iBS este un produs al
iBS SaaS iBS Financials Acasa Stiri Cariere Contact
 
iBS

Manual de utilizare

Manual de utilizare Contabilitate

Capitolul 1

Capitolul 2

Capitolul 1

Acest document prezintă funcţiile modulului iBS Contabilitate împreună cu modul lor de utilizare.

Se prezintă procesul general de întreţinere şi generare a înregistrărilor contabile.

Pentru a ţine evidenţa acestora, aplicaţia iBS pune la dispoziţia utilizatorului funcţii grupate atât în submodulul Nomenclatoare, cât şi în modulul Contabilitate.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Capitolul 2.

 

2.1.  Funcţii cuprinse în submodulul Nomenclatoare

 

Submodulul Nomenclatoare cuprinde funcţiile care grupează termenii comuni pentru modulul Contabilitate.

La operarea în modulul Contabilitate se întâlnesc termeni necesari la completarea diferitelor informaţii privitoare la societate, planul de conturi al acesteia şi de asemenea datele partenerilor firmei.

Aceşti termeni sunt descrişi în continuare, grupaţi după scopul pe care îl au în modulul Contabilitate.

 

2.1.1. Meniul Nomenclatoare

 

2.1.1.1. Datele societăţii

 

Din ecranul  Subunităţi se pot crea şi/sau modifica punctele de lucru ale societăţii. Astfel, în tab-ul Subunitatea se pot defini atât datele punctului de lucru (denumire, adresă, telefon), cât şi conturile contabile corespondente folosite la realizarea notelor contabile, specifice punctului de lucru.

 

Figura 1

 

Pentru definirea conturilor bancare ale societăţii se va folosi tab-ul conturi bancare care poate fi accesat prin apăsarea butonului Modifica conturi bancare.

 

Figura 2

 

În acest ecran este posibilă definirea conturilor bancare ale punctului de lucru, prin selectarea unităţii bancare, a contului aferent (în valută sau în RON), şi setarea conturilor contabile analitice, dacă este cazul, conturi care vor fi preluate automat de modulul Contabilitate.

Atenţie, pentru selectarea unităţii bancare, este necesară înainte definirea acesteia din ecranul Bănci. Aici se vor seta denumirea şi simbolul băncilor la care societatea sau partenerii acesteia au deschise conturi în RON sau în valută.

 

2.1.1.2. Planul de conturi

 

În acest ecran se poate vizualiza planul de conturi general al societăţii.

Aici se creează conturile analitice, în funcţie de necesităţile punctului de lucru (ex. analitice pentru conturile bancare), prin adăugarea analiticului dorit la simbolul contului, înscrierea denumirii noului cont creat şi setarea tipului contului contabil (activ sau pasiv). În funcţie de modul de lucru al societăţii se pot adăuga şi modifica corespondenţe între conturi, în tab-ul Conturi corespondente putând fi setate conturile debitoare şi creditoare cu care fiecare cont în parte poate definii formule contabile. În cazul conturilor analitice, corespondenţa conturilor este preluată automat de la contul sintetic.

 

 

Figura 3

 

În cazul în care un cont este predefinit  (cont sintetic setat implicit în formatul de bază al modulului Contabilitate), acesta nu poate fi modificat direct. Conturile sintetice de pe ultimul nivel (conturi sintetice de gradul I sau II dacă este cazul) au bifat implicit câmpul Apare în balanţa sintetică. În cazul în care se doreşte ca în balanţa sintetică să apară doar contul analitic, se va bifa câmpul Apare în balanţa sintetică pentru contul respectiv.

Atenţie: dacă la  conturi există următoarea structură:

401

401.01

      401.01.01

      401.01.02

401.02

401.03

404

      404.01

      404.02

şi doriţi ca în balanţa sintetică să apară conturile 401.01.01 şi 401.01.02, trebuie ca prima dată să bifaţi câmpul Apare în balanţa sintetică pentru contul 401.01 şi doar după aceea se va pune bifa pentru contul 401.01.01 sau 401.01.02.   

 

2.1.1.3. Ecrane adiţionale

 

Printre ecranele care au corespondenţă în contabilitate, dar care sunt folosite destul de rar şi unele dintre ele doar în cazuri excepţionale, fac parte Bănci, Cote TVA, Plaje coduri note contabile, Localităţi, Angajaţi, Tipuri valute şi Curs valutar. Pentru a soluţiona eventualele neclarităţi referitoare la modul de utilizare al acestor ecrane, vă rugăm să consultaţi Manualul de utilizare al modulului Nomenclatoare.

 

2.1.2. Meniul Parteneri

 

2.1.2.1. Persoane juridice

 

Ecranul Persoane juridice permite adăugarea partenerilor persoane juridice, clienţi sau furnizori. Tab-ul Informaţii generale se completează cu denumirea persoanei juridice, codul fiscal al acesteia, numărul de înregistrare la Oficiul Registrului Comerţului. După completarea acestor informaţii se va accesa tab-ul Puncte de lucru, care oferă informaţii detaliate referitoare la societate (adresă, telefon etc.), precum şi o caracterizare contabilă specifică punctului de lucru. Astfel, caracterizarea contabilă permite utilizatorului setarea de conturi analitice pentru fiecare partener în parte, adiţional fiind posibilă crearea de conturi analitice de gradul II pentru fiecare punct de lucru al oricărui partener. În cazul în care partnerul este extern se va seta Valuta corespunzătoare iar adresa acestuia va fi Externă.

 

Figura 4

 

 

2.1.2.2. Persoane fizice

 

Dacă societatea are ca parteneri persoane fizice, definirea acestora se poate face din acest ecran.

 

Figura 5

 

Pentru definirea acestora este necesară introducerea unui cod intern, a numelui, prenumelui, seriei şi numărului de buletin (CI) precum şi a codului numeric personal. Codul intern, numele şi prenumele sunt date obligatorii. Tot aici se permite setarea caracterizării contabile a persoanei fizice, fiind posibilă asignarea de conturi analitice pentru fiecare partener în parte, dacă se doreşte o evidenţă contabilă detaliată. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Funcţii cuprinse în modulul Contabilitate

 

2.2.1. Operaţii

În acest meniu se găsesc ecranele care permit efectuarea de operaţii cu caracter general pentru societate, operaţii care au caracter periodic sau ocazional.

2.2.1.1. Luna contabilă

 

Acest ecran permite selectarea lunii în care se lucrează şi de asemenea efectuarea închiderii lunii contabile, temporară sau definitivă. Închiderea temporară a unei luni contabile va permite utilizatorului redeschiderea acesteia în cazul în care acest lucru este necesar. Totodată, prin închiderea temporară a lunii contabile, aplicaţia deschide automat următoarea lună contabilă. În cazul în care s-a optat pentru închiderea unei luni contabile (temporară sau definitivă), aplicaţia nu va mai permite să se lucreze în luna respectivă, până la o eventuală redeschidere a acesteia.

 

Figura 6

 

Dacă luna contabilă a fost închisă definitiv, aplicaţia nu va mai permite redeschiderea sau accesarea acesteia. Informaţiile referitoare la statusul unei luni vor fi afişate în permanenţă în coloana Status lună, astfel veţi cunoaşte dacă luna respectivă este închisă definitiv, temporar sau dacă luna respectivă este deschisă. Operaţiile referitoare la luna contabilă se pot efectua pe fiecare punct de lucru în parte, sau de la sediul central. Astfel, închiderea de lună va putea fi efectuată fie de pe fiecare punct de lucru în parte, fie de pe sediul central. Tot de pe sediul central se pot închide lunile contabile de pe toate punctele de lucru dar şi întreaga firmă.

La închiderea de lună, de pe un punct de lucru se pot închide conturile de cheltuieli şi venituri şi conturile de producţie neterminată. Pe întreaga firmă, de la sediul central, se poate efectua închiderea conturilor de TVA şi înregistrarea automată a impozitului pe profit.

2.2.1.2. Document justificativ

 

În cazul în care se lucrează cu Cod notă contabilă,  dacă se doreşte alocarea automata al câte unui cod pentru fiecare dintre documentele folosite, acest lucru se poate seta din ecranul Document justificativ, prin modificarea codului implicit generat de program, „General”.

 

Figura 7

 

Astfel, cu ajutorul listei predefinite, se va selecta din codurile generate de utilizator (generarea codurilor se face în ecranele în care acestea se folosesc), cel potrivit situaţiei.

2.2.1.3. Solduri iniţiale

 

La începerea utilizării aplicaţiei, se vor introduce manual soldurile iniţiale şi rulajul conturilor, datele fiind luate din balanţa de verificare a societăţii, operaţie efectuată pe fiecare punct de lucru în parte, dacă este cazul.

 

Figura 8

 

Prin accesarea butonului Solduri iniţiale, câmpurile din dreapta ecranului vor deveni editabile, astfel fiind posibilă introducerea soldurilor iniţiale ale fiecărui cont în parte, precum şi a rulajelor conturilor respective. Odată salvate, aceste date vor constitui baza editării balanţei de către aplicaţie.

 

2.2.2. Machete

 

Meniul Machete conţine ecranele necesare generării de note contabile manuale şi realizarea de compensări cu diverşi parteneri sau chiar cu statul.

2.2.2.1. Note contabile

 

Operaţiile înregistrate în ecranele predefinite ale aplicaţiei, pot fi vizualizate în acest ecran, fără a putea fi modificate de către utilizator. Prin accesarea butonului de căutare, vor fi afişate documentele înregistrate, după diverse criterii. Astfel, documentele, pentru o vizualizare mai facilă, vor putea fi grupate în funcţie de codul notei contabile, data înregistrării, documentul justificativ şi diverse alte criterii care pot fi utile în căutarea notelor contabile emise.  De asemenea, ecranul permite generarea de note contabile manuale, care au formule diferite de cele predefinite în ecranele aplicaţiei. După ce au fost definite anterior în ecranul Machete contabile anumite ecuaţii contabile des folosite şi care nu apar în celelalte ecrane predefinite ale aplicaţiei, vor putea fi selectate pentru editare, prin accesarea butonului Adaugă din listă din tab-ul principal. Din ecranul de căutare se va putea selecta macheta contabilă predefinită necesară pentru efectuarea înregistrării dorite. Deoarece la definirea machetei se va seta, pe lângă conturile contabile necesare, şi o sumă în RON sau în valută, modificarea acesteia, şi dacă este cazul modificarea cursului valutar, se va putea efectua prin accesarea butonului Modifică.

 

 

Figura 9

 

2.2.2.2. Machete contabile

 

Acest ecran permite utilizatorului introducerea de note contabile manuale predefinite, altele decât cele incluse iniţial în aplicaţie.

 

Figura 10

 

Pentru utilizatorii care nu au acces la alte module decât cel de contabilitate, acest ecran permite definirea ecuaţiilor contabile cu caracter periodic (exemplu notele contabile de la salarizare). Pentru a definii o nouă ecuaţie contabilă se vor completa datele cu caracter general referitoare la nota respectivă (denumire, cod notă contabilă). Denumirea machetei este importantă pentru selectarea acesteia la introducerea notei în ecranul Note contabile. Pentru definirea ecuaţiilor contabile propriu-zise, se va accesa tab-ul Linii. Cu ajutorul butoanelor de căutare se vor selecta conturile contabile necesare definirii formulei contabile, după care se va selecta valuta corespondentă înregistrării respective. La selectarea altei valute decât RON, câmpul Curs schimb va deveni editabil, utilizatorul completând cursul valutar valabil la data înregistrării. Atenţie, o machetă contabilă poate conţine mai multe linii cu ecuaţii contabile.

2.2.2.3. Compensare

 

Înregistrarea compensărilor cu diverşi parteneri se va efectua în acest ecran. Pentru înregistrarea acestei operaţii se vor selecta partenerii între care se face compensarea, fie un client şi un furnizor, fie acelaşi client sau acelaşi furnizor pentru cazul în care compensarea are loc între un singur partener şi unitate. După completarea sumei care se compensează, aplicaţia va chestiona utilizatorul în legătură cu valuta în care se are loc compensarea. După selectarea valutei compensării, se vor completa datele cu caracter general referitoare la compensare (numărul şi data plăţii şi dacă este cazul codul notei contabile).

