctul 9.

14. „Mod plată”: câmpul se va completa prin selectarea unuia dintre modurile de plata întroduse anterior în sistem, în cazul în care pentru clientul definit aici se cunoaşte această informaţie.

În ceea ce priveşte discount-urile permanente acordate clientului definit aici, există două posibilităţi, şi anume:

1.    Discount-uri acordate clientului pentru întreaga factură. În acest caz se vor întroduce informaţii de pe tab-ul Partener desfacere. Pentru această se vor selecta, în partea de jos a ecranului, dintre tipurile de discount întroduse anterior în sistem în ecranul Discount.  Pentru fiecare discount astfel selectat se permite întroducerea unui procent care se va aplica ulterior la facturarea din modulul de Gestiune, pentru clientul definit aici.

Figura 24

Pentru salvarea discount-ului se va accesa butonul „Adaugă”.

2.    Discount-uri acordate clientului pe categorii de articole. În acest caz datele vor fi întroduse din tab-ul Discount/rabat categorie articol. În acest tab câmpul „Cod categorie” se va completa prin selectare cu una dintre categoriile de articole anterior întroduse în sistem. Odată cu selectarea codului categoriei de articole, se va completa cu denumirea acesteia şi câmpul „Denumire categorie”. Valoarea procentuală a discount-ului se va întroduce de către utilizator în câmpul „Discount/rabat”. Pentru a salva informaţia se va apăsa butonul Adăuga, după cum se vede în figura de mai jos. După urmarea acestor paşi se poate trece la adăugarea unui nou discount pe categorie de articole, urmând aceeaşi procedură ca cea descrisă mai sus.

Figura 25

Discount-urile astfel întroduse vor fi preluate în mod automat la întocmirea facturii de vânzare din modulul de Gestiune.

Pentru utilizarea informaţiei în alte ecrane şi module, se va salva documentul astfel întrodus. De asemenea în cazul în care se modifică pe parcursul activităţii unele dintre datele întroduse aici, utilizatorul are posibilitatea să revină şi să modifice informaţia când este cazul.

 

 

2.1.3.9. Parteneri aprovizionare

Ecranul permite selectarea furnizorilor cu care societatea colaborează, din lista definită anterior în cele două ecrane ale meniului Parteneri. Pentru adăugarea unui nou partener de aprovizionare se vor completa câmpurile după cum urmează:

1. „Partener”: câmpul se va completa prin selectarea partenerului care se doreşte a fi definit ca şi partener aprovizionare. Selectarea se va face având în vedere partenerii întroduşi anterior de utilizator în ecranul Persoane juridice sau Persoane fizice.
2. „Furnizor”: câmpul se va bifa în cazul în care partenerul de aprovizionare este furnizor pentru societate. Odată cu bifarea câmpului se vor activa pentru întroducere de date, toate celelalte câmpuri corespunzătoare, astfel:

ˇ         „Categorie furnizor”: câmpul se va completa prin selectarea categoriei din care face parte furnizorul, categorie care a fost definită anterior în ecranul aferent.

ˇ         „Categorie cod alternativ”: în cazul în care pentru furnizorul definit aici se utilizează categoria alternativă, această din urmă va fi selectată din listă pentru partenerul definit.

ˇ         „Credit maxim”: în cazul în care furnizorul impune o limită maximă de credit pentru aprovizionare, valoarea acesteia se va întroduce în acest câmp.

3. „Producător”: câmpul se va bifa în cazul în care partenerul de aprovizionare este producător pentru societate. Odată cu bifarea câmpului se vor activa pentru întroducere de date, toate celelalte câmpuri corespunzătoare, astfel:

ˇ         „Categorie producător”: câmpul se va completa prin selectarea categoriei de producător anterior definite de utilizator în ecranul aferent.

4. „Persoană juridică”: câmpul este needitabil, el bifându-se odată cu selectarea partenerului care se defineşte, în cazul în care acesta din urmă este persoană juridică.

Figura 26

Pentru utilizarea informaţiei în alte ecrane şi module, se va salva documentul astfel întrodus, după cum se vede în figura de mai sus. De asemenea în cazul în care se modifică pe parcursul activităţii unele dintre datele întroduse aici, utilizatorul are posibilitatea să revină şi să modifice informaţia când este cazul.

2.1.3.10. Cod tarifar vamal

În cazul în care societatea lucrează cu parteneri externi, şi implicit are operaţii de import, codurile tarifare vamale se vor înregistra în acest ecran. Pentru definirea de coduri tarifare vamale se vor completa câmpurile după cum urmează:

1.    „Simbol”: se va completa de utilizator cu caractere de orice tip, informaţia întrodusă aici definind simbolul unic pentru codul tarifar vamal.

2.    „Denumire”: câmpul se ca completa de către utilizator cu caractere de orice tip, informaţia întrodusă aici va fi de asemenea utilizată la căutări ale codurilor tarifare vamale în alte ecrane şi module.

3.    „Explicaţii”: câmpul se completează, opţional, cu informaţii diverse referitoare la codul tarifar întrodus aici.

Pentru salvarea datelor întroduse se va utiliza butonul Salvează, odată cu aceasta informaţia va putea fi preluată pentru utilizare în alte ecrane ale aplicaţiei. În cazul în care pe parcursul activităţii intervin situaţii noi, se va putea adăuga oricând un nou cod tarifar vamal, urmând paşii descrişi mai sus.

Figura 27

2.1.3.11. Magazii

În acest ecran este posibilă adăugarea sau modificarea magaziilor deja existente, a denumirii, adresei şi a numărului de telefon ale magaziei respective. În cazul în care societatea utilizează mai multe magazii pentru un singur punct de lucru, acestea vor fi definite din acest ecran. Pentru adăugarea de informaţii în acest ecran se vor avea în vedere următoarele:

1.    „Subunitate”: câmpul se completează prin selectarea punctului de lucru deja definit, pentru care se doreşte definirea unei noi magazii.

2.    „Denumire”: câmpul se completează de utilizator cu informaţie referitoare la denumirea magaziei nou create. Această informaţie va fi accesibilă pentru verificare sau selectare în celelalte module ale aplicatiei.

3.    „Telefon”: câmpul se completează cu caractere numerice, care vor definii numărul de telefon aferent magaziei care se defineşte aici.

4.    „Adresa”: la apăsarea butonului se va deschide o fereastră în care se vor completa informaţiile referitoare la adresa magaziei, după cum a fost descris şi la adăugarea de parteneri (persoane juridice sau fizice). Informaţia întrodusă va fi afişată după salvare în câmpul gri, câmp care este needitabil.

5.    „Explicaţie”: câmpul se completează cu diverse informaţii adiţionale referitoare la magazia care se defineşte aici.

Figura 28

În cazul în care pe parcursul activităţii se doreşte crearea unei noi magazii, se va urma aceeaşi procedură ca cea descrisă mai sus. Nu se recomandă pe parcursul utilizării aplicaţiei modificarea denumirii magaziei, sau trecerea acesteia de pe un punct de lucru pe altul. Aceste operaţiuni neavizare, ar putea duce la denaturarea datelor existente în sistem.

 

2.1.3.12. Discount

Ecranul permite utilizatorului definirea diverselor tipuri de discount-uri care urmează a fi utilizate în aplicaţie. Pentru a defini informaţia, se va ţine cont de următoarele:

1. „Simbol”: câmpul se va completa de utilizator cu orice tip de caractere, singura condiţie fiind unicitatea acestei informaţii.
2. „Denumire”: câmpul se va completa de utilizator cu caractere de orice tip, această informaţie va fi accesibilă pentru selectarea şi utilizarea tipului de discount definit aici, în alte ecrane şi module ale aplicaţiei.
3. „Valoare implicită”: se va completa cu valoarea procentuală a discount-ului, valoare care va fi propusă implicit de aplicaţie, ori de câte ori se va selecta pentru utilizare tipul de discount definit aici. Această valoare va fi de asemenea propusă şi la definirea partenerului de desfacere, în câmpul aferent discount-ului.

 

Figura 29

Dacă se doreşte întroducerea unei limite superioare de discount, acest lucru este posibil prin selectarea opţiunii Opţional. Astfel, la emiterea unei facturi către un client se poate seta un discount de valoare, procentuală sau numerică, cel mult egală cu valoarea discount-ului implicit setat de utilizator în acest ecran.

2.1.3.13. Unitate măsură

Pentru definirea unităţilor de măsură utilizate în aplicaţie, se va accesa acest ecran. Pentru a realiza acest lucru se va ţine cont de următoarele:

1. „Denumire”: câmpul se va completa cu catactere de orice tip, informaţia definită aici putând fi preluată pentru utilizare în alte ecrane ale aplicaţiei. Unitatea de măsură definită în acest ecran va fi identificată după datele întroduse în câmpul „Denumire”.
2. „Denumire 2 ”: câmpul se va completa cu denumirea în limba engleză a unităţii de măsură definit aici.
3. „Explicaţie”: câmpul se completează cu caractere de orice tip, şi va conţine informaţii adiţionale referitoare la unitatea de măsură definită aici.
4. „Cod Intrastat”: câmpul se completează cu denumirea unităţii de măsură folosită în Declaraţia de Intrastat.

Figura 30

Pe parcursul desfăşurării activităţii, se pot întroduce noi unităţi de măsură, după cum este necesar. Se va avea în vedere faptul că nu se recomandă înlocuirea unei unităţi de măsură ataşate unui articol, în catalogul de articole, cu o altă unitate de măsură, în cazul în care pe articolul respectiv s-au întocmit documente în modulul de Gestiune.

2.1.3.14. Tip consum

Ecranul permite utilizatorului definirea de diverse tipuri de consum de materiale, altele decât cele implicite (vânzare, materii prime pentru producţie, etc.). În cazul în care activitatea societăţii implică şi consumuri de materiale cu altă destinaţie decât cea iniţială (la intrarea în societate), acest ecran permite definirea conturilor contabile pe care se poate realiza transformarea stocurilor, pentru a fi în conformitatea cu operaţiunea realizată. Aici se acoperă cazurile în care de exemplu este necesar consumul propriu al unui articol care iniţial a fost întrodus în modulul de Gestiune ca şi marfă. Pentru a realiza acest lucru se vor avea în vedere următoarele:

1.    „Simbol”: câmpul se completează de către utilizator cu orice tip de caractere, şi defineşte un simbol unic pentru tipul de consum care se defineşte aici.

2.    „Denumire”: câmpul se completează de către utilizatori cu orice tip de caractere, şi defineşte informaţia după care va fi recunoscut de utilizator în alte ecrane ale aplicaţiei.

3.    „Explicaţie”: câmpul se completează de utilizator cu date adiţionale referitoare la tipul de consum definit aici.

4.    „Punct lucru”: se completează prin selectarea punctului de lucru pentru care se defineşte tipul de consum. Se va alege din lista unul dintre punctele de lucru anterior întroduse în sistem.

5.    „Cont stoc”: linia se completează cu contul contabil care va corespunde noului cont de stoc, în urma transformării din punct de vedere contabil a produsului.

6.    „Cont cheltuială”: linia se completează cu contul contabil care va corespunde descărcării de gestiune, în urma transformării din punct de vedere contabil a produsului.

Figura 31

Pentru păstrarea informaţiilor se va salva după cum se observă în figura de mai sus.

2.1.3.15 Mijloc de transport

Pentru a întroduce mijloacele de transport utilizate , se va accesa acest ecran. Pentru a defini un mijloc de transport se vor avea în vedere următoarele:

1.    „Număr”: câmpul se completează de către utilizator cu orice tip de caractere şi defineşte un simbol unic pentru mijlocul de transport întrodus

2.    „Denumire”: câmpul se completează de către utilizatori cu orice tip de caractere, şi defineşte informaţia după care va fi recunoscut de utilizator, de ex. în ecranul Factura client

3.    „Explicaţie”: în acest câmp se poate întroduce, dacă se doreşte, informaţii referitoare la mijlocul de transport definit aici

4.    „Greutate proprie”: campul se va completa cu informatia referitoare la greutatea proprie a mijlocului de transport definit aici

5.    „Sarcină maximă”: campul se va completa cu informatia referitoare la sarcina maxima a mijlocului de transport definit aici

6.    „Volum”: câmpul se completează cu volumul mijlocului de transport.

7.    „Angajaţi”: câmpul se completează prin adăugarea angajaţilor, care folosesc mijlocul de transport definit aici.

 

Figura 32

2.2. Funcţii cuprinse în modulul Gestiune

2.2.1. Diagrama de flux generală

Înainte de utilizarea oricărui ecran care presupune lucrul cu articolele stocate, este necesară importarea acestora din modulul Nomenclatoare. Pentru a realiza acest lucru se va accesa ecranul Administrare stocuri, din meniul Stocuri.

 

2.2.2. Aprovizionare

Ecranele din acest meniu se referă la operaţiile de aprovizionare a unei magazii. Astfel, toate intrările de mărfuri, materiale sau produse finite se vor opera în acest meniu. Aici se vor efectua comenzile către furnizori, notele de recepţie şi predare, documentele de import necesare (inclusiv recepţia), oferta şi necesarul de aprovizionare precum şi nota de restituire în producţie.

2.2.2.1. Ofertă aprovizionare

Acest ecran permite întroducerea de oferte de aprovizionare primite de la furnizorii societăţii. Pentru a realiza acest lucru se vor completa date generale referitoare la oferta pe antetul documentului, iar pe linii se vor completa date referitoare la articolele conţinute în ofertă. Pentru a completa antetul se va ţine cont de completarea următoarelor câmpuri pe tab-ul  Antet :

1.    „Simbol”: câmpul se completează de către utilizator cu orice tip de caractere, şi defineşte un simbol unic pentru oferta întrodusă

2.    „Denumire”: se va completa cu denumirea ofertei de aprovizionare

3.    „Explicaţie”: câmpul se poate completa, dacă se doreşte cu o scurtă explicaţie

4.    „Valabilitate pe perioadă determinată”: câmpul se bifează în cazul în care oferta de preţ se emite pentru o perioadă determinată, în acest caz se vor activa pentru selectare câmpurile corespunzătoare datei de început şi datei de sfârşit a perioadei de valabilitate a ofertei respective.

5.    „Valuta”: se selectează una dintre valutele din listă, valute definite anterior în modulul Nomenclatoare. În cazul în care valuta selectată este diferită de RON, câmpul Curs schimb se va activa pentru completare, utilizatorul întroducând aici cursul valutar valabil pentru oferta care se defineşte.

6.    „Curs de schimb la data facturării”: se bifează în cazul în care se doreşte ca valoarea la care este calculată valuta să fie cursul valutar valabil în ziua facturării.

Figura 33

 

Pentru a întroduce articolele în comandă, se va accesa tab-ul Linii. Cu ajutorul butonului de căutare , se va selecta articolul dorit, denumirea acestuia şi procentul de TVA aplicat fiind completată de aplicaţie pe baza datelor întroduse la definirea articolului în modulul Nomenclatoare. Pentru a definitiva adăugarea produsului în ofertă se va întroduce de către utilizator preţul de achiziţie fără TVA, în valuta selectată în tab-ul anterior.

2.2.2.2. Necesar aprovizionare

Acest ecran permite definirea necesarului de materiale şi mărfuri, necesar rezultat în urma întroducerii de comenzi de la clienţi. Necesarul de aprovizionare se poate genera doar în cazul în care există o cerere, înregistrată pe comenzi de la clienţi sau de la alte puncte de lucru ale societăţii, care nu pot fi onorate din cauza insuficienţei stocului la anumite produse. În această situaţie, se va accesa ecranul Necesar aprovizionare, de unde, cu ajutorul butonului Generează, se va emite necesarul de materiale şi mărfuri. Necesarele emise anterior pot fi vizualizate tot în acest ecran, în funcţie de criteriile selectate de utilizator, fiind posibil exportul acestor date în Excel, pentru o prelucrare ulterioară.

2.2.2.3. Comandă furnizor

În cazul în care societatea se aprovizionează pe bază de comandă, pentru a înregistra aceste comenzi se va accesa ecranul Comandă furnizor. Pentru adăugarea unei noi comenzi către un furnizor se accesează butonul de pe bara de jos Adaugă, după care se va selecta prima dată din listă partenerul, datele acestuia fiind setate automat de aplicaţie pe baza datelor înregistrate de utilizator în modulul Nomenclatoare. După ce se selectează data livrării, se va selecta, dacă există înregistrată în ecranul Ofertă aprovizionare, oferta pe baza căreia se face comanda de aprovizionare. Dacă la factura ce urmează a fi emisă, furnizorul acordă discount, tipul acestuia se va selecta din listă, valoarea urmând a fi completată în câmpul aferent în funcţie de tipul discount-ului selectat. Dacă se vor face diverse observaţii referitoare la comandă, acestea se vor înscrie în câmpul Observaţii. Adăugarea produselor ce urmează a fi comandate, se va efectua din tab-ul Linii. La întroducerea unui produs în comandă este necesară selectarea simbolului articolului din listă, cu ajutorul butonului de căutare , denumirea acestuia fiind înscrisă automat de aplicaţie pe baza definiţiei date de utilizator pentru produsul respectiv, în modulul Nomenclatoare.

Figura 34

Cantitatea comandată se poate întroduce în unitatea de măsură de bază sau în unitatea de măsură secundară, transformarea cantităţii dintr-o unitate de măsură în alta fiind efectuată automat de aplicaţie pe baza factorului de conversie întrodus la definirea produsului recepţionat. Dacă pentru produsul respectiv se acordă discount suplimentar faţă de cel acordat pentru întreaga comandă, se va selecta tipul şi valoarea acestuia, înainte de a întroduce preţul unitar de achiziţie, fără taxe. Chiar şi în cazul în care comanda nu beneficiază de discount global, şi discount-ul se acordă doar pentru produsul respectiv, aplicaţia permite selectarea acestuia din urmă, independent de cel global. În coloanele needitabile din partea dreaptă a ecranului sunt înscrise sumele cu şi fără taxe, respectiv discount global sau local. După întroducerea tuturor produselor comandate, totalurile vor putea fi verificate din tab-ul Antet în partea de jos a ecranului.

Figura 35

În cazul în care a fost emis anterior un necesar de aprovizionare, acesta poate fi importat, pe baza lui fiind emisă comanda către furnizorul dorit. La utilizarea importului de necesar se va selecta în primă fază furnizorul de la care se doreşte a fi efectuată aprovizionarea cu materiale, după care se va bifa, în funcţie de necesităţi, preluarea tuturor articolelor sau preluarea până la o anumită dată. Generarea importului atrage după sine completarea datelor necesare emiterii comenzii către furnizorul selectat din listă (datele furnizorului precum şi liniile corespunzătoare produselor comandate). Pentru ca documentul emis să poată fi preluat de ecranul Notă recepţie, este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează.  Documentele, odată validate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat respectiv Listat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite.

2.2.2.4. Comandă aprovizionare

În cazul în care aprovizionarea se realizează de la un alt punct de lucru al societăţii, pentru realizarea acesteia se va utiliza acest ecran. După selectarea subunităţii de la care se va efectua aprovizionarea, subunitate definită anterior în modulul Nomenclatoare, se va seta data livrării comenzii şi dacă există, se va selecta din listă oferta de aprovizionare corespunzătoare. În cazul în care se acordă discount pentru aprovizionare, tipul acestuia se va selecta din listă, valoarea, procentuală sau valorică, urmând a fi întrodusă de utilizator. Dacă este necesar sau se doreşte, observaţiile vor putea fi înscrise în câmpul aferent Observaţii. Adăugarea produselor ce urmează a fi comandate, se va efectua din tab-ul Linii. La întroducerea unui produs în comandă este necesară selectarea simbolului articolului din listă, cu ajutorul butonului de căutare , denumirea acestuia fiind înscrisă automat de aplicaţie pe baza definiţiei date de utilizator pentru produsul respectiv, în modulul Nomenclatoare.

Figura 36

Cantitatea comandată se poate întroduce în unitatea de măsură de bază sau în unitatea de măsură secundară, transformarea cantităţii dintr-o unitate de măsură în alta fiind efectuată automat de aplicaţie pe baza factorului de conversie întrodus la definirea produsului recepţionat. Dacă pentru produsul respectiv se acordă discount suplimentar faţă de cel acordat pentru întreaga comandă, se va selecta tipul şi valoarea acestuia, înainte de a întroduce preţul unitar de achiziţie, fără taxe.

Figura 37

Chiar şi în cazul în care comanda nu beneficiază de discount global, şi discount-ul se acordă doar pentru produsul respectiv, aplicaţia permite selectarea acestuia din urmă, independent de cel global. În coloanele needitabile din partea dreaptă a ecranului sunt înscrise sumele cu şi fără taxe, respectiv discount global sau local. După întroducerea tuturor produselor comandate, totalurile vor putea fi verificate din tab-ul Antet în partea de jos a ecranului. La utilizarea importului de necesar se va selecta în primă fază subunitatea de la care se doreşte a fi efectuată aprovizionarea cu materiale, după care se va bifa, în funcţie de necesităţi, preluarea tuturor articolelor sau preluarea acestora până la o anumită dată. Generarea importului atrage după sine completarea datelor (datele subunităţii precum şi liniile corespunzătoare produselor comandate) necesare emiterii comenzii către subunitatea selectată din listă. Pentru ca documentul emis să poată fi preluat de ecranul Intrare subunitate, este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează.  Documentele, odată validate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat respectiv Listat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite.

2.2.2.5. Notă recepţie

Ecranul permite recepţionarea articolelor intrate în unitate pe bază de aviz de expediţie, factură sau bon fiscal. Pentru adăugarea unei recepţii se va accesa butonul Adaugă de pe bara de jos, după care se selectează din listă furnizorul produselor intrate, datele acestuia urmând a fi completate de aplicaţie pe baza datelor întroduse de utilizator la definirea partenerului.

 

Figura 38

După selectarea agentului comercial responsabil pentru această intrare, se vor completa data eliberării documentului şi data înregistrării în contabilitate a acestuia. În funcţie de contractul pe care societatea îl are cu furnizorul respectiv, se va înscrie în câmpul corespunzător numărul de zile scadente pentru plata documentului, data scadenţei fiind calculată de aplicaţie pe baza numărului de zile întroduse de utilizator. Dacă la baza recepţiei se află un alt document, întrodus anterior de utilizator, tipul acestuia se va selecta din lista corespunzătoare câmpului Tip document original, documentul în sine urmând a fi selecta din ecranul de căutare care apare automat la selectarea tipului de document. În acest caz, produsele recepţionate şi valorile acestora se vor înscrie automat, datele fiind cele întroduse anterior în comanda selectată. Pasul următor presupune selectarea documentului justificativ corespunzător înregistrării şi înscrierea numărului acestuia. Dacă operaţia beneficiază de discount, tipul acestuia se va selecta din listă, valoarea sa, procentuală sau valorică, urmând a fi întrodusă în câmpul corespunzător. Dacă este necesar sau se doreşte, observaţiile vor putea fi înscrise în câmpul aferent Observaţii. Câmpul Taxare inversă se bifează în cazul în care pentru documentul definit aici se aplică taxarea inversă.