 

Figura 11

 

Pentru selectarea facturilor care urmează a fi compensate, se va accesa tab-ul Linii creditor pentru selectarea facturilor clientului care urmează a fi compensate, respectiv tab-ul Linii debitor pentru selectarea facturilor furnizorului care urmează a fi compensate.

 

Figura 12

 

Din ecranul de căutare se vor selecta facturile clientului, respectiv furnizorului selectaţi iniţial pentru compensare. Suma compensată de pe o factură va fi setată automat de aplicaţie, în funcţie de valoarea acesteia în raport cu suma compensată. Valoarea rămasă de compensat, în urma selecţiei unei facturi cu sold mai mic decât valoarea compensării, va fi afişată în câmpul needitabil Valoare nerepartizată. Selecţia facturilor poate continua până când Suma afişată în acest câmp va fi egală cu zero. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.2.4. Compensare cu bugetul statului

 

În cazul în care compensarea se efectuează în legătură cu statul, se va accesa acest ecran pentru înregistrarea operaţiei.

 

Figura 13

 

Compensarea cu bugetul statului presupune în primă fază selectarea partenerului care se compensează, fie furnizor, fie client, şi completarea datelor generale (cod notă contabilă dacă este cazul, numărul şi data documentului de compensare). În funcţie de partenerul selectat se va bifa câmpul corespunzător pentru Compensare cu bugetul statului, fie pe credit, fie pe debit. Atenţie, atunci când partenerul selectat este reprezentat pe credit, aplicaţia nu va permite bifarea câmpului Compensare cu bugetul statului credit ci doar Compensare cu bugetul statului debit, şi implicit selectarea contului contabil corespondent. Suma compensată va fi înscrisă în câmpul Valoare creditor respectiv Valoare debitor, după caz. Pasul următor presupune selectarea facturilor care se vor compensa, din tab-ul Linii creditor sau Linii debitor, după caz. Suma compensată de pe o factură va fi setată automat de aplicaţie, în funcţie de valoarea acesteia în raport cu suma compensată. Valoarea rămasă de compensat, în urma selecţiei unei facturi cu sold mai mic decât valoarea compensării, va fi afişată în câmpul needitabil Valoare nerepartizată. Selecţia facturilor poate continua până când Suma afişată în acest câmp va fi egală cu zero. Spre deosebire de compensarea între parteneri, compensarea cu bugetul statului nu necesită selectarea de documente în unul din tab-urile Linii, după caz. Aplicaţia afişează mesaj de atenţionare la accesarea tab-ului Linii debit sau credit, după caz, la accesarea acestuia, informând utilizatorul că accesul la acest tab nu este permis. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

 

2.2.3. Documente intrare

Meniul Documente intrare conţine ecranele necesare introducerii documentelor de intrare de la furnizor.   

2.2.3.1. Factură furnizor

 

Acest ecran permite adăugarea facturilor de la furnizor direct din modulul de contabilitate, fără ca recepţia acestora să aibă loc şi în gestiune. Tot aici se pot vizualiza facturile recepţionate în modulul de Gestiune, dacă acesta este accesibil, în ecranul Notă recepţie. De obicei, aici se va efectua recepţia facturilor a căror bază se trece direct pe cheltuieli, fără a fi necesară o notă de intrare – recepţie, putând fi posibilă de asemenea recepţionarea facturilor de stocuri. Modul de utilizare al acestui ecran este următorul: în primă fază se vor introduce datele de pe factură referitoare la denumirea furnizorului definit anterior în modulul Nomenclatoare, numărul facturii, data emiterii şi a scadenţei acesteia. În cazul în care factura conţine discount, se va selecta tipul acestuia (procentual sau valoric) după care se va completa valoarea lui (procentuală sau valorică). Dacă este cazul, se va selecta codul notei contabile, cod definit de utilizator.

 

Figura 14

 

Accesând tab-ul Linii, va fi posibilă introducerea datelor referitoare la valoarea facturii recepţionate. Astfel, din acest ecran se va introduce numărul recepţiei, valoarea fără TVA a facturii, valoarea totală urmând a fi calculată automat de aplicaţie. Tot aici se va selecta procentul TVA aferent (0;9 sau 19 %), şi dacă este cazul valoarea sau procentul discount-ului acordat. Prin folosirea butonului de căutare , se vor putea selecta conturile aferente înregistrării contabile. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

 

Figura 15

 

2.2.3.2. Aviz expediţie furnizor

 

Pentru a efectua recepţia materialelor sosite cu aviz de expediţie, se va folosi ecranul Aviz expediţie furnizor. Tot aici se pot vizualiza avizele recepţionate în modulul de Gestiune, dacă acesta este accesibil, în ecranul Notă recepţie. După ce s-au completat datele de pe factură referitoare la furnizorul definit anterior în modulul Nomenclatoare, data şi discount-ul primit, dacă este cazul, se va selecta opţiunea referitoare la facturarea ulterioară a avizului sau aviz nu se facturează. La societăţile care utilizează coduri la notele contabile, utilizatorul va selecta codul corespunzător operaţiei.

 

Figura 16

 

Din tab-ul Linii se vor introduce datele referitoare la valorile prezente pe aviz (valorare fără TVA, cotă TVA, valoare sau procent discount dacă este cazul). În cazul în care s-a selectat opţiunea Urmează factura, se va accesa ecranul Factură la aviz furnizor pentru introducerea facturii, la sosirea acesteia. Dacă un aviz de expediţie a fost facturat, aplicaţia va bifa automat pe tab-ul Aviz expediţie furnizor câmpul Facturat. Atenţie aplicaţia calculează valoarea TVA şi în cazul avizelor de expediţie care nu urmează a se factura. Totuşi, această valoare nu se contabilizează, acest câmp având doar o valoare informativă. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.3.3. Factură la aviz furnizor

 

Din acest ecran este posibilă facturarea pe bază de aviz, în cazul în care a fost înregistrat anterior un aviz de intrare de la furnizor în ecranul Aviz expediţie furnizor.

 

Figura 17

 

Astfel, va fi necesară introducerea datelor referitoare la partener, data facturării, iar dacă este cazul, codul notei contabile, în tab-ul Factură aviz, datele referitoare la valorile de pe facturi urmând a fi selectate din tab-ul Linii. Prin accesarea butonului Adaugă va fi posibilă selectarea avizului care urmează a fi facturat. În ecranul de căutare avize de expediţie, apar doar acele avize care aparţin furnizorului selectat în tab-ul Factură aviz, şi care au data emiterii anterioară datei în care se emite factura. Pe o singură factură fiscală se permite selectarea mai multor avize de expediţie, pentru a fi facturate, cu condiţia ca avizele să aparţină aceluiaşi furnizor.

 

           

Figura18

 

Atenţie, intrările de marfă şi materiale operate în modulul Gestiune pe bază de aviz de la furnizor, la data sosirii facturii fiscale corespunzătoare, se vor factura din modulul Contabilitate. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.3.4. Bon fiscal

 

În cazul în care recepţia materialelor cumpărate se face de pe bonul fiscal, acesta se va opera din ecranul Bon fiscal, ecranul permiţând şi vizualizarea recepţiilor efectuate în modulul Gestiune, în ecranul Notă recepţie. După selectarea partenerului, definit anterior în modulul Nomenclatoare introducerea datei de emitere, selectarea codului notei contabile şi a regimului de plată al respectivului bon fiscal (angajat, caserie, neachitat – opţiunile sunt detaliate mai jos), se vor introduce în tab-ul Linii valoarea totală a bonului (valoarea fără TVA va fi calculată de către aplicaţie), cota TVA, şi se va selecta contul contabil corespunzător înregistrării.

 

Figura 19

 

În cazul în care modulul de Contabilitate interacţionează cu modulul de Gestiune, la transferul bonului introdus din gestiune în contabilitate, acesta apare Neachitat. Achitarea acestuia se va face manual de către utilizator din modulul Contabilitate, prin activarea butonului de modificare a documentului şi selectarea opţiunii la tip plată, Caserie. Opţiunea Angajat la selectarea regimului de plată a bonului fiscal se foloseşte în cazul în care bonul fiscal urmează a fi decontat prin avansul de caserie acordat anterior angajatului. Achitarea bonului fiscal, are loc odată cu selectarea opţiunii Caserie, operaţia de plată fiind implicit înregistrată de aplicaţie în contul 5311 (casa în lei). Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

 

2.2.3.5. Intrare subunitate

 

Pentru societăţile care au mai multe puncte de lucru, acest modul este folosit pentru înregistrarea transferului de materiale între subunităţi, sau dacă este accesibil modulul de Gestiune, se vor vizualiza documentele introduse în ecranul corespondent Intrare subunitate. Intrările vor fi operate din acest ecran, ieşirile urmând a fi introduse în ecranul Ieşire subunitate, în meniul Documente ieşire.

Pentru a opera intrarea, este necesară introducerea datelor referitoare la subunitatea de unde provin materialele (unitatea se va selecta cu ajutorul butonului Caută), numărul şi data avizului de însoţire a materialelor, iar dacă este cazul selectarea codului notei contabile, datele referitoare la valori urmând a fi introduse in tab-ul Linii. Astfel, după completarea numărului recepţiei şi a valorii recepţionate, se va selecta cu ajutorul butonului de căutare  contul contabil aferent înregistrării. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

 

Figura 20

 

2.2.3.6. Intrări de la persoane fizice

 

În cazul achiziţiei anumitor materiale de la persoane fizice care nu emit factură fiscală, se va folosi ecranul Intrări de la persoane fizice. Pentru efectuarea recepţiei este necesar să selectăm partenerul corespunzător, partener definit anterior în modulul Nomenclatoare.

 

 

Figura 21

 

După completarea datelor generale referitoare la partener, data recepţiei şi numărul documentului, iar dacă este cazul selectarea codului cotei contabile, se va accesa tab-ul Linii în vederea introducerii conturilor contabile corespondente şi a valorii de achiziţie. După salvarea documentului, valoarea totală, valoarea plătită şi valoarea înregistrării vor fi afişate în câmpul needitabil din dreapta ecranului, în tab-ul Intrare persoană fizică. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile. 

2.2.3.7. Factura import servicii

 

În cazul în care societatea realizează tranzacţii externe, pentru importul de mărfuri şi servicii se vor folosi ecranele Factură import mărfuri respectiv Factură import servicii. În aceste ecrane se pot emite facturi de import, iar dacă societatea are acces la modulul de Gestiune, Înregistrările din acest modul pot fi vizualizate în contabilitate. După completarea datelor cu caracter general referitoare la furnizorul definit anterior în modulul Nomenclatoare, se va selecta tipul serviciului facturat (comision export, transport sau alte servicii), urmând a fi selectată moneda în care este efectuată tranzacţia şi cursul valutar valabil în vamă la data tranzacţionării (se alege una dintre monedele definite în modulul Nomenclatoare) şi cota de TVA aferentă. Dacă este cazul se va selecta şi codul notei contabile. Tab-ul Linii permite înregistrarea numărului de recepţie intern, precum şi selectarea conturilor contabile corespunzătoare operaţiei. Valoarea de achiziţie va fi introdusă de către utilizator.