Atenţie, dacă pentru discount-ul selectat a fost întrodusă în modulul Nomenclatoare o valoare implicită, aceasta va fi înscrisă în câmpul Rabat, utilizatorul având posibilitatea de a o modifica în funcţie de necesităţi. Dacă la baza recepţiei nu există un document original (ex. comandă), articolele recepţionate vor fi adăugate manual din tab-ul Linii.

Figura 39

Pentru întroducerea unui produs în nota de recepţie este necesară selectarea simbolului articolului din listă, cu ajutorul butonului de căutare , denumirea acestuia fiind înscrisă automat de aplicaţie pe baza definiţiei date de utilizator pentru produsul respectiv, în modulul Nomenclatoare. Dacă unitatea utilizează loturi pentru evidenţa stocurilor, numărul acestuia se va înscrie în câmpul Lot. Cantitatea recepţionată se poate întroduce în unitatea de măsură de bază sau în unitatea de măsură secundară, transformarea cantităţii dintr-o unitate de măsură în alta fiind efectuată automat de aplicaţie pe baza factorului de conversie întrodus la definirea produsului recepţionat. Dacă pentru produsul respectiv se acordă discount suplimentar faţă de cel acordat pentru întreaga notă de recepţie, se va selecta tipul şi valoarea acestuia, înainte de a întroduce preţul unitar de achiziţie, fără taxe. Chiar şi în cazul în care documentul nu beneficiază de discount global, şi discount-ul se acordă doar pentru produsul respectiv, aplicaţia permite selectarea acestuia din urmă, independent de cel global. Preţul de achiziţie poate fi întrodus raportat la unitatea de măsură principală sau secundară (ex. raportat la bucată sau la cutie), calculul preţului aferent celeilalte unităţi de măsură fiind efectuat de aplicaţie pe baza factorului de conversie întrodus de utilizator la definirea articolului respectiv. În cazul în care societatea ţine evidenţa stocurilor cu amănuntul se va completa câmpul corespunzător adaosului comercial cu valoarea procentuală a acestuia, suma a adaosului fiind calculată pe baza procentului întrodus de utilizator. Odată cu întroducerea procentului adaosului comercial, aplicaţia va calcula preţul de vânzare fără şi cu taxe corespunzător. În caz contrar, câmpul Adaos va rămâne necompletat. La selectarea cotei de TVA aferente înregistrării, aplicaţia va calcula valoarea totală a acestuia corespunzătoare recepţiei. Câmpul Alte taxe permite înregistrarea diverselor taxe care pot apărea la achiziţionarea produselor recepţionate. După întroducerea tuturor produselor comandate, totalurile vor putea fi verificate din tab-ul Antet în partea de jos a ecranului. Pentru ca documentul emis să fie contat în modulul Contabilitate este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează, odată cu validarea documentului fiind realizată şi contarea acestuia. Documentele, odată validate şi contate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat, Stornat respectiv Contat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite.  Documentul poate fi vizualizat şi în ecranele Factură furnizor sau Bon fiscal  în modulul Contabilitate, în funcţie de documentul care stă la baza recepţiei în modulul de Gestiune.

2.2.2.6. Restituire furnizor

Pentru înregistrarea eventualelor restituiri de materiale sau mărfuri, după ce acestea au fost recepţionate, la furnizor se va accesa acest ecran. Odată cu selectarea furnizorului către care se doreşte a se efectua restituirea, datele acestuia se vor înscrie automat de aplicaţie, pe baza datelor completate la definirea furnizorului,  în câmpurile corespunzătoare.

Figura 40

După ce s-au completat data eliberării, data înregistrării şi data scadenţei, se va selecta dacă este cazul, documentul care a stat la baza recepţiei articolelor returnate. În cazul în care a fost selectată opţiunea Notă de recepţie, ecranul de căutare se va deschide automat, astfel fiind posibilă selectarea recepţiei corespunzătoare din listă. La selectarea recepţiei se vor completa cu datele aferente acesteia, tab-ul Linii. Dacă se doreşte returnarea parţială a produselor înscrise pe nota de recepţie, se vor şterge liniile care nu sunt necesare, lăsând înscrise doar acele produse care se doresc a fi returnate. Dacă este necesar, este posibilă modificarea cantităţii articolului respectiv, prin accesarea butonului Modifică, urmând a se completa cantitatea corespunzătoare. În tab-ul Antet se vor mai completa date referitoare la tipul documentului justificativ care stă la baza înregistrării curente. Astfel, din lista predefinită de documente, se va selecta cel corespunzător (documentul setat implicit este factura furnizor) după care se va înscrie numărul acestuia în câmpul destinat. În cazul în care facturii i se aplică discount, se va selecta din listă tipul acestuia, urmând a se completa valoarea sa, procentuală sau valorică. Eventualele observaţii vor putea fi înscrise în câmpul

Figura 41

corespunzător. Câmpul Taxare inversă se bifează în cazul în care pentru documentul definit aici se aplică taxarea inversă. În cazul în care restituirea produselor nu are la bază notă de recepţie operată anterior, se va accesa tab-ul Linii pentru întroducerea articolelor. Pentru selectarea produsului care se doreşte a fi restituit, se va accesa lista stocurilor de produse, cu ajutorul butonului de căutare . Odată cu selectarea articolului, se vor completa şi câmpurile care conţine denumirea, lotul şi data expirării produsului respectiv. Cantitatea returnată se poate întroduce în unitatea de măsură de bază sau în unitatea de măsură secundară, transformarea cantităţii dintr-o unitate de măsură în alta fiind efectuată automat de aplicaţie pe baza factorului de conversie întrodus la definirea produsului. În cazul în care se acordă discount local, pentru produs, tipul acestuia se va selecta din listă, valoarea sa, procentuală sau valorică, urmând a fi întrodusă în câmpul corespunzător. După ce s-a completat preţul unitar al articolului,  se va selecta cota de TVA corespunzătoare.

Pentru ca documentul emis să fie contat în modulul Contabilitate este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează, odată cu validarea documentului fiind realizată şi contarea acestuia. Documentele, odată validate şi contate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat, Stornat respectiv Contat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite. 

2.2.2.7. Notă predare

În cazul în care intrarea are loc din producţia proprie, se va utiliza acest ecran care permite înregistrarea notelor de predare între gestiuni. Pentru a adăuga o astfel de notă se accesează butonul Adaugă de pe bara de jos, după care se selectează data înregistrării intrării în gestiune a produselor. Bifarea câmpului Plus inventar se utilizează în cazul în care are loc o intrare de produse finite în urma constatării unui plus de inventar. Cu ajutorul butoanelor de căutare , se selectează angajatul care predă gestiunea produselor, respectiv angajatul care preia gestiunea articolelor respective, angajaţi definiţi anterior în modulul Salarizare. Dacă înregistrarea are la bază o anumită listă de preţuri predefinită, aceasta se va selecta din listă.

În cazul în care evidenţa gestiunii este în valută, se va selecta din listă valuta corespunzătoare înregistrării. Odată cu selectarea unei valute diferite de RON, se va activa pentru editare câmpul Curs valutar. Utilizatorul va întroduce aici cursul valutar valabil la data înregistrării operaţiei, curs pe baza căruia aplicaţia va calcula valoarea stocului în lei. Dacă există, se selectează şi tipul documentului care stă la baza înregistrării. Observaţiile diverse pot fi întroduse în câmpul Observaţii.

Figura 42

Pentru a adăuga articolele recepţionate, se va accesa tab-ul Linii. La întroducerea unui produs în nota de predare este necesară selectarea simbolului articolului din listă, cu ajutorul butonului de căutare , denumirea acestuia fiind înscrisă automat de aplicaţie pe baza definiţiei date de utilizator pentru produsul respectiv, în modulul Nomenclatoare. După întroducerea lotului produsului recepţionat (dacă se doreşte utilizarea loturilor), se va selecta data expirării acestuia. Cantitatea recepţionată se poate întroduce în unitatea de măsură de bază sau în unitatea de măsură secundară, transformarea cantităţii dintr-o unitate de măsură în alta fiind efectuată automat de aplicaţie pe baza factorului de conversie întrodus la definirea produsului recepţionat. În cazul în care recepţia produselor se face în valută, valoarea echivalentă în lei se va calcula automat de aplicaţie, pe baza cursului valutar întrodus în tab-ul anterior prezentat.

Figura 43

Pentru ca documentul emis să fie contat în modulul Contabilitate este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează, odată cu validarea documentului fiind realizată şi contarea acestuia.  Documentele, odată validate şi contate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat, Stornat respectiv Contat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite. Documentele înregistrate în acest ecran pot fi vizualizate în modulul Contabilitate în ecranul corespondent Note contabile.

2.2.2.8. Notă restituire în producţie

În cazul în care este necesară restituirea unui produs recepţionat anterior, în producţie, se va utiliza acest ecran. Pentru întroducerea unei restituiri în producţie se va accesa butonul Adaugă de pe bara de jos, după care se selectează data de înregistrare a documentului întrodus aici. Dacă există, se selectează tipul documentului care stă la baza înregistrării, după care se va selecta cu ajutorul butonului de căutare  numele angajatului care predă gestiunea produselor iar mai apoi, numele angajatului care primeşte gestiunea acestuia. În cazul în care tranzacţia are loc în valută, aceasta se va selecta din lista predefinită. În cazul în care valuta selectată este diferită de RON, câmpul Curs valutar se va activa pentru editare, utilizatorul urmând să întroducă aici cursul valutar valabil la data efectuării tranzacţiei. Eventualele observaţii pot fi întroduse în câmpul aferent.

Figura 44

Pentru adăugarea produselor restituite se va accesa tab-ul Linii. Articolul se va selecta cu ajutorul butonului de căutare, câmpurile care conţin denumirea articolului şi lotul din care face parte produsul fiind completate de aplicaţie, pe baza datelor întroduse la definirea articolului din modulul Nomenclatoare. După întroducerea cantităţii, în unitate de măsură principală sau secundară, linia va putea fi salvată.

Figura 45

Pentru ca documentul emis să fie contat în modulul Contabilitate este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează, odată cu validarea documentului fiind realizată şi contarea acestuia.  Documentele, odată validate şi contate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat, Stornat respectiv Contat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite.

2.2.2.9. Intrare subunitate

Dacă produsele au intrat în unitate prin transfer de la un alt punct de lucru, recepţia acestora se va efectua din acest ecran. Înregistrarea unei intrări de produse în acest ecran, presupune selectarea punctului de lucru, din lista predefinită, de la care se face transferul şi a magaziei de sosire corespunzătoare. Dacă se doreşte se poate înscrie observaţia dorită în câmpul corespunzător Observaţie, după care se întroduce numărul avizului de însoţire pe baza căruia se realizează transferul. După ce se vor selecta data emiterii avizului şi data intrării produselor în unitate se va putea selecta documentul de comandă, dacă aceasta a fost făcută. În cazul în care se va selecta opţiunea Comandă, se va activa automat ecranul de căutare, de unde se va selecta documentul de comandă corespunzător. La selectarea comenzii, avizul de transfer se va completa automat cu datele înscrise pe comandă.