 

----NU uita ca bifele de intracomunitar apar daca setezi in nomenclatoare partenerul

Figura 22

 

Atenţie, în câmpul valoare de achiziţie se va trece valoarea în valută a tranzacţiei, valoarea în RON urmând a fi calculată de către aplicaţie cu ajutorul cursului valutar introdus de către utilizator în tab-ul Factură import servicii. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.3.8. Factură import mărfuri

 

În vederea recepţionării unor mărfuri din import se va utiliza ecranul Factură import mărfuri. Efectuarea recepţiei presupune introducerea datei emiterii facturii respective, numărul dosarului de import şi data acestuia, iar dacă este cazul, selectarea codului notei contabile. Este importantă introducerea cursului valutar corespunzător monedei în care se face tranzacţia, valabil la data efectuării tranzacţiei. Pentru adăugarea celorlalte informaţii se va accesa tab-ul Linii. Aici este posibilă completarea valorii de achiziţie, conturile contabile aferente precum şi introducerea procentelor taxelor şi comisioanelor vamale.  Atenţie, la completarea valorii de achiziţie se va trece în câmpul respectiv suma în valută, suma în RON fiind calculată automat de aplicaţie pe baza cursului valutar introdus de utilizator. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

----NU uita ca bifele de intracomunitar apar daca setezi in nomenclatoare partenerul

 

 

Figura 23

 

2.2.4. Documente ieşire

 

Ecranele din meniul Documente ieşire permit înregistrarea de documente corespunzătoare ieşirilor de materiale şi mărfuri din unitate.

2.2.4.1. Factură client

 

Acest ecran permite emiterea de facturi fiscale către clienţii societăţii, şi vizualizarea facturilor emise din modulul Gestiune în ecranul Factura client, dacă acest modul este accesibil. Pentru înregistrarea unei facturi se utilizează două tab-uri, şi anume Factură client şi Linii.

 

 

Figura 24

 

Introducerea datelor cu caracter general se va face din tab-ul Factură client, unde se vor completa datele referitoare la partener (denumire şi selecţie personalitate juridică), data emiterii şi scadenţei iar dacă este cazul, se va selecta codul notei contabile. Dacă se acordă pe factura respectivă discount, după selectarea tipului acestuia se va introduce şi valoarea sa (procentual sau valoric). Pentru introducerea sumelor facturate se va folosi tab-ul Linii. Aici este permisă selectarea contului de venituri aferent, a cotei de TVA aplicate şi de asemenea se calculează discount-ul acordat clientului. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile. În cazul în care operaţiunea este supusă Taxării inverse factura client apare atât în Jurnalul de Vânzări, cât şi în Jurnalul de Cumpărări.

Dacă se bifează opţiunea Suma achitată în contul clientului Factura client nu apare în Jurnalul de Vânzări.

2.2.4.2. Factură export

 

 

Figura 25

 

Societăţile comerciale care au clienţi externi pot emite facturile fiscale din acest ecran, sau pot vizualiza facturile emise din modulul Gestiune, în ecranul Factură export, dacă acesta este accesibil. Astfel, după selectarea partenerului, configurat anterior în modulul Nomenclatoare, se vor introduce datele referitoare la tipul valutei, cursul valutar la care se facturează şi se va selecta tipul exportului. Dacă este cazul se va selecta şi codul notei contabile. Pentru introducerea valorii serviciului sau mărfurilor facturate se va accesa tab-ul Linii, unde se va selecta, cu ajutorul butonului de căutare , din planul de conturi, pe cel corespunzător înregistrării. Atenţie la introducerea valorii facturate, suma se va scrie în valută, transformarea acesteia în RON urmând a fi efectuată de aplicaţie pe baza cursului valutar introdus de utilizator. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.4.3. Aviz expediţie client

 

Dacă se doreşte expedierea de mărfuri sau materii prime către client, indiferent dacă aceste produse urmează sau nu a fi facturate, se va folosi ecranul Aviz expediţie client. Pentru a înregistra ieşirea valorică a diverselor mărfuri sau materii prime din unitate, este suficientă înregistrarea acestei operaţii în contabilitate. Dacă se doreşte şi urmărirea cantitativă a acestora este necesar a se apela la modulul de Gestiune, avizele emise din acest modul putând fi urmărite în ecranul din Contabilitate.

 

Figura 26

 

După completarea datelor generale referitoare la clientul definit anterior în modulul Nomenclatoare, data şi numărul documentului, se va opta pentru una din variantele Urmează factura sau Nu se facturează, iar dacă este cazul se va selecta codul notei contabile. În cazul în care se acordă discount, se va selecta tipul acestuia (procentual sau valoric) după care se va introduce şi valorile acestuia (procent sau sumă fixă).

 

Figura 27

 

Pentru înregistrarea valorilor se va accesa tab-ul Linii, unde este posibilă introducerea valorii expediate şi selectarea conturilor corespunzătoare produselor ieşite din unitate. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.4.4. Factură aviz client

 

În cazul în care pentru un client există aviz de expediţie, facturarea se poate face din ecranul Factură aviz client, iar dacă este accesibil modulul Gestiune, din acest ecran se vor vizualiza facturile emise din acel modul.

 

Figura 28

 

După completarea datelor cu caracter general referitoare la partenerul definit anterior în modulul Nomenclatoare, data şi numărul documentului, se va selecta codul notei contabile, dacă este cazul. Prin accesarea tab-ului Linii este posibilă selectarea avizelor emise anterior către clientul care a fost selectat în tab-ul Factură aviz client. Astfel, dacă iniţial se selectează un client, la căutarea din tab-ul Linii vor fi considerate de către aplicaţie doar avizele corespunzătoare clientului respectiv. În cazul în care acelaşi client are mai multe avize de expediţie nefacturate, din acest ecran este posibilă facturarea cumulată a acestora. Astfel se vor selecta din ecranul de căutare toate avizele care se doresc a fi facturate, avize aparţinând aceluiaşi client.

 

Figura 29

 

Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.4.5. Ieşire subunitate

 

După cum s-a amintit mai sus, acest ecran se foloseşte la înregistrarea ieşirilor prin transferul de materiale şi mărfuri între subunităţi, sau între subunitate şi subunităţi.

 

Figura 30

 

Această operaţie are efecte doar asupra stocului valoric, pentru a influenţa stocul din punct de vedere cantitativ, fiind necesară operarea transferului din modulul de Gestiune, în ecranul Ieşire subunitate. În figura de mai sus este prezentat modul de completare al datelor cu caracter general, date referitoare la subunitatea către care se va realiza transferul, numărul avizului şi data efectuării acestuia, iar dacă este cazul se va selecta şi codul notei contabile aferent. Pentru completarea datelor referitoare la valoarea materialelor transferate, precum şi selectarea conturilor contabile necesare înregistrării tranzacţiei, se va accesa tab-ul Linii. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

 

2.2.5. Casa

 

Meniul Casa permite efectuarea de tranzacţii care au legătură cu casa. Astfel, aici se reflectă toate operaţiile care implică în derularea lor contul contabil 5311 (casa în lei). Acest meniu conţine ecrane referitoare la încasările şi plăţile efectuate prin caserie, viramente bancare, încasări şi plăţi care se înregistrează direct pe conturi de cheltuieli sau venituri.

2.2.5.1. Încasare numerar casă

 

Acest ecran permite operarea încasărilor de la clienţi, încasări care au loc prin caseria unităţii. Pentru a opera o încasare este necesar ca mai întâi să selectăm din listă clientul care se doreşte a fi încasat, client definit anterior în modulul Nomenclatoare. După completarea datelor generale (număr document şi data acestuia), se va selecta persoana care efectuează încasarea respectivă (casierul sau agentul), şi dacă este cazul, codul notei contabile aferent. Acest fapt poate avea influenţă asupra personalului, în societăţile în care salariile sunt calculate luându-se în considerare volumul încasărilor efectuate de angajat. După completarea sumei care va fi încasată se va trece în tab-ul Linii. Aici se va selecta factura care urmează a se încasa.

 

Figura 31

 

Atenţie, în ecranul de căutare vor apărea doar facturile cu sold care aparţin clientului selectat iniţial în tab-ul Încasare numerar casă, facturi care au data de emitere anterioară datei în care se efectuează încasarea. În cazul în care suma încasată este mai mică decât valoarea neîncasată a facturii selectate din ecranul de căutare, se va stinge din factura respectivă doar suma încasată, diferenţa de pe factură constituind noul sold al acesteia. În cazul în care această sumă (cea încasată) este mai mare decât valoarea facturii de încasat, iar clientul respectiv nu mai are alte facturi neîncasate, aplicaţia va genera, cu acordul utilizatorului, o încasare în avans pentru partenerul respectiv. Această diferenţă de sumă încasată în avans, va putea fi operată ulterior din  meniul Operaţii trezorerie, în ecranul Decontarea sumelor încasate în avans, în momentul în care soldul clientului reflectă facturi restante. De reţinut că la încasările în valută, în cazul cursurilor valutare diferite între factura emisă şi încasarea propriu-zisă, aplicaţia calculează şi înregistrează automat diferenţele de curs valutar. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.5.2. Plată casă

 

Acest ecran permite operarea plăţilor către furnizori, plăţi care au loc prin caseria unităţii. Pentru a opera o plată este necesar ca mai întâi să selectăm din listă furnizorul care se doreşte a fi achitat, furnizor definit anterior în modulul Nomenclatoare. După completarea datelor generale (număr document şi data acestuia), selectarea codului notei contabile, după caz, şi a sumei care va fi plătită se va trece în tab-ul Linii. Aici se va selecta factura care va fi plătită prin înregistrarea respectivă. Atenţie, în ecranul de căutare vor apărea doar facturile neachitate care aparţin furnizorului selectat iniţial în tab-ul Plată numerar casă, facturi care au data de emitere anterioară datei în care se efectuează plata. În cazul în care suma plătită este mai mică decât valoarea neachitată a facturii selectate din ecranul de căutare, se va stinge din factura respectivă doar suma plătită, diferenţa neachitată de pe factură constituind noul sold al acesteia.

 

Figura 32

 

Această diferenţă de sumă plătită în avans, va putea fi operată ulterior din  meniul Operaţii trezorerie, în ecranul Decontarea sumelor plătite în avans, în momentul în care soldul furnizorului reflectă facturi restante. Înregistrările contabile se generează în funcţie de contul de furnizor selectat pe factura, 401 sau 404. De reţinut că la plăţile în valută, în cazul cursurilor valutare diferite între factura recepţionată şi plata propriu-zisă, aplicaţia calculează şi înregistrează automat diferenţele de curs valutar. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

 

2.2.5.3. Plata în lei a documentelor în valută – casă

 

Dacă societatea lucrează cu furnizori care emit documente în valută, la plata acestora prin caserie, se va utiliza acest ecran.

 

Figura 33

 

După selectarea furnizorului, definit anterior în modulul Nomenclatoare, care are înregistrate documente în valută, se vor completa datele generale referitoare la plată (data şi numărul documentului), se va selecta codul notei contabile dacă este cazul, şi se va înregistra suma achitată. Pentru a opera suma care se achită se va selecta mai întâi valuta de referinţă (valuta în care este înregistrat documentul), apoi se completează suma achitată în valuta respectivă şi cursul valutar de la data efectuării plăţii. Echivalarea sumei introdusă în valută, cu RON se va genera automat din aplicaţie, suma în RON fiind calculată în funcţie de cursul valutar introdus de utilizator. Din tab-ul Linii este posibilă selectarea facturii care se achită. Atenţie, în ecranul de căutare vor fi afişate doar facturile cu sold aparţinând furnizorului selectat iniţial, facturi care au data emiterii anterioară datei în care se efectuează plata, şi care sunt de asemenea emise în valuta selectată în tab-ul Plată valută casă.  În cazul în care cursul de schimb este diferit de cel de pe factura import servicii sau import mărfuri, se generează diferenţe de curs favorabil sau nefavorabil. De reţinut că la plăţile în valută, în cazul cursurilor valutare diferite între factura recepţionată şi plata propriu-zisă, aplicaţia calculează şi înregistrează automat diferenţele de curs valutar. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.5.4. Plată impozite şi taxe prin casă

 

Acest ecran permite înregistrarea plăţilor de impozite sau taxe efectuate din caserie. Pentru a înregistra plata unor datorii către personal, achitarea cheltuielilor de constituire, achiziţia de titluri financiare sau generarea de creanţe imobilizate, etc. se va utiliza acest ecran. După selectarea documentului de plată se vor completa informaţiile referitoare la data şi numărul acestuia, dacă este cazul, se va selecta codul notei contabile aferente, iar mai apoi se va înscrie suma achitată în RON. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

 

Figura 34

2.2.5.5. Viramente casă – bancă

 

Acest ecran permite înregistrarea sumelor care se depun din caseria unităţii în contul bancar utilizat de societate. Se vor completa data la care suma respectivă iese din caserie şi data la care suma este înregistrată în contul bancar. Prin selectarea contului bancar, aplicaţia selectează implicit analiticul corespunzător acelui cont, suma virată fiind înregistrată automat şi în contul de bancă. În cazul în care suma se virează într-un cont în valută, la selectarea contului bancar se activează automat pentru completare câmpul Curs schimb. Aici se va introduce cursul de schimb valutar utilizat în desfăşurarea tranzacţiei, aplicaţia urmând să calculeze automat valoarea echivalentă în RON. Dacă se utilizează codurile pentru notele contabile, se vor selecta şi acestea din listă înainte de a se salva documentul.