Figura 46

Dacă recepţia nu are la bază o comandă anterioară, pentru înregistrarea produselor se va accesa tab-ul Linii. Aici, odată cu selectarea simbolului articolului dorit, se va completa automat câmpul corespunzător denumirii acestuia, denumire setată de utilizator la definirea articolului din modulul Nomenclatoare. După înscrierea lotului(dacă se foloseşte) produsului respectiv se va seta data expirării articolului. Cantitatea recepţionată se poate întroduce în unitatea de măsură de bază sau în unitatea de măsură secundară, transformarea cantităţii dintr-o unitate de măsură în alta fiind efectuată automat de aplicaţie pe baza factorului de conversie întrodus la definirea produsului recepţionat. Preţul unitar se va întroduce raportat la unitatea de măsură principală sau secundară, transformarea acestuia pentru unitatea de măsură corespunzătoare fiind efectuată de aplicaţie pe baza factorului de conversie întrodus la definirea articolului. În cazul în care evidenţa stocurilor se ţine la valoarea cu amănuntul, câmpul Adaos se va completa cu valoarea procentuală a adaosului comercial practicat de societate, valoarea totală a acestuia fiind calculată de aplicaţie. Dacă evidenţa se ţine la valoarea de achiziţie a produselor, câmpul va rămâne necompletat. Preţul de vânzare fără şi cu taxe va fi calculat de aplicaţie pe baza datelor întroduse de utilizator.

Figura 47

Pentru ca documentul emis să fie contat în modulul Contabilitate este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează, odată cu validarea documentului fiind realizată şi contarea acestuia.  Documentele, odată validate şi contate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat, Stornat respectiv Contat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite. Documentele înregistrate în acest ecran pot fi vizualizate în modulul Contabilitate în ecranul corespondent Intrare subunitate.

2.2.2.10. Dosar import

Recepţionarea mărfurilor din import are loc în două etape. Prima dintre acestea este înregistrarea dosarului de import, în care sunt încluse serviciile auxiliare, după care se va întroduce şi factura corespunzătoare mărfurilor. Pentru întroducerea unui dosar de import se accesează butonul Adaugă de pe bara de jos, după care se modifică, dacă este cazul data creării documentului, se va completa câmpul Număr dosar import, iar cu ajutorul butonului de căutare  se alege furnizorul. Odată cu selectarea valutei corespunzătoare, câmpul Curs valutar va deveni editabil, utilizatorul urmând a înscrie aici cursul valutar valabil la data efectuării tranzacţiei. Câmpurile Valoare totală valută, Valoare totală lei, Total cheltuieli în lei vor fi  preluate din liniile documentului. Dacă se doreşte ca cheltuielile să fie incluse în costul de achiziţie al produsului, se va bifa câmpul Include în preţul de achiziţie. Eventualele observaţii se vor întroduce în câmpul aferent.

Figura 48

După completarea datelor cu caracter general, se va accesa tab-ul Documente, unde se vor înregistra facturile  de servicii auxiliare, cum ar fi facturile de transport, asigurări, etc. Un nou document se întroduce prin accesarea butonului Adaugă şi se completează numărul documentului, după care se alege tipul acestuia, care stă la baza înregistrării (ex. factura import servicii, dacă furnizorul este din străinătate, factura furnizor în cazul în care furnizorul are sediul în România). Selectarea furnizorului se va face din ecranul de căutare, ecran accesat cu ajutorul butonului . Se întroduce data emiterii, data înregistrării, numărul zilelor de scadenţă în funcţie de contractul încheiat cu partenerul. Data scadenţei va fi calculată de aplicaţie pe baza numărului de zile înscris de utilizator. Câmpul Include în baza calcul taxe se bifează după caz.

Odată cu selectarea serviciului corespunzător, se selectează şi valuta în care acesta se va înregistra. În cazul în care valuta selectată diferă de RON, câmpul Curs valutar va deveni editabil, unde se va întroduce cursul de schimb valutar valabil la data efectuării tranzacţiei. Valoarea facturii se întroduce în moneda selectată anterior, iar dacă acesta diferă de RON, transformarea în RON se va efectua automat de aplicaţie, pe baza cursului de schimb întrodus de utilizator. Observaţiile se trec în câmpul corespunzător. În urma selectării cotei de TVA câmpurile Valoare TVA valută şi Valoare TVA lei se completează automat de aplicaţie. În funcţie de ţara de origine a furnizorului se activează (sau nu) câmpul Achiziţie Intracomunitară. Câmpul Fără Certificat se bifează în cazul în care  furnizorul nu prezintă certificatul de înregistrare în scop TVA. După terminarea completării datelor se trece la salvarea documentului prin accesarea butonului Salvează.  

Figura 49

În tab-ul Linii se înregistrează codul tarifar vamal aferent articolului înregistrat, cod definit anterior în modulul Nomenclatoare. Cu ajutorul butonului de căutare   se alege codul tarifar vamal, şi în câmpul Denumire cod tarifar va fi preluat denumirea acestuia. Se întroduce în câmpul Valoare factură valută suma în valuta corespunzătoare produselor achiziţionate. Câmpul Valoare cheltuieli lei va fi completat cu suma totală a cheltuielilor repartizate, dacă este cazul. După terminarea completării datelor se trece la salvarea documentului prin accesarea butonului Salvează.

Figura 50

Pentru ca documentul emis să fie contat în modulul Contabilitate este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează. Atenţie, contarea dosarului de import este posibilă doar după înregistrarea şi contarea facturii de import mărfuri aferentă.

Documentele, odată validate şi contate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat, Stornat respectiv Contat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite.

2.2.2.11. Factură import

Pentru înregistrarea articolelor recepţionate din import, se va utiliza acest ecran. Întroducerea unei facturi de import se efectuază prin accesarea butonului Adaugă. Cu ajutorul butonului de căutare  se selectează furnizorul, datele acestuia fiind înscrise automat de aplicaţie pe baza datelor completate la definirea partenerului în modulul Nomenclatoare. Se întroduce data eliberării, data înregistrării, data scadenţei. Se selectează tipul documentului care stă la baza facturii (comandă, dacă este cazul). În cazul în care se selectează comanda, se va activa ecranul de căutare, din care se poate selecta comanda corespunzătoare. Tipul documentului justificativ, care stă la baza înregistrării nu poate fi selectat, fiind setat implicit Factura fiscală. În câmpul Document justificativ se întroduce numărul facturii fiscale. Cu ajutorul butonului de căutare  se selectează dosarul de import corespunzător, în urma căruia se vor completa şi datele aferente (data emiterii, tipul valutei şi cursul valutar al acesteia). Dacă se doreşte se pot înscrie observaţii în câmpul destinat, Observaţii. Câmpurile Certificat amânare şi Exonerare TVA vor fi active numai în cazul partenerilor din tările care nu fac parte din UE. În cazul în care partenerul este dintr-o ţară din UE vor fi active câmpurile Achiziţie intracomunitară, şi Fără certificat. Aceste câmpuri vor fi bifate numai în cazul în care condiţiile sunt îndeplinite.

 

Figura 51

Pentru adăugarea produselor importate se va accesa tab-ul Linii. Cu ajutorul butonului de căutare  se selectează simbolul articolului, şi odată cu selectarea articolului se va completa automat şi denumirea acestuia. Atenţie, nu se pot selecta decât produsele care au definite codul tarifar vamal, în modulul Nomenclatoare, ecranul Catalog articole. Câmpul Lot se va completa cu numărul lotului (dacă este folosit) din care face parte produsul recepţionat, urmând a selecta data expirării produsului recepţionat. Cantitatea recepţionată se poate întroduce în unitatea de măsură principală sau în unitatea de măsură secundară, transformarea dintr-o unitate de măsură în alta fiind efectuată automat de aplicaţie pe baza factorului de conversie întrodus la definirea produsului recepţionat. Utilizatorul va întroduce valoarea facturii în valuta selectată ( echivalarea sumei în lei va fi efectuată de aplicaţie pe baza cursului valutar întrodus de utilizator). În cazul în care este un import din afara UE câmpurile Cheltuieli în baza calcul, taxe vamale, comision vamal, accize se completează cu valori exprimate în RON. Valoarea cheltuielilor incluse în preţul de achiziţie (suma va fi înscrisă în RON) fiind preluată automat din dosarul de import selectat. În cazul în care se întroduce o factură de import fără dosar de import eventualele cheltuieli incluse în preţul de achiziţie se vor completa în câmpul Alte cheltuieli incluse în preţul de achiziţie. În cazul în care evidenţa mărfurilor se ţine la preţ cu amănuntul, acesta din urmă se va înscrie în câmpul corespunzător. În funcţie de necesităţi se poate selecta din listă cota de TVA, alta decât cota implicită de 19% - Marfă, corespunzătoare înregistrării.

 

 

 

Figura 52

Pentru a obţine o situaţie centralizată a sumelor înscrise pe factură, şi anume totalul taxelor şi comisioanelor vamale, totalul accizelor şi a cheltuielilor incluse în baza de calcul se accesează tab-ul Totaluri. Dacă aceste totaluri sunt corecte se trece la salvarea documentului prin accesarea butonului Salvează.

După salvarea documentului, dacă  pe antet este bifat câmpul Achiziţie intracomunitară se activează butonul Intrastat. După accesarea acestui buton, şi a butonului Adaugă se pot întroduce informaţiile necesare pentru Declaraţia Intrastat. Se alege Partener sursă în funcţie de sursa produselor din factură.(în cazul operaţiei triunghiulare). Se întroduc cheltuielile de transport până în vamă şi cheltuielile în valoare fiscală exprimate în RON. Cu ajutorul butonului de căutare  se alege natura tranzacţiei A, natura tranzacţiei B, condiţiile de livrare, precum şi modul de transport. Se alege tipul de repartizare a cheltuielilor care poate să fie cantitativ sau valoric. După completarea informaţiilor se accesează butonul Salvează.

Figura 53

Pentru ca documentul emis să fie contat în modulul Contabilitate este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează, odată cu validarea documentului fiind realizată şi contarea acestuia.  Documentele, odată validate şi contate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat, Stornat respectiv Contat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite.

Atenţie, după contarea facturii de import mărfuri se trece la contarea dosarului de import.

 

 

 

2.2.3. Desfacere

Meniul Desfacere conţine ecranele corespunzătoare relaţiilor cu clienţii, mai exact, ecrane care permit înregistrarea documentelor justificative care stau la baza operaţiilor corespunzătoare. Astfel, aici se vor găsi ecrane corespunzătoare comenzilor clienţilor dispoziţii de livrare, facturi client, avize de expediţie, bonuri de casă şi alte ieşiri din unitate.

2.2.3.1. Aviz de expediţie

Pentru înregistrarea ieşirilor de produse pe baza unui aviz de expediţie, produse care se pot factura ulterior, se va utiliza acest ecran. Pentru a întroduce un aviz de expediţie se accesează butonul Adaugă, după care se trece la selectarea clientului căruia i se livrează produsele, cu ajutorul butonului de căutare , datele referitoare la acesta fiind preluate de aplicaţie din informaţiile întroduse de utilizator la definirea articolului, în modulul Nomenclatoare. Aplicaţia setează implicit agentul comercial alocat acestui partener la definirea sa, agent care poate fi schimbat prin selectarea altuia din listă. Dacă în modulul Nomenclatoare s-au întrodus informaţii referitoare la mijloacele de transport utilizate, cu ajutorul butonului de căutare  se poate selecta şi mijlocul de transport. În cazul în care s-a definit anterior o listă de preţuri, şi se doreşte utilizarea acesteia, se va selecta din lista predefinită, cea corespunzătoare. La baza editării avizului de expediţie poate fi o comandă a clientului sau o dispoziţie de livrare, înregistrată anterior. În cazul în care se utilizează una dintre acestea, se va selecta din lista predefinită tipul corespunzător, documentul în sine urmând a fi selectat din ecranul de căutare deschis odată cu selectarea tipului documentului original.

Atenţie, ecranul de căutare va afişa doar acele comenzi sau dispoziţii de livrare care nu au fost onorate şi care au data emiterii anterioară datei emiterii avizului. Datele acestui document vor fi înregistrate în tab-ul Linii, aplicaţia preluând produsele ieşite din gestiune cu datele aferente acestuia (denumire, lot, cantitate, rabat, dacă este cazul).

Dacă se doreşte se pot înscrie observaţii în câmpul destinat, Observaţii, după care se va selecta menţiunea corespunzătoare  documentului definit aici (adică dacă urmează factură după acest aviz sau nu se facturează avizul). Valorile câmpurilor Tip rabat, Procent rabat, Valoare rabat, Valoare totală rabat vor fi calculate de aplicaţie, pe baza informaţiilor întroduse în documentul definit aici, respectiv pe baza informaţiilor întroduse în modulul Nomenclatoare, ecranul Partener desfacere.

Figura  54

Dacă nu se utilizează un document original la emiterea avizului, produsele vor fi întroduse manual din tab-ul Linii. Dacă  se doreşte utilizarea unei liste de preţ, se va selecta din lista predefinită, cea corespunzătoare. Selectarea articolului din ecranul de căutare accesat cu ajutorul butonului , atrage după sine completarea denumirii, lotului şi datei expirării produsului selectat. Cantitatea se poate întroduce în unitatea de măsură de bază sau în unitatea de măsură secundară, transformarea cantităţii dintr-o unitate de măsură în alta fiind efectuată automat de aplicaţie pe baza factorului de conversie întrodus la definirea produsului. Dacă pentru produsul respectiv se acordă discount local, se va selecta tipul şi valoarea acestuia, înainte de a întroduce preţul unitar de vânzare, fără taxe.

 

Figura 55

Dacă la factura ce urmează a fi emisă se acordă discount, înregistrarea acestuia se va face din tab-ul Discount / Rabat. Tipul acestuia se va selecta din listă, valoarea urmând a fi completată în câmpul aferent, cu valoarea acestuia, procentuală sau numerică, în funcţie de tipul de discount selectat anterior.

Dacă odată cu mărfurile ieşite, societatea oferă şi diverse servicii (ex. transport), acestea vor fi întroduse din tab-ul Serviciu. Astfel, după selectarea serviciului efectuat, din lista predefinită, se vor întroduce cantitatea (ex. în cazul tarifului de transport pe kilometru) şi preţul unitar al acestuia. Totalurile vor fi afişate în partea dreaptă a ecranului în câmpurile needitabile. Totalurile vor fi afişate în partea dreaptă a ecranului în câmpurile needitabile.

După întroducerea tuturor datelor, totalurile vor putea fi verificate din tab-ul Antet în partea de jos a ecranului. Pentru ca documentul emis să fie contat în modulul Contabilitate este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează, odată cu validarea documentului fiind realizată şi contarea acestuia. Documentele, odată validate şi contate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat, Stornat respectiv Contat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite.  

2.2.3.2. Comandă client

În cazul în care societatea livrează pe bază de comandă, pentru a înregistra aceste comenzi se va accesa ecranul Comandă client. Pentru adăugarea unei noi comenzi de la un client se va accesa butonul Adaugă, după care cu ajutorul butonului de căutare  se va selecta  partenerul, datele acestuia fiind preluate automat de aplicaţie pe baza datelor înregistrate de utilizator în modulul Nomenclatoare ( cod fiscal, natura clientului, agentul comercial răspunzător pentru client)

Figura 56

Se completează data livrării a produselor, iar dacă există înregistrată în ecranul Listă preţuri, se alege lista de preţuri pe baza căreia se face comanda clientului. În cazul în care se doreşte, stocul poate fi blocat odată cu înregistrarea comenzii, prin bifarea câmpurilor Blocare stoc, şi Magazia, de unde vor fi livrate produsele comandate. Dacă se vor face diverse observaţii referitoare la comandă, acestea se vor înscrie în câmpul Observaţii.  

Valorile câmpurilor Tip rabat, Procent rabat, Valoare rabat, Valoare totală rabat vor fi calculate de aplicaţie, pe baza informaţiilor întroduse în documentul definit aici, respectiv pe baza informaţiilor întroduse în modulul Nomenclatoare, ecranul Partener desfacere.

Dacă la factura ce urmează a fi emisă se acordă discount, înregistrarea acestuia se va face din tab-ul Discount / Rabat. Tipul acestuia se va selecta din listă, valoarea urmând a fi completată în câmpul aferent cu valoarea acestuia, procentuală sau valorică, în funcţie de tipul de discount selectat anterior.

Adăugarea produselor ce urmează a fi livrate, se va efectua din tab-ul Linii. Dacă  se doreşte utilizarea unei liste de preţ diferite de cel selectată pe antetul documentului, se va selecta din lista predefinită, cea corespunzătoare. La întroducerea unui produs în comandă este necesară selectarea simbolului articolului din listă, cu ajutorul butonului de căutare , denumirea acestuia fiind înscrisă automat de aplicaţie pe baza definiţiei date de utilizator pentru produsul respectiv, în modulul Nomenclatoare. Cantitatea comandată se poate întroduce în unitatea de măsură de bază sau în unitatea de măsură secundară, transformarea cantităţii dintr-o unitate de măsură în alta fiind efectuată automat de aplicaţie pe baza factorului de conversie întrodus la definirea produsului.

Figura 57

Dacă pentru produsul respectiv se acordă discount local, se va selecta tipul şi valoarea acestuia, înainte de a întroduce preţul unitar de vânzare, fără taxe. Chiar şi în cazul în care comanda nu beneficiază de discount global, şi discount-ul se acordă doar pentru produsul respectiv, aplicaţia permite selectarea acestuia din urmă, independent de cel global. În coloanele needitabile din partea dreaptă a ecranului sunt înscrise sumele cu şi fără taxe, respectiv discount global sau local.

Dacă odată cu mărfurile vândute, societatea oferă şi diverse servicii (ex. transport), acestea vor fi întroduse din tab-ul Serviciu. Astfel, după selectarea serviciului efectuat, din lista predefinită, se vor întroduce cantitatea (ex. în cazul tarifului de transport pe kilometru) şi preţul unitar al acestuia. Totalurile vor fi afişate în partea dreaptă a ecranului în câmpurile needitabile. După întroducerea tuturor datelor, totalurile vor putea fi verificate din tab-ul Antet în partea de jos a ecranului

Pentru ca documentul emis să poată fi preluat de ecranul Factură client, este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează.  Documentele, odată validate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat respectiv Listat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite.

2.2.3.3. Dispoziţie de livrare

După generarea comenzii client se poate emite şi o dispoziţie de livrare. Astfel, după înscrierea numărului transportului, se va selecta data livrării şi greutatea admisă pentru acesta. Dacă se vor face diverse observaţii referitoare la dispoziţia de livrare, acestea se vor înscrie în câmpul Observaţii. Dacă odată cu emiterea dispoziţiei de livrare se doreşte şi blocarea stocului, se va bifa câmpul Blocare stoc, şi câmpul Magazii.

Figura 58

Pentru adăugarea produselor care urmează a fi livrate se va accesa tab-ul Linii. Aici, cu ajutorul butonului de căutare , se va selecta din listă articolul corespunzător. Atenţie, listă afişată va conţine doar acele produse care apar într-o comandă client emisă anterior şi neonorată la data înregistrării acestui document, cu cantităţile corespunzătoare comenzii respective. Odată cu selectarea articolului, se vor completa automat datele referitoare la produsul comandat (denumire, greutate), datele clientului a cărui comandă conţine articolul selectat, precum şi agentul comercial responsabil pentru această comandă.

Figura 59

Singurul câmp care poate fi modificat în acest stadiu, este cantitatea de livrat din produsul selectat. Cantitatea se poate întroduce în unitatea de măsură de bază sau în unitatea de măsură secundară, transformarea cantităţii dintr-o unitate de măsură în alta fiind efectuată automat de aplicaţie pe baza factorului de conversie întrodus la definirea produsului. Pentru ca documentul emis să poată fi preluat de ecranul Factură client, este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează.  Documentele, odată validate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat respectiv Listat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite.

2.2.3.4. Dispoziţie de livrare 2

Pentru adăugarea unei dispoziţii de livrare de acest tip, se va accesa butonul Adaugă de pe bara de jos, după care se va selecta din listă numele clientului căruia îi corespunde aceasta, datele partenerului fiind preluate automat de aplicaţie, pe baza informaţiilor întroduse la definirea acestuia în meniul Nomenclatoare. După selectarea agentului comercial responsabil pentru această dispoziţie de livrare, se va selecta, dacă este cazul mijlocul de transport utilizat, şi lista de preţuri aferentă înregistrării curente .

Acest tip de dispoziţie de livrare, permite utilizatorului crearea documentului fără a avea însă la bază o comandă de client. În cazul în care totuşi, dispoziţia se emite pe baza unei comenzi anterior întroduse, odată cu selectarea documentului original - Comandă client - se va activa ecranul de căutare, în care vor fi afişate toate comenzile clientului, neonorate la data înregistrării documentului. La selectarea uneia dintre comenzi, datele înregistrate în aceasta vor fi preluate în dispoziţia de livrare. Dacă se vor face diverse observaţii referitoare la dispoziţia de livrare, acestea se vor înscrie în câmpul Observaţii. Dacă se doreşte blocarea stocului la întroducerea acestei dispoziţii de livrare, se va bifa câmpul Blocare stoc. Dacă se doreşte se vor completa câmpurile Ordine încărcare, Număr transport cu informaţiile referitoare la documentul definit aici. Câmpul  Finalizare transport se bifează după caz.

Valorile câmpurilor Tip rabat, Procent rabat, Valoare rabat, Valoare totală rabat vor fi calculate de aplicaţie, pe baza informaţiilor întroduse în documentul definit aici, respectiv pe baza informaţiilor întroduse în modulul Nomenclatoare, ecranul Partener desfacere.

 

 

Figura 60

Pentru definirea discount-ului acordat, dacă este cazul, se va accesa tab-ul Discount / rabat. Astfel, după selectarea tipului acestuia din lista predefinită, se va completa valoarea, procentuală sau numerică, în câmpul corespunzător.