 

 

Figura 35

 

Atenţie, în cazul unui transfer care implică valută, suma completată va fi în valuta respectivă, echivalentul în RON fiind calculat de către aplicaţie. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.5.6. Plata direct pe cheltuieli

 

Dacă pentru achitarea facturilor restante la furnizori se foloseşte ecranul Plată casă, în cazul celorlalte cheltuieli care nu au la bază factură fiscală, se va utiliza ecranul Plata direct pe cheltuieli.

 

Figura 36

 

Acest ecran este util pentru înregistrarea unor cheltuieli legate de prime de asigurare, taxe poştale, comisioane, etc., plăţi care nu sunt reflectate pe facturi fiscale de la furnizori. Primul pas este selectarea documentului de plată din lista predefinită, urmând completarea datelor referitoare la numărul şi data acestuia. Mai apoi se va înregistra suma achitată, iar cu ajutorul butonului de căutare , se va selecta contul de cheltuială aferent înregistrării. Dacă este cazul, se va selecta codul notei contabile aferente înregistrării. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.5.7. Încasări direct pe venituri

 

2.2.5.8. Monetar

 

Acest ecran este strâns legat de ecranele din modulul de Gestiune, Bon casă şi Monetar. Înregistrările din aceste două ecrane se reflectă în Monetar, în modulul din Contabilitate. Aici se pot vizualiza, totalizat, înregistrările din gestiune, fiind singurul loc în care se poate verifica şi descărcarea de gestiune. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

 

Figura 37

2.2.5.9. Împrumuturi de la asociaţi

 

Pentru înregistrarea împrumuturilor de la asociaţi se va folosi acest ecran. Aici se pot înregistra sumele împrumutate de la asociaţi, sume care sunt adăugate în casă. Decontarea acestor sume urmează a fi făcută în ecranul Decontare împrumuturi asociaţi.

 

 

Figura 38

 

După completarea numărului tranzacţiei şi a datei în care aceasta are loc, se va selecta cu ajutorul butonului de căutare  contul contabil corespunzător, iar mai apoi valuta în care are loc tranzacţia. În cazul în care valuta selectată este alta decât RON, în câmpul corespunzător sumei se va trece suma în valută, urmând a se completa în câmpul Curs schimb cursul valutar valabil la data tranzacţionării. Înregistrarea se va face în RON, transformarea fiind efectuată automat de către aplicaţie pe baza cursului valutar introdus de către utilizator. Dacă este cazul, se va selecta înainte de salvare, codul notei contabile aferent. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.5.10 Decontare împrumuturi asociaţi

 

Acest ecran permite înregistrarea restituirilor împrumuturilor angajate anterior de la asociaţi, prin caserie.

Figura 39

 

După completarea datelor documentului (numărul şi data acestuia), se va selecta valuta în care se face restituirea. În cazul în care valuta selectată este alta decât RON, câmpul Curs schimb va deveni automat editabil. Utilizatorul va introduce aici cursul de schimb valutar valabil la data efectuării tranzacţiei, iar suma introdusă va fi în valută. Echivalarea acestei sume cu RON se va calcula de aplicaţie pe baza cursului valutar introdus anterior de utilizator. După completarea acestor date se va selecta contul contabil corespondent, iar dacă este cazul se va selecta şi codul notei contabile. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile

 

2.2.6. Banca

 

Meniul Banca conţine ecranele necesare efectuării de operaţii prin bancă. Astfel, există tipuri diferite de încasări şi plăţi prin bancă, grupate în funcţie de conturile cu care relaţionează diversele înregistrări (de exemplu încasare prin bancă de la clienţi, încasarea dobânzii, încasări din viramente între conturile proprii etc.).

2.2.6.1. Încasare bancă

 

Încasările prin bancă de la clienţii societăţii se fac din acest ecran. După completarea datelor referitoare la clientul, definit anterior în modulul Nomenclatoare, de la care se face încasarea, numărul şi data documentului de încasare, se va selecta din lista deja definită în modulul Nomenclatoare, contul bancar în care se încasează suma respectivă, după care se va completa câmpul cu valoarea înregistrării. În cazul în care contul bancar selectat este un cont în valută, se va activa pentru editare câmpul Curs valută. Utilizatorul va introduce aici cursul valutar valabil la data efectuării tranzacţiei. Suma, în acest caz se va introduce în valută, echivalarea acesteia în lei fiind calculată de către aplicaţie, pe baza cursului valutar introdus de utilizator.

 

Figura 40

 

Pentru selectarea facturii care urmează a fi achitată se va accesa din tab-ul Linii, ecranul de căutare. Aici vor fi afişate facturile cu sold, facturi care aparţin clientului selectat anterior şi care au data emiterii anterioară datei în care are loc încasarea. Atenţie, aplicaţia va selecta doar acele facturi care au fost emise în aceeaşi valută ca cea selectată în ecranul Încasare prin bancă. În cazul în care suma încasată este mai mare decât valoarea soldului clientului, şi nu mai există alte facturi restante ale partenerului, aplicaţia va genera automat o încasare în avans în contul clientului respectiv. De reţinut că la încasările în valută, în cazul cursurilor valutare diferite între factura emisă şi încasarea propriu-zisă, aplicaţia calculează şi înregistrează automat diferenţele de curs valutar. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile. 

2.2.6.2. Plată bancă

 

Acest ecran permite operarea plăţilor către furnizori, plăţi care au loc prin bancă. Pentru a opera o plată este necesar ca mai întâi sa selectăm din listă furnizorul, definit anterior în modulul Nomenclatoare, care se doreşte a fi plătit. După completarea datelor generale (număr document plată şi data acestuia), se vor selecta codul notei contabile, dacă este cazul, şi contul bancar din care urmează a se efectua plata. În cazul în care contul bancar selectat este un cont în valută, se va activa pentru editare câmpul Curs valută. Suma se va introduce în valută, echivalarea acesteia în RON urmând a fi efectuată de către aplicaţie, având la bază cursul valutar introdus de utilizator. Pentru selectarea facturi care se achită, se va accesa tab-ul Linii.

 

Figura 41

 

Atenţie, în ecranul de căutare vor fi afişate doar facturile care aparţin furnizorului selectat iniţial în tab-ul Plată bancă, facturi care au data emiterii anterioară datei în care se efectuează plata, şi care sunt emise în aceeaşi valută cu cea în care are loc achitarea furnizorului. În cazul în care suma achitată depăşeşte valoarea facturii restante, şi nu mai există alte facturi restante ale partenerului, se va genera automat plata în avans către furnizorul respectiv. De reţinut că la plăţile în valută, în cazul cursurilor valutare diferite între factura recepţionată şi plata propriu-zisă, aplicaţia calculează şi înregistrează automat diferenţele de curs valutar. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.6.3. Virament bancă – casă

 

Acest ecran permite înregistrarea sumelor care se depun din contul bancar utilizat de societate, în casieria unităţii. Se va completa data la care suma iese din contul bancar. Prin selectarea contului bancar, aplicaţia selectează implicit analiticul corespunzător acelui cont, suma virată fiind înregistrată automat şi în contul de casă.

 

 

Figura 42

 

În cazul în care suma se virează dintr-un cont în valută, la selectarea acelui cont se activează automat pentru completare câmpul Curs schimb. Aici se va introduce cursul de schimb valutar utilizat în desfăşurarea tranzacţiei. Suma tranzacţiei va fi introdusă de către utilizator în valută, echivalarea acesteia în lei fiind realizată de aplicaţie, pe baza cursului valutar introdus de către utilizator. Dacă se utilizează codurile notelor contabile, acestea se vor selecta înainte de salvarea operaţiei. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

 

2.2.6.4. Plată direct pe cheltuieli – bancă

 

Dacă pentru achitarea facturilor restante la furnizori se foloseşte ecranul Plată bancă, în cazul celorlalte cheltuieli care nu au la bază factură fiscală, se va utiliza ecranul Plata direct pe cheltuieli – bancă. Acest ecran este util pentru înregistrarea unor cheltuieli legate de comisioane, diverse taxe, etc. După completarea datelor referitoare la tipul, numărul şi data documentului de plată, se va selecta contul bancar aferent cheltuielii respective. În cazul în care contul bancar selectat este un cont în valută, aplicaţia va seta moneda corespunzătoare contului respectiv şi se va activa pentru editare câmpul urs schimb. Utilizatorul va introduce cursul valutar valabil la data efectuării tranzacţiei, suma urmând a fi introdusă în lei. Echivalarea sumei din valută cu RON va fi calculată de aplicaţie pe baza cursului valutar introdus de utilizator. Cu ajutorul butonului de căutare , se va selecta contul de cheltuială aferent înregistrării. Înainte de salvarea operaţiei, se va selecta codul notei contabile, dacă acesta se utilizează în mod curent. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor contabile, se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

 

Figura 43

2.2.6.5. Plată impozite - taxe bancă

 

Vezi Plată impozite – taxe casa

 

 

2.2.6.6. Comision bancar

 

Ecranul permite înregistrarea cheltuielilor cu comisioanele, în corespondenţă cu conturile bancare aferente. Contul de cheltuieli cu comisioanele bancare este setat automat în aplicaţie (627 – cheltuieli cu serviciile bancare şi asimilate).     

Figura 44

 

Pentru a înregistra comisionul bancar trebuie completate informaţiile referitoare la numărul şi data documentului de bază, după care se va selecta contul bancar în care se înregistrează cheltuiala. În cazul în care contul selectat reprezintă un cont în valută, valoarea operaţiei este reprezentată de suma în valută. Pentru a permite aplicaţiei să efectueze calculele necesare echivalării valutei în RON, utilizatorul trebuie să introducă cursul valutar valabil la data înregistrării în câmpul Curs schimb. Înainte de salvarea operaţiei, se va selecta codul notei contabile, dacă acesta se utilizează în mod curent. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.6.7. Dobândă bancară

 

Pentru a înregistra dobânda încasată prin bancă, se va utiliza ecranul Dobândă bancară. După completarea datelor cu caracter general (numărul şi data documentului) se va selecta contul bancar aferent dobânzii încasate. În cazul în care contul selectat reprezintă un cont în valută, valoarea dobânzii este reprezentată de suma în valută. Pentru a permite aplicaţiei să efectueze calculele necesare echivalării valutei în RON, utilizatorul trebuie să introducă cursul valutar valabil la data efectuării tranzacţiei în câmpul Curs de schimb. Înainte de salvarea operaţiei, se va selecta codul notei contabile, dacă acesta se utilizează în mod curent.

           

 

Figura 45

 

Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.6.8. Licitaţie bancară

 

Ecranul permite operarea licitaţiilor bancare ale societăţii. Astfel, după introducerea numărului de înregistrare a operaţiunii, se vor selecta data operării în contul sursă, respectiv, data operării în contul destinaţie. Dacă se utilizează coduri de note contabile, cel corespunzător se va selecta din ecranul de căutare. Conturile bancare utilizate în tranzacţie se vor selecta din listă (contul bancar sursă, respectiv contul bancar destinaţie), după care se va înscrie în câmpul Valoare valută sursă, suma licitată, în valuta corespunzătoare contului bancar definit anterior ca şi cont sursă. Cursul de schimb valutar se va introduce pentru fiecare cont în parte. Astfel, dacă licitaţia implică conturi aparţinând a două bănci diferite, se vor înscrie pe rând cursul valutar corespunzător băncii sursă, respectiv băncii destinaţie, pentru valuta tranzacţionată.