Produsele incluse în acest document pot fi înregistrate din tab-ul Linii. Dacă  se doreşte utilizarea unei liste de preţ diferite de cel selectată pe antetul documentului, se va selecta din lista predefinită, cea corespunzătoare. Articolul se poate selecta cu ajutorul butonului de căutare , odată cu aceasta câmpurile corespunzătoare denumirii, lotului şi datei expirării produsului, fiind completate automat de aplicaţie. Cantitatea se poate întroduce în unitatea de măsură de bază sau în unitatea de măsură secundară, transformarea cantităţii dintr-o unitate de măsură în alta fiind efectuată automat de aplicaţie pe baza factorului de conversie întrodus la definirea produsului. În cazul în care se acordă discount local (doar pentru un anumit produs), tipul acestuia se va selecta din lista predefinită, urmând ca în câmpul aferent sa se completeze valoarea acestuia, procentuală sau numerică. Linia poate fi salvată după completarea preţului unitar de vânzare, fără TVA. Sumele aferente livrării pot fi verificate în partea din dreapta a ecranului, acestea fiind înscrise în câmpurile needitabile.

Figura 61

În cazul în care societatea efectuează servicii adiţionale livrării (ex. transport), înregistrarea acestora se va efectua din tab-ul Serviciu. Astfel, după selectarea serviciului efectuat, din lista predefinită, se vor întroduce cantitatea (ex. în cazul tarifului de transport pe kilometru) şi preţul unitar al acestuia. Totalurile vor fi afişate în partea dreaptă a ecranului în câmpurile needitabile.

Pentru ca documentul emis să poată fi preluat de ecranul Factură client, este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează.  Documentele, odată validate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat respectiv Listat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite.

2.2.3.5. Factură client

Facturile fiscale emise către clienţii societăţii se vor efectua din acest ecran. Prin accesarea butonului Adaugă de pe bara de jos se va întroduce o nouă factură. Numărul facturii fiscale este implementat de aplicaţie, pe baza definiţiei date în ecranul Plaje numere. Pentru adăugarea clientului corespunzător,  se va accesa ecranul de căutare, cu ajutorul butonului , odată cu selectarea partenerului fiind completate şi datele acestuia, întroduse la definirea în modulul Nomenclatoare. Aplicaţia setează implicit agentul comercial alocat acestui partener la definirea sa, agent care poate fi schimbat prin selectarea altuia din listă. Dacă în modulul Nomenclatoare s-au întrodus informaţii referitoare la mijloacele de transport utilizate, cu ajutorul butonului de căutare  se poate selecta şi mijlocul de transport. Câmpul Taxare inversă se bifează în cazul în care pentru documentul definit aici se aplică taxarea inversă.

Figura 62

În funcţie de contractul încheiat cu clientul, se va completa numărul de zile scadente ale facturii întroduse, data scadenţei fiind calculată de aplicaţie. În cazul în care există o listă de preţuri definită, aceasta se va selecta din listă. Factura fiscală poate fi întocmită şi pe baza unei comenzi, înregistrată anterior, a unui aviz de expediţie, sau a unei dispoziţii de livrare (2). Documentul iniţial poate fi selectat din lista predefinită, numărul acestuia urmând a fi întrodus, odată cu selectarea lui, de aplicaţie. Eventualele observaţii se vor înscrie în câmpul aferent, Observaţii. Valorile câmpurilor Tip rabat, Procent rabat, Valoare rabat, Valoare totală rabat vor fi calculate de aplicaţie, pe baza informaţiilor întroduse în documentul definit aici, respectiv pe baza informaţiilor întroduse în modulul Nomenclatoare, ecranul Partener desfacere. Dacă se doreşte se va selecta din lista predefinită în modulul Nomenclatoare, modul de plată.

Pentru definirea discount-ului acordat, dacă este cazul, se va accesa tab-ul Discount / rabat. Astfel, după selectarea tipului acestuia din lista predefinită, se va completa valoarea, procentuală sau valorică, în câmpul corespunzător.

În cazul în care factura fiscală are la bază o comandă înregistrată anterior, sau o dispoziţie de livrare, discount-ul, în cazul în care a fost definit anterior, va fi înscris automat de aplicaţie, fiind preluat din acel document. În cazul în care s-a utilizat o dispoziţie de livrare pentru a emite o factură, produsele care urmează a fi facturate vor fi preluate automat din documentul selectat de utilizator.

În caz contrar, articolele facturate se vor întroduce din tab-ul Linii. Dacă  se doreşte utilizarea unei liste de preţ diferite de cel selectată pe antetul documentului, se va selecta din lista predefinită, cea corespunzătoare. Aici, după selectarea articolului corespunzător, se va întroduce cantitatea care se doreşte a fi facturată. Atenţie, câmpurile referitoare la denumire, lotul şi data expirării produsului vândut, vor fi preluate automat din nota de recepţie pe baza căreia articolul a intrat în unitate.

Figura 63

Cantitatea de facturat se poate întroduce în unitatea de măsură de bază sau în unitatea de măsură secundară, transformarea cantităţii dintr-o unitate de măsură în alta fiind efectuată automat de aplicaţie pe baza factorului de conversie întrodus la definirea produsului. Pentru aplicarea unui discount local, se va selecta în primă fază tipul acestuia, din listă, urmând a se completa valoarea sa, procentuală sau numerică, în funcţie de tipul discount-ului selectat. Linia se poate salva după întroducerea preţului de vânzare fără TVA, sumele corespondente fiind calculate automat de aplicaţie.

În cazul în care societatea efectuează servicii adiţionale (ex. transport), înregistrarea acestora se va efectua din tab-ul Serviciu. Astfel, după selectarea serviciului efectuat, din lista predefinită, se vor întroduce cantitatea (ex. în cazul tarifului de transport pe kilometru) şi preţul unitar al acestuia. Totalurile vor fi afişate în partea dreaptă a ecranului în câmpurile needitabile.

Pentru ca documentul emis să fie contat în modulul Contabilitate este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează, odată cu validarea documentului fiind realizată şi contarea acestuia. Documentele, odată validate şi contate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat, Stornat respectiv Contat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite. 

 

2.2.3.6. Restituire client

Ecranul permite înregistrarea restituirilor mărfurilor vândute, de la clienţi. Pentru a înregistra restituirea, se va accesa butonul Adaugă de pe bara de jos, după care se vor completa următoarele date în tab-ul Antet.

Figura 64

Prin accesarea butonului Adaugă de pe bara de jos se va întroduce o nouă restituire client. Numărul facturii fiscale este implementat de aplicaţie, pe baza definiţiei date în ecranul Plaje numere.

Pentru a selecta clientul care face restituirea se va accesa butonul de căutare , ecranul de căutare afişând partenerii de desfacere ai punctului de lucru, definiţi în ecranul Parteneri desfacere. Datele clientului vor fi înscrise automat de aplicaţie, pe baza informaţiilor înscrise la definirea partenerului. Agentul comercial va fi setat implicit de aplicaţie, dar dacă se doreşte acesta poate fi modificat, prin selectarea acestuia din ecranul de căutare.

Odată cu selectarea din listă a tipului documentului original care a stat la baza vânzării, se va deschide ecranul de căutare, din care se va alege factura fiscală pentru care se face restituirea. Datele facturii selectate vor fi preluate automat în câmpurile curente ale ecranului, iar în cazul în care se doreşte a se modifica una din linii, se va accesa butonul Modifică (se pot modifica toate datele produsului). Eventualele observaţii se vor înscrie în câmpul aferent, Observaţii. În cazul în care facturii iniţiale i-a fost acordat discount, acesta se va reflecta în câmpurile aferente Tip rabat respectiv Procent rabat / Valoare rabat / Valoare totală rabat.

Dacă nu se doreşte selectarea unui document de bază pentru operaţie, produsele se vor întroduce din tab-ul Linii. La selectarea articolului din ecranul de căutare, accesat cu ajutorul butonului de căutare , se va înscrie automat denumirea articolului selectat. După întroducerea numărului lotului corespunzător produsului selectat, se va seta data expirării acestuia, urmând a se înscrie în câmpul aferent cantitatea din articolul respectiv.

Figura 65

Cantitatea de restituit se poate întroduce în unitatea de măsură de bază sau în unitatea de măsură secundară, transformarea cantităţii dintr-o unitate de măsură în alta fiind efectuată automat de aplicaţie pe baza factorului de conversie întrodus la definirea produsului. Pentru aplicarea unui discount local, se va selecta în primă fază tipul acestuia, din listă, urmând a se completa valoarea sa, procentuală sau numerică, în funcţie de tipul discount-ului selectat. Linia se poate salva după întroducerea preţului unitar fără TVA, sumele corespondente fiind calculate automat de aplicaţie.

Pentru ca documentul emis să fie contat în modulul Contabilitate este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează, odată cu validarea documentului fiind realizată şi contarea acestuia. Documentele, odată validate şi contate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat, Stornat respectiv Contat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite.

2.2.3.7. Comandă desfacere

Dacă se doreşte înregistrarea ieşirii de produse din unitate către un alt punct de lucru al aceleiaşi unităţi, această operaţie se va înregistra din ecranul Comandă desfacere. La editarea unei comenzi primul pas este selectarea punctului de lucru corespondent din listă. După selectarea agentului comercial răspunzător de această operaţie, se va înscrie data termen a livrării produselor. În cazul în care odată cu operarea comenzii se doreşte blocare stocului, se va bifa câmpul corespunzător, Blocare stoc. Această operaţie nu va mai permite utilizarea cantităţii înregistrate în acest document, din produsul selectat. În cazul în care există definită o listă de preţuri, aceasta se va selecta din listă. Dacă înregistrarea este însoţită de o reducere, tipul rabatului se va selecta din lista predefinită, urmând a se completa valoarea, procentuală sau numerică, în funcţie de tipul reducerii selectate. Eventualele observaţii se vor înscrie în câmpul aferent, Observaţii.

Figura 66

Adăugarea produselor ce urmează a fi livrate, se va efectua din tab-ul Linii. La întroducerea unui produs în comandă este necesară selectarea simbolului articolului din listă, cu ajutorul butonului de căutare , denumirea acestuia fiind înscrisă automat de aplicaţie pe baza definiţiei date de utilizator pentru produsul respectiv, în modulul Nomenclatoare. Cantitatea comandată se poate întroduce în unitatea de măsură de bază sau în unitatea de măsură secundară, transformarea cantităţii dintr-o unitate de măsură în alta fiind efectuată automat de aplicaţie pe baza factorului de conversie întrodus la definirea produsului. Dacă pentru produsul respectiv se acordă discount local, se va selecta tipul şi valoarea acestuia, înainte de a întroduce preţul unitar fără TVA. În coloanele needitabile din partea dreaptă a ecranului sunt înscrise sumele cu şi fără taxe, respectiv discount global sau local. După întroducerea tuturor produselor, totalurile vor putea fi verificate din tab-ul Antet în partea de jos a ecranului.

 

Figura 67

Pentru ca documentul emis să fie contat în modulul Contabilitate este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează, odată cu validarea documentului fiind realizată şi contarea acestuia. Documentele, odată validate şi contate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat, Stornat respectiv Contat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite. 

2.2.3.8. Ieşire subunitate

Ieşirile din subunitate către alte puncte de lucru, se vor înregistra în acest ecran. Întroducerea unei ieşiri din subunitate se va realiza prin accesarea butonului Adaugă de pe bara de jos. Numărul documentului este setat de aplicaţie, pe baza datelor definite din ecranul Plaje numere. Primul pas la editarea unui aviz de ieşire din subunitate, este selectarea punctului de lucru corespondent. Eventualele observaţii se vor înscrie în câmpul aferent, Observaţii.  După caz se vor modifica câmpurile Data creării, respectiv Data emiterii a documentului. Se va selecta, dacă este cazul, tipul documentului care stă la baza înregistrării (comandă client, dispoziţie livrare). Odată cu selectarea tipului documentului original se va deschide ecranul de căutare, de unde se va selecta documentul întrodus anterior, care stă la baza înregistrării ieşirii din unitate. Ecranul de căutare va afişa doar acele documente care au data emiterii anterioară datei în care se înregistrează ieşirea din subunitate. De asemenea, odată cu selecţia comenzii sau dispoziţiei de livrare corespunzătoare, se vor completa câmpurile tab-ului Linii, tab care conţine datele referitoare la produsul care urmează a fi livrat şi cantitatea care urmează a fi livrată.

Figura 68

Dacă nu se doreşte selectarea unui document de bază pentru operaţie, produsele se vor întroduce din tab-ul Linii. Aici, odată cu selectarea din listă a produsului de livrat, se vor completa câmpurile aferente denumirii, lotului şi datei expirării acestui articol. Cantitatea de livrat se poate întroduce în unitatea de măsură de bază sau în unitatea de măsură secundară, transformarea cantităţii dintr-o unitate de măsură în alta fiind efectuată automat de aplicaţie pe baza factorului de conversie întrodus la definirea produsului.

Figura 69

Preţul unitar al articolelor întroduse în listă se va seta automat de aplicaţie, odată cu validarea documentului de ieşire (aplicaţia calculează preţul unitar pentru livrare folosind metoda de calculaţie a valorii stocurilor utilizată de societate, LIFO, FIFO sau PAMP).

Pentru ca documentul emis să fie contat în modulul Contabilitate este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează, odată cu validarea documentului fiind realizată şi contarea acestuia. Documentele, odată validate şi contate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat, Stornat respectiv Contat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite.  

2.2.3.9. Bon casă

Vânzarea cu amănuntul, către clienţi persoane fizice, se înregistrează în acest ecran. Pentru adăugarea unui bon de casă, se va acccesa butonul Adaugă de pe bara de jos. După care se vor înscrie observaţiile în câmpul aferent, Observaţii. În cazul în care există o listă de preţuri definită anterior în modulul Nomenclatoare, aceasta se va selecta pentru utilizare din listă. În cazul în care o listă este selectată, preţul de vânzare al fiecărui articol adăugat va fi înscris automat de aplicaţie, pe baza acesteia, în caz contrar, preţurile vor fi întroduse de către utilizator.

Figura 70

Pentru adăugarea produselor vândute se va accesa tab-ul Linii (vezi figura 41). Ecranul de căutare al articolelor se va deschide odată cu accesarea butonului de adăugare.Odată cu selectarea produsului, se vor completa automat şi datele referitoare la acesta (denumire, lot şi data expirării). Cantitatea vândută se poate întroduce în unitatea de măsură de bază sau în unitatea de măsură secundară, transformarea cantităţii dintr-o unitate de măsură în alta fiind efectuată automat de aplicaţie pe baza factorului de conversie întrodus la definirea produsului.

Figura 71

Înainte de salvarea liniei, se va înscrie preţul unitar de vânzare cu taxe incluse. Sumele corespondente vor fi calculate de aplicaţie, vizualizarea acestora se poate face în partea dreaptă a ecranului, în câmpurile needitabile. După întroducerea tuturor produselor, totalurile vor putea fi verificate din tab-ul Antet în partea de jos a ecranului.

După listarea bonului de casă se realizează automat şi validarea acestuia. Documentele, odată validate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat, Stornat respectiv Listat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite. 

2.2.3.10. Monetar

La adăugarea monetarului se va completa numărul acestuia, după care se va accesa butonul Generează. Această operaţie presupune generarea de linii care conţin date referitoare la valoarea încasată de la clienţi şi valoarea discount-urilor totale acordate  în ziua respectivă. Tab-ul Linii are aici doar rol de vizualizare a datelor emise în tab-ul anterior. Aici se pot verifica sumele generate de aplicaţie în tab-ul Antet.

Figura 72

Pentru ca documentul emis să fie contat în modulul Contabilitate este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează, odată cu validarea documentului fiind realizată şi contarea acestuia. Documentele, odată validate şi contate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat, Stornat respectiv Contat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite. 

2.2.3.11. Factură export

La emiterea unei facturi de vânzare către un client extern se accesează acest ecran. Întroducerea  unui document se realizează prin accesarea butonului Adaugă. Numărul facturii fiscale este implementat de aplicaţie, pe baza definiţiei date în ecranul Plaje numere. Pentru adăugarea clientului corespunzător, se va accesa ecranul de căutare, cu ajutorul butonului , odată cu selectarea partenerului fiind completate şi datele acestuia, întroduse la definirea în modulul Nomenclatoare. Câmpul Livrare intracomunitară se preia automat dacă în modulul Nomenclatoare la partener persoane juridice este bifat câmpul Comunitar ( pentru cei care au sediul în ţările din UE ). Câmpul Fără Certificat se bifează în cazul în care clientul nu prezintă un certificat de înregistrare în scop TVA.  În cazul în care partenerul nu are sediul în Uniunea Europeană câmpul Livrare intracomunitară va fi needitabil, şi va vizibil câmpul Tip export pentru selectarea cotei de TVA aplicată tranzacţiei, din lista predefinită. Agentul comercial ales la definirea partenerului de desfacere va fi preluat în câmpul corespunzător, utilizatorul având posibilitatea de a-l schimba prin selectarea acestuia cu ajutorul butonului de căutare . Se alege mijlocul de transport ( în cazul în care se utilizează), respectiv modul  de plată a facturii (cec, numerar, etc.) Se completează data înregistrării, se întroduce numărul de zile până la scadenţă, după care aplicaţia va calcula data scadenţei.

Figura 73

Dacă este cazul, se va selecta tipul documentului original, document emis anterior, care stă la baza înregistrării facturii de export (ex. comanda client sau dispoziţie de livrare). Odată cu selectarea documentului de bază, informaţiile din documentul respectiv vor fi preluate în tab-ul Linii (produsele comandate şi datele aferente, preţul de vânzare, discount-ul acordat, dacă este cazul). În câmpul Observaţii pot fi întroduse eventualele observaţii. Valorile câmpurilor needitabile Tip rabat, Procent rabat, Valoare rabat, Valoare totală rabat vor fi calculate de aplicaţie, pe baza informaţiilor întroduse în documentul definit aici, respectiv pe baza informaţiilor întroduse în modulul Nomenclatoare, ecranul Partener desfacere. Se va selecta tipul de valută din câmpul Tip valută, şi lista de preţuri corespunzătoare din lista predefinită ( în cazul în care se folosesc liste de preţuri), şi se întroduce cursul de schimb valutar valabil la data efectuării tranzacţiei, curs pe baza căruia sistemul va calcula suma aferenta în lei.

Dacă la baza facturii de export nu există un document emis anterior, adăugarea articolelor facturate se va efectua din tab-ul Linii. Prin accesarea butonului Adaugă se trece în tab-ul Linii. În cazul în care se doreşte utilizarea unei liste de preţ diferite de cea selectată pe antetul documentului, se alege lista de preţ corespunzătoare. Prin accesarea butonului de căutare  se selectează din listă articolul dorit, odată cu această operaţie se completează câmpurile Denumire articol, Lot, şi data expirării cu datele referitoare la articolul ales. Cantitatea vândută se poate întroduce în unitatea de măsură principală sau unitatea de măsură secundară, transformarea cantităţii dintr-o unitate de măsura în alta fiind realizată automat de sistem pe baza factorului de conversie întrodus la definirea produsului în modulul Nomenclatoare. Câmpurile Greutate netă şi Greutate brută se preiau din modulul Nomenclatoare, dacă această informaţie este întrodusă la definirea articolului. Utilizatorul având posibilitatea de a schimba valorile din aceste câmpuri. În cazul în care se doreşte aplicarea unui rabat procentual la preţul unitar, se alege Tip rabat procentual, prin urmare se activează câmpul Procent rabat, unde se va întroduce procentul. Dacă se doreşte aplicarea unui rabat valoric se alege Tip rabat - valoric, ca urmare se va activa câmpul Valoare rabat unde se poate întroduce valoarea rabatului ( în valută) aplicat la articolul ales. Înainte de salvarea liniei se vor întroduce în câmpurile aferente, preţul unitar al produsului, în valuta selectată, numărul facturii externe şi al DVE, precum şi numărul transportului corespunzător.

Figura 74

Există posibilitatea întroducerii unui discount global, pentru toată factura accesând tab-ul Discount/Rabat. Se alege tipul discountului predefinit în modulul Nomenclatoare, şi se întroduce valoarea sau procentul acestuia (în funcţie de modul de definire). După accesarea butonului Adaugă discountul selectat va fi aplicat pe valoarea documentului.

Accesând tab-ul Serviciu se poate adăuga un serviciu predefinit în modulul Nomenclatoare. Se alege tipul serviciului facturat, se întroduce cantitatea şi preţul unitar exprimat în valută. Aplicaţia va calcula automat preţul unitar în lei pe baza cursului de schimb întrodus pe antet. După întroducerea poziţiilor, totalurile vor putea fi verificate din tabul Antet în partea de jos a ecranului. Dacă informaţiile sunt corecte se accesează butonul Salvează.

După salvarea documentului, dacă pe antet s-a bifat câmpul Livrare intracomunitară se activează pe bara de jos, butonul Intrastat. După accesarea acestui buton, se pot întroduce informaţiile necesare pentru generarea Declaraţiei Intrastat. Se alege Partener destinaţie în funcţie de destinaţia produselor din factură. Se întroduc cheltuielile de transport până în vamă şi cheltuielile în valoare fiscală exprimate în RON. Cu ajutorul butonului de căutare  se alege natura tranzacţiei A, natura tranzacţiei B, condiţiile de livrare, precum şi modul de transport. Se alege tipul de repartizare a cheltuielilor care poate să fie cantitativ sau valoric. După completarea informaţiilor se trece la salvarea informaţiilor cu ajutorul butonului de Salvează.       

Figura 75

După întroducerea tuturor informaţiilor, totalurile vor putea fi verificate din tab-ul Antet în partea de jos a ecranului. Pentru ca documentul emis să fie contat în modulul Contabilitate este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează, odată cu validarea documentului fiind realizată şi contarea acestuia. Documentele, odată validate şi contate nu mai pot fi modificate sau şterse. Dacă se doreşte stornarea documentului se accesează butonul Stornare, în urma căruia se va emite factură în minus.

Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat, Stornat, respectiv Contat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite.

 

2.2.3.12. Listă preţuri

În cazul în care vânzările se efectuează pe bază de liste de preţ acestea se pot adăuga pe fiecare punct de lucru sau poate fi unică dacă se bifează opţiunea Lista de preţ unică. Dacă este bifată opţiunea Lista de preţ internă aceasta poate fi utilizată în ecranul Nota de predare, recepţia produselor în magazie putându-se efectua pe baza acesteia. Lista poate fi creată pe o perioadă determinată dacă se bifează opţiunea Valabilitate pe perioadă determinată, completându-se în acest caz datele de început şi de sfârşit. De asemenea lista de preţuri poate fi creată în RON sau în valută. Lista de preţuri în valută se poate crea la un curs fix RON / valută prin întroducerea acestei valori în câmpul Curs Valută sau la cursul din ziua facturării dacă se bifează opţiunea Curs de schimb la data facturării. În acest caz cursul de schimb se întroduce în ecranul Curs valutar din modulul Nomenclatoare.