 

Figura 46

 

Pe baza acestor date introduse de utilizator, aplicaţia va afişa valoarea valutei pentru contul destinaţie. Eventualele explicaţii se vor înscrie în câmpul corespunzător.

2.2.6.9. Viramente între conturi proprii

 

Acest ecran se foloseşte pentru înregistrarea viramentelor între conturile bancare ale societăţii.

 

Figura 47

 

Pentru operarea unui virament este necesară completarea câmpurilor referitoare la data înregistrării viramentului din contul sursă şi data înregistrării viramentului în contul destinaţie, iar dacă este cazul se va selecta codul notei contabile aferent înregistrării.   Urmează selectarea conturilor bancare, sursă şi destinaţie, conturi care, atenţie, trebuie să fie în aceeaşi valută (RON cu RON, euro cu euro etc.). În cazul în care conturile selectate sunt în altă valută decât RON, se vor activa pentru completare câmpurile care conţin cursul valutar pentru zilele în care a fost efectuată tranzacţia. Echivalarea sumelor în RON va fi efectuată automat de către aplicaţie pe baza cursului valutar introdus de utilizator. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.6.10 Împrumuturi şi subvenţii

 

În ecranul Împrumuturi şi subvenţii se înregistrează sumele luate cu împrumut, şi subvenţiile primite de către societate, virate în contul bancar.

 

Figura 48

 

După selectarea contului bancar în care s-a înregistrat intrarea de numerar, se vor completa datele generale referitoare la numărul şi data documentului de bază. În cazul în care s-a selectat un cont în valută, câmpul Curs valută devine editabil, aici urmând a se completa de către utilizator cursul valutar valabil la data înregistrării tranzacţiei. Valoarea operaţiei se va înregistra în valută, echivalarea acesteia cu RON fiind efectuată de către aplicaţie, pe baza cursului valutar introdus. După completarea acestor date se va selecta una din opţiunile Investiţii sau Activitate curentă cu scopul de a evidenţia destinaţia sumei primite cu titlu de împrumut sau subvenţie. Pentru a finaliza înregistrarea se va selecta din planul de conturi, contul contabil corespunzător tranzacţiei, cu ajutorul butonului de căutare . Înainte de salvarea operaţiei, se va selecta codul notei contabile, dacă acesta se utilizează în mod curent. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

 

2.2.6.11 Încasări direct pe venituri prin bancă

 

Pentru încasările care necesită trecerea sumei pe cont de venituri, se va folosi ecranul Încasări direct pe venituri prin bancă.

 

Figura 49

 

După introducerea datelor cu caracter general (tip document, data şi numărul documentului), se va selecta contul bancar în care urmează a se înregistra suma. Dacă se va selecta un cont în valută, câmpul Curs schimb se va activa pentru editare, utilizatorul urmând a completa cursul valutar valabil pentru tranzacţia înregistrată. Valoarea în RON va fi calculată de către aplicaţie, pe baza cursului valutar introdus de către utilizator. Suma înregistrată va fi în funcţie de contul bancar selectat, sumă în RON sau în valută. Înainte de salvarea operaţiei, se va selecta codul notei contabile, dacă acesta se utilizează în mod curent. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.6.12 Împrumuturi de la asociaţi – bancă

 

Acest ecran permite înregistrarea sumelor primite ca împrumut de la asociaţi, sume virate în contul bancar.

 

 

Figura 50

 

După completarea datelor cu caracter general (numărul şi data documentului bancar), se va selecta contul contabil corespunzător. În cazul în care contul bancar selectat este un cont în valută, aplicaţia va seta automat valuta tranzacţiei ca fiind valuta contului respectiv, iar câmpul Curs schimb devine editabil. În acest câmp se va introduce cursul de schimb valutar valabil la data tranzacţiei, iar suma va fi completată în RON. Echivalarea valutei introduse în RON va fi calculată de aplicaţie pe baza cursului valutar introdus de utilizator. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.6.13 Decontare împrumuturi primite de la asociaţi bancă

               Acest ecran permite înregistrarea restituirilor împrumuturilor angajate anterior de la asociaţi, prin bancă.

 

Figura 51

 

După completarea datelor documentului bancar (numărul şi data acestuia), se va selecta contul bancar din care se face restituirea. În cazul în care contul selectat este un cont în valută, aplicaţia va selecta automat valuta corespunzătoare acelui cont, iar câmpul Curs schimb va deveni editabil. Utilizatorul va introduce aici cursul de schimb valutar valabil la data efectuării tranzacţiei, iar suma introdusă va fi în valută. Echivalarea acestei sume cu RON se va calcula de aplicaţie pe baza cursului valutar introdus anterior de utilizator. După completarea acestor date se va selecta contul contabil corespondent, iar dacă este cazul se va selecta şi codul notei contabile. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.6.14 Diferenţe curs valutar

 

Acest ecran permite înregistrarea diferenţelor de curs valutar pentru conturile bancare utilizate de societate.

 

Figura 52

 

La primirea unui extras bancar pe care există diferenţe de curs valutar, favorabile sau nefavorabile, se va accesa acest ecran pentru a le înregistra. Astfel, după introducerea numărului şi datei documentului, se va selecta contul bancar în valută pe care sunt înregistrate diferenţele de curs. În câmpul Valoare lei se va completa suma existentă pe extrasul bancar, diferenţa de curs, în plus sau în minus, urmând a fi calculată de către aplicaţie. Totodată, se vor seta automat conturile contabile aferente acestei operaţii, fie contul de venituri, fie de cheltuieli. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.6.15 Generare plăţi

 

Ecranul este permite exportul plăţilor introduse în ecranul Plată bancă către o aplicaţie Multicash.

 

2.2.6.16 Import multicash

 

Din acest ecran se pot importa din aplicaţia Multicash încasările prin bancă.

 

2.2.6.17 Plata în lei a documentelor în valută

 

Ecranul permite achitarea în lei a documentelor emise în valută. Funcţionalităţile sunt asemănătoare cu cele ale ecranului Plată bancă.

 

 

2.2.7. Operaţii trezorerie

 

Meniul Operaţii trezorerie permite efectuarea de tranzacţii care se referă la decontări de sume plătite sau încasate în avans, precum şi la operaţii legate de garanţiile încasare sau plătite de societate.

2.2.7.1. Decontarea sumelor încasate în avans

 

Acest ecran îşi găseşte utilitatea în momentul în care în meniul de casă sau de bancă există încasări în avans, aici realizându-se decontarea acestor sume.

 

Figura 53

 

Pentru a deconta o sumă încasată în avans trebuie să cunoaştem numărul încasării care se doreşte a fi decontată şi facturile prin care aceasta se decontează. După selectarea clientului corespunzător, definit anterior în modulul Nomenclatoare, se va completa data decontării, iar dacă este cazul, se va selecta codul notei contabile aferent. Data documentului pe baza căruia a fost efectuată încasarea în avans are un rol foarte important, deoarece aplicaţia nu analizează pentru decontare facturile emise anterior acestei date, în acest caz încasarea în avans ne mai având sens. Pentru selectarea încasării şi a facturilor pentru decontat se va accesa tab-ul Linii. Aici, cu ajutorul ferestrei de căutare se vor selecta prima dată încasarea care urmează a fi decontată, iar mai apoi factura clientului. Atenţie, aplicaţia nu recunoaşte decât facturile care aparţin clientului selectat iniţial, facturi care trebuie să aibă data emiterii ulterioară datei în care a avut loc încasarea propriu-zisă. Sumele decontate vor fi setate de aplicaţie, în funcţie de suma încasării în avans selectată. Aplicaţia va permite selectarea de facturi până când suma facturilor selectate va fi egală cu suma încasării în avans care se decontează. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.7.2. Decontarea sumelor plătite în avans

 

Acest ecran îşi găseşte utilitatea în momentul în care în meniul de casă sau de bancă există plăţi în avans, aici realizându-se decontarea acestor sume.

 

Figura 53

 

Pentru a deconta o sumă plătită în avans trebuie să cunoaştem numărul plăţii care se doreşte a fi decontată şi facturile prin care aceasta se decontează. După selectarea furnizorului corespunzător, definit anterior în modulul Nomenclatoare, se va completa data decontării. Data documentului pe baza căruia a avut loc plata în avans are un rol foarte important, deoarece aplicaţia nu analizează pentru decontare facturile emise anterior acestei date, în acest caz plata în avans ne mai având sens. Pentru selectarea plăţii şi a facturilor pentru decontat se va accesa tab-ul Linii. Aici, cu ajutorul ferestrei de căutare se vor selecta prima dată plata care urmează a fi decontată, iar mai apoi factura furnizorului. Atenţie, aplicaţia nu recunoaşte decât facturile care aparţin furnizorului selectat iniţial, facturi care trebuie să aibă data emiterii ulterioară datei în care a avut loc plata propriu-zisă. Sumele decontate vor fi setate de aplicaţie, în funcţie de suma plăţii în avans selectată. Aplicaţia va permite selectarea de facturi până când suma facturilor selectate va fi egală cu suma plăţii în avans care se decontează. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.7.3. Încasare garanţii casă/bancă

 

În acest ecran se efectuează operaţiile necesare înregistrării unei garanţii încasate de la furnizor sau client. Pentru a înregistra o garanţie primită se va selecta partenerul, definit anterior în modulul Nomenclatoare, de la care se face încasarea respectivă. În cazul în care garanţia se reflectă în contul bancar vom selecta la Tip document instrumentul bancar Ordin de plată, şi mai apoi contul bancar în care se virează banii. În cazul în care garanţia încasată este în valută, câmpul Curs valută devine editabil, utilizatorul completând cursul valutar valabil la data efectuării tranzacţiei, iar suma tranzacţionată se va introduce în valută. Valoarea echivalentă în RON a sumei în valută va fi calculată automat de aplicaţie, în funcţie de cursul valutar introdus de utilizator. Dacă încasarea garanţiei are loc prin casă, în numerar, se va selecta Chitanţa. Când se optează pentru încasarea prin caserie, câmpul Valută devine selectabil. Dacă plata se efectuează în valută, se va selecta valuta respectivă (ex. euro, dolar etc.) şi câmpul Curs valută devine implicit editabil. Aici se va introduce cursul valutar valabil la data efectuări tranzacţiei. În funcţie de documentul de încasare selectat, aplicaţia va înregistra garanţia în legătură cu contul de bancă, pe analitice dacă este cazul, sau de casă. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

 

Figura 54

 

2.2.7.4. Restituire garanţii casă/bancă

 

La restituirea garanţiei încasate anterior se va accesa acest ecran de unde este posibilă înregistrarea acestei operaţii.

 

 

Figura 55

 

După selectarea partenerului, definit anterior în modulul Nomenclatoare, căruia i se restituie garanţia, se va selecta, în funcţie de modalitatea de plată a acestei sume, tipul documentului. În cazul în care restituirea garanţiei se face prin bancă, se va selecta Ordin de plată, urmând a se completa numărul şi data operării acestuia iar mai apoi contul bancar din care se face restituirea. În cazul în care contul bancar selectat este un cont în valută, câmpul Curs valută va deveni editabil, utilizatorul completând aici cursul valutar valabil la data efectuării tranzacţiei. Valoarea echivalentă în RON a sumei în valută va fi calculată de aplicaţie în funcţie de acest curs introdus. Dacă restituirea sumei adusă garanţie se face din casă, tipul documentului selectat va fi Dispoziţie de plată sau Chitanţă, urmând a se completa numărul şi data acestei operaţii. Când se optează pentru plata prin caserie, câmpul Valută devine selectabil. Dacă plata se efectuează în valută, se va selecta valuta respectivă (ex. euro, dolar etc.) şi câmpul Curs valută devine implicit editabil. Aici se va introduce cursul valutar valabil la data efectuări tranzacţiei. Pasul următor este selectarea garanţiei care se restituie, din tab-ul Linii. Atenţie, ecranul de căutare va afişa doar acele documente care aparţin partenerului selectat, documente care au data emiterii anterioară datei restituirii garanţiei. De asemenea, se va ţine cont la afişarea documentelor de valuta care a fost selectată la pasul anterior. Astfel, dacă iniţial a fost selectată valuta RON, ecranul de căutare va afişa doar acele documente care au fost introduse iniţial în RON, documentele în alte valute fiind excluse din căutare. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.7.5. Decontare garanţii

 

Garanţiile încasate anterior pot fi decontate în acest ecran. Pentru a efectua înregistrarea se va selecta în primă fază partenerul, definit anterior în modulul Nomenclatoare, implicat în decontare şi se va completa data operaţiei.

 

 

Figura 56

 

Următorul pas presupune accesarea tab-ului Linii, de unde cu ajutorul ecranului de căutare se vor selecta documentul prin care s-a încasat garanţia şi documentul care se doreşte a fi decontat. Atenţie, pentru selecţia documentelor utilizate în decontare aplicaţia ia în considerare doar acele încasări anterioare datei decontării, şi doar acele facturi ulterioare datei încasării garanţiei şi anterioare datei decontării. De asemenea se vor lua în considerare doar facturile care aparţin partenerului selectat în tab-ul anterior. Valuta selectată în tab-ul Decontare garanţii, are o foarte mare importanţă în efectuarea decontării, în sensul că aplicaţia nu permite selectarea unei încasări de garanţie sau a unei facturi emise în altă valută decât cea selectată iniţial. Astfel, nu se va putea efectua operaţia care presupune decontarea unei garanţii încasate în valută cu o factură emisă în RON, sau invers. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

 

  2.2.8.Avansuri trezorerie

 

Meniul Avansuri trezorerie permite utilizatorului înregistrarea avansurilor şi a altor sume spre decontare acordate personalului prin bancă sau prin caserie, şi operaţiile care decurg din aceasta.

2.2.8.1. Avans spre decontare

 

Aplicaţia permite, prin intermediul acestui ecran, înregistrarea sumelor acordate ca avans sau diurnă, din caserie, personalului.

 

 

Figura 57

 

Prin selectarea tipului de operaţie, în acest ecran se vor înregistra avansurile acordate personalului sau diurnele la care angajaţii au dreptul. Prin selectarea uneia dintre opţiunile Avans de trezorerie sau Diurna, aplicaţia va genera automat nota contabilă aferentă operaţiei. După ce s-au înregistrat numărul şi data documentului, se va selecta angajatul, definit anterior în modulul Nomenclatoare, în legătură cu care se efectuează operaţia. În funcţie de valuta selectată, câmpul Curs schimb poate deveni editabil (la selectarea altei valute decât RON). Aici se va înscrie, dacă este cazul, cursul valutar valabil la data efectuării operaţiei, aplicaţia urmând să echivaleze, în funcţie de acesta, suma în RON. Sumele acordate ca avans în acest ecran urmează a fi decontate ulterior în ecranul Plată decont personal. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.8.2. Avans spre decontare bancă

 

Aplicaţia permite prin intermediul acestui ecran înregistrarea sumelor acordate ca avans sau diurnă, din bancă, personalului. După ce s-au înregistrat numărul şi data documentului, se va selecta angajatul, definit anterior în modulul Nomenclatoare, în legătură cu care se efectuează operaţia. În funcţie de contul bancar şi valuta selectate, câmpul Curs schimb poate deveni editabil (la selectarea altei valute decât RON). În cazul în care s-a selectat contul bancar în valută, suma se va introduce în valuta respectivă, echivalarea acesteia în RON urmând a fi făcută de aplicaţie, în funcţie de cursul valutar introdus de către utilizator. Sumele acordate ca avans în acest ecran urmează a fi decontate ulterior în ecranul Plată decont personal bancă. Înaintea salvării înregistrării se va selecta, dacă este cazul, codul notei contabile aferent.

 

 

Figura 58

 

Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

 

2.2.8.3. Plată decont personal

 

Sumele plătite ca avans angajaţilor în ecranul menţionat anterior se pot deconta în acest ecran.

 

Figura 59

 

La primirea facturii de la furnizor, este posibilă decontarea sumei plătite ca avans angajatului. După selectarea furnizorului, definit anterior în modulul Nomenclatoare, se vor introduce datele generale referitoare la documentul care face obiectul decontării (numărul şi data plăţii acestuia), precum şi selectarea persoanei care a primit avansul care se decontează. Valuta devine selectabilă pentru partenerii care au definit în Nomenclatoare altă valută în afară de RON, caz în care şi câmpul Curs valută devine editabil pentru a se putea introduce cursul valutar valabil la data efectuării tranzacţiei. Următorul pas presupune accesarea tab-ului Linii, de unde este posibilă selectarea documentului pe baza căruia se operează decontul. Atenţie, în ecranul de căutare vor fi afişate doar documentele care au data emiterii anterioară datei în care se realizează decontul, au aceeaşi valută ca cea selectată în tab-ul Plată decont personal, şi care aparţin furnizorului selectat anterior. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.8.4. Decontări cu personalul

 

Sumele acordate ca avans din caserie se pot deconta în ecranele Plată decont personal sau Decontări cu personalul.

 

Figura 60

 

În cazul sumelor primite cu titlu de avans de trezorerie dar care nu sunt utilizate integral, restituirea diferenţei se va efectua din ecranul Decontări cu personalul. După completarea datelor cu caracter general, se va selecta din ecranul de căutare angajatul al cărui avans se restituie. În acest ecran vor fi afişaţi angajaţii care au sume primite ca avans, dar care nu au fost încă decontate. În funcţie de valuta în care a fost acordat avansul se va selecta de către utilizator valuta în care se face restituirea diferenţei către caserie. în cazul în care se înregistrează diferenţe de curs valutar favorabile sau nefavorabile, operarea acestora se va efectua din tab-ul Înregistrări contabile (prin adăugare) sau în ecranul Note contabile, manual. Calculul acestor diferenţe se va face de către utilizator. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.8.5. Decontări cu personalul bancă

 

Sumele acordate ca avans din bancă se pot deconta în ecranele Plată decont personal sau Decontări cu personalul bancă. În cazul sumelor primite cu titlu de avans din bancă, dar care nu sunt utilizate integral, restituirea diferenţei se va efectua din ecranul Decontări cu personalul bancă. După completarea datelor cu caracter general, se va selecta din ecranul de căutare angajatul al cărui avans se restituie. În acest ecran vor fi afişaţi doar angajaţii care au sume primite ca avans, dar care nu au fost încă decontate. În funcţie de contul bancar din care a fost plătit avansul, se va selecta de către utilizator contul în care se va face restituirea diferenţei. În cazul în care restituirea avansului are loc într-un cont bancar în valută, la selectarea contului respectiv se va seta implicit valuta corespunzătoare  acestuia, câmpul Curs schimb devenind editabil. Aici se va introduce cursul de schimb valutar valabil la data efectuării tranzacţiei, valoarea echivalentă în RON urmând a fi calculată de aplicaţie pe baza cursului valutar introdus de utilizator. În cazul în care la restituirea avansului se înregistrează diferenţe de curs valutar, favorabile sau nefavorabile, acestea vor fi calculate de utilizator şi înregistrate pe conturile contabile corespunzătoare în tab-ul Înregistrări contabile (prin adăugare) sau în ecranul Note contabile.

Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

 

Figura 61

 

2.2.8.6. Plata direct pe cheltuieli – avans trezorerie

 

Pentru situaţiile în care avansul plătit angajatului se decontează direct pe conturi de cheltuială, se va utiliza ecranul Plata direct pe cheltuieli – avans trezorerie.

 

Figura 62

 

Pentru a efectua această operaţie se va selecta în primă fază angajatul al cărui avans se decontează. În ecranul de căutare vor fi afişaţi doar acei angajaţi care au avansuri primite şi nedecontate. Se vor completa mai apoi datele cu caracter general referitoare la numărul şi data documentului care stă la baza decontării. Suma care se decontează va fi completată în valută sau în RON, după caz. În cazul în care suma decontată este diferită de RON, la selectarea valutei, câmpul Curs schimb devine editabil. Aici se va înscrie cursul valutar valabil la data efectuării operaţiei, aplicaţia urmând să echivaleze, în funcţie de acesta, suma în RON. Pentru a definitiva operaţia este necesară selectarea contului de cheltuială folosit în tranzacţie, prin utilizarea butonului de căutare . Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.  

 

2.2.9. Efecte comerciale

 

Acest meniu permite utilizatorului înregistrarea în contabilitate a documentelor bancare emise dar care nu au ajuns la scadenţă pentru a fi încasate sau plătite propriu-zis. Documentele introduse în ecranele Încasare prin efecte comerciale sau Plată prin efecte comerciale vor fi decontate la data la care se efectuează tranzacţia propriu-zisă prin bancă, din ecranele Decontarea efectelor comerciale primite respectiv Decontarea efectelor comerciale emise.

2.2.9.1 Încasare prin efecte comerciale

 

Pentru încasarea efectelor comerciale primite de la clienţi, a căror dată scadentă este diferită de data intrării în posesia societăţii, se va utiliza ecranul Încasare prin efecte comerciale.

 

Figura 63

 

După selectarea clientului care urmează a fi încasat, client definit anterior în modulul Nomenclatoare, se vor completa datele cu caracter general referitoare la numărul şi data emiterii şi data scadentă a efectului de încasat. Prin selectarea tipului documentului justificativ, aplicaţia va seta automat contul contabil corespunzător care va fi folosit la înregistrarea contabilă. Valuta se va selecta în funcţie de valuta documentului de încasat. În cazul în care valuta selectată este diferită de RON, câmpul Curs valutar devine editabil. Cursul valutar care este introdus aici de către utilizator, va fi folosit de aplicaţie la calcularea echivalenţei sumei în RON. Decontarea efectelor se va efectua din ecranul Decontarea efectelor comerciale primite. Odată cu înregistrarea efectului comercial se vor selecta facturile care urmează a fi în încasate la data scadenţei documentului. Pentru această operaţie se va accesa tab-ul Linii. În ecranul de căutare, ecran care se activează prin apăsarea butonului Selectează, vor fi afişate facturile neîncasate care aparţin clientului selectat iniţial. Atenţie,   vor fi selectate doar acele facturi care aparţin clientului selectat şi care sunt emise în aceeaşi valută ca cea selectată pentru încasarea curentă. De asemenea, data emiterii acestora trebuie să fie anterioară datei înregistrării efectului comercial, iar suma facturilor selectate pentru decontare nu poate depăşi valoarea efectului primit. În momentul decontării efectelor comerciale, căsuţa Decontat se va bifa automat. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.  

2.2.9.2. Plata prin efecte comerciale

 

Pentru plata efectelor comerciale emise către furnizori, a căror dată scadentă este diferită de data intrării în posesia partenerului, se va utiliza ecranul Plata  prin efecte comerciale.