Figura 76

Adăugarea articolelor pe lista de preţuri se face prin accesarea butonului Adaugă. După selectarea articolului se întroduce preţul de vânzare fără taxe sau preţul de vânzare cu taxe în câmpurile respective. După terminarea completării datelor se trece la salvarea documentului prin accesarea butonului Salvează.

 

 

2.2.4. Operaţii interne

Meniul conţine ecranele aferente operaţiilor care au loc în interiorul societăţii, fără a fi implicaţi terţii. Astfel, în acest meniu vom găsi procese verbale corespunzătoare operaţiilor de intrare – ieşire a produselor, modificări de preţ şi de lot, precum şi procese verbale de transformare respectiv, dezmembrare.

2.2.4.1. Proces verbal intrare

Pentru înregistrarea intrărilor de produse în unitate în urma donaţiilor primite sau constatate ca plus de inventar, se va utiliza acest ecran. Primul pas pentru emiterea unui proces verbal de intrare este completarea datei emiterii documentului şi a serii şi numărului acestuia. Pentru a selecta angajatul în a cărui gestiune se va reflecta intrarea articolelor, se va accesa ecranul de căutare cu ajutorul butonului . În funcţie de situaţie, se va selecta din lista predefinită tipul procesului verbal de intrare, după caz, plus de inventar sau donaţie primită. Eventuale observaţii şi explicaţii se vor întroduce în câmpurile aferente Observaţii respectiv Explicaţii.

Figura 77

Adăugarea produselor intrate în gestiune se va efectua din tab-ul Linii. Cu ajutorul butonului de căutare  se va accesa ecranul care conţine lista produselor definite în modulul Nomenclatoare, de unde se va selecta articolul constatat plus la inventar sau primit cu titlu de donaţie, odată cu aceasta fiind înscrisă şi denumirea acestuia în câmpul corespunzător.

Figura 78

După completarea lotului (dacă este folosit) în care este recepţionat articolul, precum şi data expirării acestuia, se poate înregistra cantitatea constatată plus la inventar. Cantitatea recepţionată se poate întroduce în unitatea de măsură de bază sau în unitatea de măsură secundară, transformarea cantităţii dintr-o unitate de măsură în alta fiind efectuată automat de aplicaţie pe baza factorului de conversie întrodus la definirea produsului. În câmpul Preţ cost se va înscrie costul la care va fi înregistrat în gestiune produsul, pentru evidenţa stocurilor. În cazul în care gestiunea stocurilor este ţinută la valoare cu amănuntul, preţul de vânzare fără TVA se va înscrie în câmpul aferent, aplicaţia urmând să calculeze şi să înscrie preţul cu TVA.

După întroducerea tuturor produselor, totalurile vor putea fi verificate din tab-ul Antet în partea de jos a ecranului.

Pentru ca documentul emis să fie contat în modulul Contabilitate este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează, odată cu validarea documentului fiind realizată şi contarea acestuia. Documentele, odată validate şi contate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat, Stornat respectiv Contat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite.  

2.2.4.2. Proces verbal ieşire

Pentru înregistrarea ieşirilor de produse în unitate în urma donaţiilor efectuate, casărilor, ieşirilor pe protocol, pierderilor din calamităţi sau constatate ca minus de inventar, se va utiliza acest ecran.

Figura 79

Primul pas pentru emiterea unui proces verbal de ieşire este completarea datei emiterii documentului şi a serii şi numărului acestuia. Pentru a selecta angajatul din a cărui gestiune se va reflecta ieşirea articolelor, se va accesa ecranul de căutare cu ajutorul butonului . În funcţie de situaţie, se va selecta din lista predefinită tipul procesului verbal de ieşire, după caz, minus de inventar, casare, protocol, pierderi din calamităţi sau donaţie efectuată. Eventuale observaţii şi explicaţii se vor întroduce în câmpurile aferente Observaţii respectiv Explicaţii.

 Adăugarea produselor ieşite din gestiune se va efectua din tab-ul Linii. Cu ajutorul butonului de căutare  se va accesa ecranul care conţine lista produselor definite în Nomenclatoare, de unde se va selecta articolul corespunzător, odată cu aceasta fiind înscrise şi denumirea acestuia, lotul şi data expirării, în câmpurile aferente. Cantitatea ieşită se poate întroduce în unitatea de măsură de bază sau în unitatea de măsură secundară, transformarea cantităţii dintr-o unitate de măsură în alta fiind efectuată automat de aplicaţie pe baza factorului de conversie întrodus la definirea produsului. Câmpul Preţ cost conţine costul la care va fi scos din gestiune produsul, pentru evidenţa stocurilor. În cazul în care gestiunea stocurilor este ţinută la valoare cu amănuntul, preţul de vânzare fără TVA va fi înscris automat de aplicaţie în câmpul aferent, odată cu preţul de vânzare cu TVA.

Figura 80

După întroducerea tuturor produselor, totalurile vor putea fi verificate din tab-ul Antet în partea de jos a ecranului.

Pentru ca documentul emis să fie contat în modulul Contabilitate este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează, odată cu validarea documentului fiind realizată şi contarea acestuia. Documentele, odată validate şi contate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat, Stornat respectiv Contat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite.  

2.2.4.3. Proces verbal modificare lot

Pentru modificarea lotului în care este înregistrat un produs, este necesară accesarea acestui ecran.

După setarea datei în care are loc înregistrarea operaţiei, se va întroduce seria şi numărul procesului verbal. Magazia în cadrul căreia are lor operaţia va fi setată automat, în funcţie de magazia selectată la deschiderea aplicaţiei. Angajatul responsabil pentru operaţia înregistrată va fi selectat din ecranul de căutare. Cu ajutorul butonului  se va selecta simbolul articolului al cărui lot se doreşte a fi modificat, denumirea acestuia fiind completată automat, pe baza definiţiei articolului din modulul Nomenclatoare. Eventualele observaţii şi explicaţii se vor întroduce în câmpurile aferente.

Figura 81

Modificările propriu-zise se vor efectua din tab-ul Linii, tab care este compartimentat în două părţi corespunzătoare loturilor sursă şi destinaţie. Selecţia lotului sursă va avea loc cu ajutorul butonului de căutare , ecranul astfel deschis afişând doar loturile corespunzătoare produsului selectat anterior. Din listă se va selecta linia care conţine lotul care se doreşte a fi schimbat. Cantitatea aferentă se poate întroduce în unitatea de măsură de bază sau în unitatea de măsură secundară, transformarea cantităţii dintr-o unitate de măsură în alta fiind efectuată automat de aplicaţie pe baza factorului de conversie întrodus la definirea produsului. Lotul destinaţie poate fi întrodus de utilizator, sau poate fi selecta din lista loturilor definite anterior, listă care poate fi accesată cu ajutorul butonului de căutare. După setarea datei expirării produsului, se va înscrie costul acestuia, iar dacă este cazul, adaosul valoric (atenţie, nu se va întroduce adaosul procentual). Pe baza acestor date, aplicaţia va calcula preţul de vânzare aferent, cu şi fără TVA.

Figura 82

După întroducerea tuturor produselor, totalurile vor putea fi verificate din tab-ul Antet în partea de jos a ecranului.

Pentru ca documentul emis să fie contat în modulul Contabilitate este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează, odată cu validarea documentului fiind realizată şi contarea acestuia. Documentele, odată validate şi contate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat, Stornat respectiv Contat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite.  

2.2.4.4. Proces verbal modificare preţ

Pentru modificarea preţului la care este înregistrat un produs, este necesară accesarea acestui ecran.

După setarea datei în care are loc înregistrarea operaţiei, se va întroduce seria şi numărul procesului verbal. Magazia în cadrul căreia are lor operaţia va fi setată automat, în funcţie de magazia selectată la deschiderea aplicaţiei. Angajatul responsabil pentru operaţia înregistrată va fi selectat din ecranul de căutare. Eventualele observaţii şi explicaţii se vor întroduce în câmpurile aferente.

Figura 83

Modificările propriu-zise se vor efectua din tab-ul Linii. Selecţia simbolului articolului va avea loc cu ajutorul butonului de căutare, odată cu selecţia acestuia completându-se şi denumirea produsului al cărui preţ urmează a fi modificat. Utilizatorul va întroduce în câmpurile aferente preţul de vânzare fără TVA sau cu TVA (aplicaţia calculează automat valoarea cu sau fără taxe corespunzătoare) precum şi preţul de vânzare cu amănuntul, dacă este cazul.

Figura 84

Totalurile vor putea fi verificate odată cu validarea documentului înregistrat. Pentru ca documentul emis să fie contat în modulul Contabilitate este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează, odată cu validarea documentului fiind realizată şi contarea acestuia. Documentele, odată validate şi contate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat, Stornat respectiv Contat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite.  

2.2.4.5. Proces verbal transformare

Pentru a înregistra operaţiile aferente compunerii unui produs nou din mai multe produse existente, se va utiliza acest ecran.

Astfel, după întroducerea datelor cu caracter general (seria şi numărul procesului verbal, selectarea angajatul răspunzător de proces şi completarea câmpurilor Observaţii şi Explicaţii cu eventuale observaţii şi explicaţii), se poate trece la selectarea produselor componente din procesul de transformare.

Figura 85

În tab-ul Linii se vor întroduce articolele componente. Odată cu selectarea, din ecranul de căutare, a articolului corespunzător, se vor completa automat datele referitoare la acesta (denumire, lot, data expirării şi preţul acestuia). Linia se poate salva după înscrierea cantităţii necesare din articolul respectiv.

După completarea tuturor articolelor necesare efectuării transformării, se va înscrie în tab-ul Rezultat, produsul rezultat din proces. După selectarea rezultatului din ecranul de căutare, se vor înscrie în câmpurile aferente lotul din care face parte acesta, cantitatea rezultată şi data expirării acestuia. Odată cu completarea cantităţii rezultate, aplicaţia va înscrie preţul final al produsului, în funcţie de preţurile întroduse de utilizator la definirea fiecărei componente. Acest preţ poate fi modificat de utilizator, dacă se doreşte acest lucru. Cota de TVA aplicată rezultatului, se va selecta din lista predefinită. Totalurile documentului sunt afişate în partea de jos a ecranului.

Pentru ca documentul emis să fie contat în modulul Contabilitate este necesară validarea manuală a acestuia de către utilizator, prin accesarea butonului Validează, odată cu validarea documentului fiind realizată şi contarea acestuia. Documentele, odată validate şi contate nu mai pot fi modificate sau şterse. Starea documentului poate fi cunoscută prin verificarea câmpurilor Validat, Stornat respectiv Contat, şi anume dacă aceste câmpuri sunt bifate, condiţiile descrise de acestea sunt îndeplinite.

2.2.4.6. Proces verbal dezmembrare

Inversul procesului de transformare, prezentat mai sus, este procesul de dezmembrare, proces care se operează din acest ecran. Astfel, pentru a ajunge de la un întreg la componentele sale, se vor parcurge următoarele etape.

În antet se va înscrie seria şi numărul procesului verbal de dezmembrare, după care se va selecta din ecranul de căutare angajatul care răspunde de această operaţie. Eventualele explicaţii şi observaţii se vor înscrie în câmpurile aferente.

Figura 86