 

Figura 64

 

După selectarea furnizorului care urmează a fi plătit, furnizor definit anterior în modulul Nomenclatoare, se vor completa datele cu caracter general referitoare la numărul şi data emiterii şi data scadentă a efectului de plătit. Prin selectarea tipului documentului justificativ, aplicaţia va seta automat contul contabil corespunzător care va fi folosit la înregistrarea contabilă. Valuta se va selecta în funcţie de valuta documentului de încasat. În cazul în care valuta selectată este diferită de RON, câmpul Curs valutar devine editabil. Cursul valutar care este introdus aici de către utilizator, va fi folosit de aplicaţie în calcularea echivalenţei sumei în RON. Decontarea efectelor se va efectua din ecranul Decontarea efectelor comerciale emise. Odată cu înregistrarea efectului comercial se vor selecta facturile care urmează a fi achitate la data scadenţei documentului. Pentru această operaţie se va accesa tab-ul Linii. În ecranul de căutare, ecran care se activează prin apăsarea butonului Selectează, vor fi afişate facturile neachitate care aparţin furnizorului selectat iniţial. Atenţie, vor fi selectate doar acele facturi care aparţin furnizorului selectat şi care sunt emise în aceeaşi valută ca cea selectată pentru plata curentă. De asemenea, data înregistrării acestora trebuie să fie anterioară datei înregistrării efectului comercial, iar suma facturilor selectate pentru decontare nu poate depăşi valoarea efectului emis. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.9.3. Decontarea efectelor comerciale emise

 

După cum a fost menţionat mai sus, acest ecran permite decontarea efectelor comerciale emise la data scadenţei acestora, efecte înregistrate în ecranul Plata prin efecte comerciale.

 

Figura 65

 

Această operaţie se va efectua la data plăţii propriu-zise, data operării în bancă a efectelor înregistrate de către utilizator. După selectarea partenerului persoană fizică sau juridică, partener definit anterior în modulul Nomenclatoare, se va selecta contul bancar din care se efectuează plata respectivă şi se va completa data decontării efectului comercial emis. Contul bancar selectat nu poate avea valuta diferită de cea selectată la înregistrarea efectului comercial în ecranul Plata prin efecte comerciale. Următorul pas este selectarea documentului de plată înregistrat anterior în aplicaţie, din ecranul Linii. Nu este necesară completarea sumei de către utilizator, aceasta fiind setată odată cu selectarea documentului de plată, în funcţie de valoarea acestuia. Atenţie, ecranul de căutare va afişa efectele comerciale nedecontate, care aparţin partenerului selectat. Documentele disponibile spre decontare sunt cele emise în aceeaşi valută ca şi cea selectată la înregistrarea efectului comercial. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

2.2.9.4. Decontarea efectelor comerciale primite

 

După cum a fost menţionat mai sus, acest ecran permite decontarea efectelor comerciale încasate, la data scadenţei acestora, efecte înregistrate în ecranul Încasare prin efecte comerciale. Această operaţie se va efectua la data încasării propriu-zise, data operării în bancă a efectelor înregistrate de către utilizator. După selectarea partenerului persoană fizică sau juridică, partener definit anterior în modulul Nomenclatoare, se va selecta contul bancar în care se efectuează încasarea respectivă şi se va completa data decontării efectului comercial primit. Contul bancar selectat nu poate avea valuta diferită de cea selectată la înregistrarea efectului comercial în ecranul Încasare prin efecte comerciale. Următorul pas este selectarea documentului de încasare înregistrat anterior în aplicaţie, din ecranul Linii.

 

Figura 66

 

Nu este necesară completarea sumei de către utilizator, aceasta fiind setată odată cu selectarea documentului de încasare, în funcţie de valoarea acestuia. Atenţie, ecranul de căutare va afişa efectele comerciale nedecontate, care aparţin partenerului selectat. Documentele disponibile spre decontare sunt emise în aceeaşi valută ca şi cea selectată la înregistrarea efectului comercial. Pentru verificarea corectitudinii înregistrărilor se va accesa tab-ul Înregistrări contabile.

 

2.2.9.5. Depunere la banca efecte comerciale

 

 

2.2.9.6. Girare efecte comerciale

 

 

 

2.2.10. Situaţii contabile

 

Acest ecran conţine diverse rapoarte referitoare la situaţia furnizorilor, clienţilor, sau a diferite conturi contabile utilizate în înregistrările contabile. De asemenea, acest ecran permite vizualizarea şi listarea, dacă se doreşte acest lucru, a jurnalelor contabile (balanţa, bilanţul, registrul jurnal, cartea mare, etc.).  Aceste rapoarte sunt grupate după conţinutul lor în următoarele ecrane: Jurnale de bază, Jurnale auxiliare, Situaţii de sinteză, Situaţii clienţi, Situaţii furnizori, Alte rapoarte şi Cartea mare şah.

2.2.10.1. Jurnale de bază

a) Registru jurnal
b) Registru jurnal concis

 

Acest raport prezintă înregistrările contabile, grupate în ordinea crescătoare după contul debitor al ecuaţiei contabile. Pentru a vizualiza raportul se va selecta, cu ajutorul butonului de căutare , nivelul de afişare al datelor din raport (ex. la nivelul unei singure subunităţi alese din listă, sau la nivelul tuturor subunităţilor existente, centralizat), după care se va seta intervalul de timp pentru care se doreşte vizualizarea respectivă. Tabelul afişează ecuaţiile contabile în ordinea crescătoare a conturilor debitoare implicate în acestea. În corespondenţă cu fiecare ecuaţie, se afişează sumele aferente. La sfârşitul tabelului, aplicaţia afişează rulajele totale debitoare şi creditoare ale tuturor conturilor incluse în acest raport.

Figura 67

c) Jurnal notă contabilă

Acest raport este asemănător celui prezentat anterior, cu diferenţa că acesta prezintă în plus explicaţiile aferente fiecărei note contabile în parte. Pentru a rula raportul se va selecta nivelul de afişare, cu ajutorul butonului de căutare , urmând a se completa data de început şi data de sfârşit a ecuaţiilor afişate în raport. Nivelul de afişare al raportului presupune selectarea datelor la nivel de subunitate selectată sau la nivel societate (cuprinde toate subunităţile).

Figura 68

d)Jurnal ecuaţii contabile

 

Raportul permite vizualizarea ecuaţiilor contabile înregistrate, grupate după mai multe criterii. Astfel, se vor putea sorta ecuaţiile în funcţie de subunitatea din care au fost generate, vom putea vizualiza ecuaţii generate într-una dintre subunităţile societăţii, sau la nivel general, pe toată societatea. După ce se vor seta data de început şi data de sfârşit a înregistrării datelor din raport, se vor selecta conturile care formează ecuaţia dorită a se vizualiza.

e) Centralizator ecuaţii pe zile

 

Pentru a vizualiza ecuaţiile contabile pe zile, se va utiliza acest raport.

Figura 69

 

Raportul  permite sortarea operaţiilor contabile în funcţie de ziua în care acestea au fost înregistrate. Pentru a rula raportul se va selecta nivelul de vizualizare al acestuia (la nivel de subunitate sau la nivelul întregii societăţi), după care se va selecta data sau intervalul de timp din care se vor afişa datele în tabel. În funcţie de necesităţile utilizatorului se pot selecta anumite conturi contabile sau chiar ecuaţii contabile, pentru a fi afişate. Astfel, cu ajutorul butonului de căutare  se poate selecta un cont debitor sau se poate opta pentru toate conturile debitoare, identic procedându-se şi pentru contul sau conturile creditoare. În cazul în care se doreşte vizualizarea ecuaţiilor contabile înregistrate pe un singur tip de document, acesta se va selecta din listă. Pentru a selecta documentele în funcţie de valuta în care fost emise acestea, se va selecta din ecranul de căutare valuta corespunzătoare. Dacă totuşi se doreşte ca sumele rulate în raport să fie în lei, valuta documentului se va selecta lei şi nu valuta documentului. Afişarea ecuaţiilor se va face în ordine crescătoare, după conturile debitoare sau creditoare, în funcţie de opţiunea aleasă de utilizator.

f) Centralizator ecuaţii contabile

 

Raportul permite vizualizarea ecuaţiilor contabile grupate după documentele justificative.

Figura 70

 

Pentru a rula raportul se va selecta nivelul de vizualizare al acestuia (la nivel de subunitate sau la nivelul întregii societăţi), după care se va selecta data sau intervalul de timp din care se vor afişa datele în tabel. În funcţie de necesităţile utilizatorului se pot selecta anumite conturi contabile sau chiar ecuaţii contabile, pentru a fi afişate. Astfel, cu ajutorul butonului de căutare  se poate selecta un cont debitor sau se poate opta pentru toate conturile debitoare, identic procedându-se şi pentru contul sau conturile creditoare. Pentru a selecta documentele în funcţie de valuta în care fost emise acestea, se va selecta din ecranul de căutare valuta corespunzătoare. Dacă totuşi se doreşte ca sumele rulate în raport să fie în lei, valuta documentului se va selecta lei şi nu valuta documentului. Afişarea se va face în funcţie de formatul coloanelor selectat de utilizator din ecranul de selectare al câmpului Ordonat. Atenţie, dacă se va bifa câmpul Cu însumare, rulajele ecuaţiilor vor fi afişate cumulat pe toţi anii de utilizare a aplicaţiei.

g) Cartea mare sem I / sem II

 

Raportul permite vizualizarea înregistrărilor contabile grupate după conturi, luate în ordine crescătoare, numeric.

Figura 71

 

Pentru a rula raportul se va selecta nivelul de vizualizare al acestuia (la nivel de subunitate sau la nivelul întregii societăţi), după care se va selecta data la care se vor afişa datele în tabel. Dacă se va bifa câmpul Pagini separate pe cont raportul va afişa câte o pagină pentru fiecare cont care apare în raport. Cartea mare sem I se completează cu raportul Cartea mare sem II. Astfel, în acest prim raport vor fi afişate datele corespunzătoare primelor două trimestre contabile, şi anume ianuarie – iunie. Dacă în acest interval nu există date înregistrate, tabelul afişat nu va conţine date. Conturile afişate în raport vor fi ordonate crescător, după simbolul lor, fiind prezentate pentru fiecare în parte conturile corespondente cu rulajele şi soldurile debitoare sau creditoare aferente. Raportul Cartea mare sem II permite vizualizarea datelor aferente semestrului II contabil, adică perioada iulie – decembrie.

2.2.10.2. Jurnale auxiliare

a) Jurnal de bancă lei / valută

 

Pentru a vizualiza jurnalul de bancă, în urma înregistrărilor efectuate în contabilitate, se va accesa acest raport.

 

Figura 72

Pentru a rula raportul se va selecta nivelul de vizualizare al acestuia (la nivel de subunitate sau la nivelul întregii societăţi), contul bancar analitic, după care se va selecta data sau intervalul de timp din care se vor afişa datele în tabel. Raportul prezintă grupat pe zile operaţiile efectuate prin contul bancar selectat, sumele corespunzătoare încasărilor şi plăţilor efectuate şi soldul curent al contului bancar. Fiecare operaţie din tabel are afişat contul contabil corespondent, tipul şi numărul documentului care stă la baza înregistrării, şi explicaţia aferentă. În cazul încasărilor şi plăţilor este afişat partenerul care participă la operaţia respectivă. Coloana D/C prezintă situaţia soldului contului bancar, dacă acesta este debitor se afişează D, iar dacă e creditor, C.

În cazul jurnalului în valută, raportul este asemănător cu cel în lei cu diferenţa că în tabelul afişat se poate verifica atât soldul în lei al contului bancar selectat, cât şi soldul în valută al aceluiaşi cont.

b) Registru de casă lei /lei continuu

 

Pentru a vizualiza registrul de casă, în urma înregistrărilor efectuate în contabilitate, se va accesa acest raport. Pentru a rula raportul se va selecta nivelul de vizualizare al acestuia (la nivel de subunitate sau la nivelul întregii societăţi), contul de casă, după care se va selecta data sau intervalul de timp din care se vor afişa datele în tabel. Raportul afişează numărul documentului care stă la baza înregistrării, partenerul, dacă este cazul, şi explicaţiile aferente fiecărei înregistrări. Soldul iniţial de la care se porneşte îl constituie soldul contului de casă de la data de la care porneşte raportul, sold la care se vor calcula încasările şi plăţile efectuate în perioada respectivă. În ultima coloană din dreapta sunt afişate simbolurile conturilor corespondente pentru fiecare înregistrare.

 

Figura 73

 

Diferenţa dintre registrul de casă în lei şi cel în lei este formatul continuu al acestuia din urmă. Dacă în raportul Registru de casă lei soldul se calculează la finalul fiecărei zi, în raportul Registru de casă lei continuu soldul şi rulajele sunt calculate o singură dată la sfârşitul raportului.

c) Depăşire sold casă maxim admis / plafon maxim plăţi şi încasări

 

Pentru verificarea existenţei cazurilor de depăşire a soldului de casă maxim, se utilizează raportul Depăşire sold casă maxim admis. După selectarea nivelului de afişare al raportului, se va selecta contul contabil corespunzător, după care se va selecta intervalul se timp pentru care se afişează raportul. Tabelul va conţine date referitoare la ziua, luna şi anul în care a fost depăşit plafonul de casă. Există un raport similar pentru verificarea plafonului de plăţi şi încasări, Depăşire plafon maxim plăţi sau încasări. Spre deosebire de raportul prezentat anterior, acesta nu necesită introducerea contului contabil corespunzător caseriei, ci doar a intervalului de timp în care se doreşte a se efectua verificarea. În tabelul afişat va apărea în plus coloana corespunzătoare parterului în legătură cu care se face încasarea sau plata care depăşeşte plafonul.

d) Registru de casă în valută / valută continuu

 

Pentru a vizualiza registrul de casă în valută, în urma înregistrărilor efectuate în contabilitate, se va accesa acest raport. Pentru a rula raportul se va selecta nivelul de vizualizare al acestuia (la nivel de subunitate sau la nivelul întregii societăţi), contul de casă, după care se va selecta data sau intervalul de timp din care se vor afişa datele în tabel.

 

Figura 74

 

Raportul afişează numărul documentului care stă la baza înregistrării, partenerul, dacă este cazul, şi explicaţiile aferente fiecărei înregistrări. Soldul iniţial de la care se porneşte îl constituie soldul contului de casă de la data de la care porneşte raportul, sold la care se vor calcula încasările şi plăţile efectuate în perioada respectivă. De asemenea, sunt afişate simbolurile conturilor corespondente pentru fiecare înregistrare.

Diferenţa dintre registrul de casă în valută şi cel în valută continuu este formatul continuu al acestuia din urmă. Dacă în raportul Registru de casă valută soldul se calculează la finalul fiecărei zi, în raportul Registru de casă valută continuu soldul şi rulajele sunt calculate o singură dată la sfârşitul raportului.

e) Jurnal pentru cumpărări

 

Pentru verificarea atât a TVA-ului plătit, cât şi a cotelor acestuia se va utiliza unul din rapoartele prezentate mai jos.

Pentru verificarea TVA-ului plătit într-o perioadă de timp, se poate accesa raportul Jurnal pentru cumpărări CF 2004 (conform Codului Fiscal din 2004).

 

Figura 75

 

Acest raport afişează datele referitoare la documentele de intrare din perioada selectată de utilizator. Astfel, în aceste tabele se vor afişa atât facturile de cumpărare cât şi avizele pe baza cărora au intrat marfa sau materialele în unitate, cu cotele de TVA aferente fiecăreia în parte ( deductibilă sau neexigibilă).  Pentru verificarea cotei de TVA există două raportul Jurnal pentru verificarea cotei TVA CF 2004. Acest raport prezintă o verificare a cotei de TVA, în conformitate cu Codul Fiscal din  2004. Jurnalele de cumpărări se mai grupează şi după tipul de TVA selectat, şi anume cumpărări sau nevoi proprii. Astfel, vom avea încă două rapoarte, cel în care vor fi incluse documentele care au selectat la cota de TVA Nevoi proprii şi raportul care include documente cu opţiunea Marfă selectată.

f) Jurnal pentru vânzări

 

Pentru verificarea atât a TVA-ului încasat, cât şi a cotelor acestuia se va utiliza unul din rapoartele prezentate mai jos. Pentru verificarea TVA-ului încasat într-o perioadă de timp, se poate accesa raportul Jurnal pentru vânzări CF 2004 (conform Codului Fiscal din 2004). Pentru rularea raportului se vor introduce date referitoare la nivelul de afişare al raportului, iar mai apoi data de început şi data de sfârşit a datelor prelucrate pentru raport. În acest tabel se  afişează datele referitoare la documentele de ieşire din perioada selectată de utilizator. Astfel, în aceste tabele se vor afişa atât facturile de vânzare cât şi avizele pe baza cărora au ieşit marfa sau materialele în unitate, cu cotele de TVA aferente fiecăreia în parte ( colectată sau neexigibilă).  Pentru verificarea cotei de TVA există două raportul Jurnal pentru verificarea cotei TVA CF 2004. Acest raport prezintă o verificare a cotei de TVA, în conformitate cu Codul Fiscal din  2004. 

 

Figura 76

2.2.10.3. Situaţii de sinteză

 

Acest ecran cuprinde situaţii generale, referitoare la angajaţi, conturi contabile, sau chiar balanţe de verificare.

a) Fişă angajat

 

Raportul Fişă angajat permite vizualizarea avansurilor de casierie primite, decontate şi restituite aparţinând angajatului selectat. Pentru vizualizarea raportului se va selecta nivelul de afişare al acestuia (la nivel de subunitate sau la nivel de întreprindere), după care se va introduce data de început şi cea de sfârşit a raportului. În tabel se vor afişa date aparţinând unui singur angajat sau tuturor angajaţilor unităţii, în funcţie de opţiunea iniţială a utilizatorului. Raportul permite vizualizarea avansurilor într-o singură valută, care se poate selecta după necesităţi, şi de asemenea, se poate opta pentru afişarea doar a documentelor cu sold.

Figura 77

 

Tabelul afişat permite vizualizarea avansurilor angajatului, grupate după data emiterii documentelor, fiind afişate de asemenea numărul şi explicaţia acestora. Aplicaţia va calcula pentru vizualizare soldul final, la data introdusă ca dată sfârşit raport de utilizator.

b) Bilanţ

 

Raportul permite atât vizualizarea cât şi listarea bilanţului societăţii.

Figura 78

 

Aplicaţia oferă mai multe variante ale bilanţului. Astfel, se poate vizualiza bilanţul extins (cu varianta în limba engleză), sau bilanţul în valută. Pentru vizualizarea bilanţului se va selecta nivelul de afişare al acestuia (la nivel de subunitate sau la nivelul întregii societăţi), după care se vor completa datele de început pentru bilanţ, data de sfârşit şi datele anului precedent. Pentru afişarea în antetul documentului, se vor completa manual forma de proprietate, denumirea şi codul CAEN, rulajele conturilor din linia 11 al bilanţului curent şi precedent. Pentru a rula raportul mai este necesară selectarea valutei pentru care se doreşte afişarea bilanţului şi introducerea cursurilor valutare aferente perioadelor inscripţionate.

c) Cont profit şi pierdere

 

Pentru vizualizarea şi eventual listarea contului de profit şi pierdere, se va utiliza acest raport.

Figura 79

 

Acest raport are variantele în valută şi în engleză. După selectarea nivelului de vizibilitate (la nivelul subunităţii sau la nivelul societăţii), se vor completa datele de început şi de sfârşit ale raportului şi datele de început şi sfârşit de an precedent. Pentru ca raportul să fie relevant trebuie completate datele referitoare la rulajele liniilor inscripţionate, aceste date fiind luate din raportul Bilanţ.

d) Fişă analitică cont

 

Grupul de rapoarte Fişă analitică cont, conţine fişele conturilor contabile. În funcţie de necesităţile utilizatorului există mai multe tipuri de fişe care grupează informaţiile după diverse criterii. în general, pentru vizualizarea acestor rapoarte se va selecta nivelul de vizibilitate (la nivel de punct de lucru sau la nivel de societate), după care se va alege contul contabil al cărei fişă se doreşte a se rula. Datele pot fi afişate pentru o singură zi sau pentru un interval de timp ales de utilizator.

Figura 80

 

Fişa analitică I, afişează date referitoare la operaţiile care au fost înregistrate în contabilitate în corespondenţă cu contul contabil selectat. Astfel, pe lângă coloanele  care conţin data şi explicaţia operaţiei, există o coloană care afişează conturile corespondente, şi coloanele cu rulajul debitor şi creditor al contului respectiv. Pe ultima coloană se va afişa tipul şi valoarea soldului contului contabil. Fişa analitică II, conţine în plus faţă de prima prezentată, trei coloane în care sunt prezentate tipul şi numărul documentului şi numărul notei contabile în care acesta a fost înregistrat. Fişa analitică III reprezintă o formă mai simplificată a contului. Astfel, în tabel sunt prezentate date referitoare la simbolul contului corespondent, rulajele debitoare şi creditoare ale contului şi la urmă sunt afişate tipul şi valoarea soldului respectivului cont. Fişa analitică IV este cea mai complexă din acest grup de rapoarte. Pentru a vizualiza acest raport se va selecta în plus faţă de celelalte rapoarte, partenerul dorit (există şi opţiunea toţi partenerii). Tabelul afişat prezintă date referitoare la partenerii în legătură cu care are loc fiecare operaţie în parte, data operaţiei, precum şi date referitoare la tipul şi numărul documentului de bază. Pe lângă coloanele care conţin numărul notei contabile în care apare operaţia, explicaţia acesteia şi contul corespondent, sunt afişate rulajele debitoare şi creditoare ale contului şi tipul şi valoarea soldului acestuia.

e) Balanţa de verificare

 

Pentru a vizualiza balanţa aferentă unei luni se va accesa acest raport. După selectarea nivelului de vizibilitate, se vor selecta datele de început şi de sfârşit ale balanţei. Pasul următor constă în selectarea egalităţilor care vor apărea în raport (se va alege între sold iniţial 1 ian, rulaj precedent, total sume precedente, rulaj perioadă, total sume, total rulaje şi sold final).

Figura 81

 

Balanţa de verificare are şi corespondent în valută, balanţa funcţionând asemănător cu cea în lei.

f) Posibilităţi de compensare

 

Raportul prezintă posibilităţile de compensare ale societăţii cu partenerii săi. Pentru a vizualiza raportul se vor selecta nivelul de afişare al acestuia (la nivel de subunitate sau la nivel de societate) şi valuta documentelor care vor fi selectate pentru compensare. Tabelul va afişa partenerii care urmează a se compensa cu soldurile lor şi sumele compensabile.

2.2.11.4. Situaţii clienţi

 

În acest ecran sunt conţinute rapoarte referitoare la situaţia soldurilor clienţilor, scadenţele lor şi încasările în avans.

a) Fişa clientului listare cronologică

 

Acest raport permite vizualizarea operaţiilor înregistrate în legătură cu clientul în contabilitate. Pentru a vizualiza raportul, se va selecta nivelul de vizibilitate, datele de început şi de sfârşit ale raportului şi partenerul, cu categoria din care face parte, al cărei fişă se doreşte a fi vizualizată. Documentele afişate în raport vor fi selectate în funcţie de valuta în care acestea sunt introduse, valută selectată de utilizator la rularea raportului. În cazul în care se doreşte vizualizarea fişei clientului cu încasările în avans existente, se va bifa câmpul Cu încasări avans. În tabelul afişat sunt incluse date referitoare la tipul, numărul şi data documentului care stă la baza înregistrării contabile. Apoi sunt prezentate rulajele clientului respectiv, soldul final fiind inclus în ultima coloană a tabelului.

 

Figura 82

b) Fişa clientului grupat pe documente

 

Pentru vizualizarea acestui raport selectarea datelor afişate în tabel se va face similar celor descrise mai sus. Diferenţa între cele două tabele este că în cel de-al doilea tabel sunt prezentate facturile emise şi încasările aferente acestora. Soldul clientului este calculat la capătul tabelului, ca diferenţă între facturile emise şi încasările înregistrate.

c) Fişa clientului listare sold

 

Pentru a vizualiza doar soldul unui client se va utiliza acest raport. Tabelul va afişa soldurile corespunzătoare facturilor emise, încasărilor în avans şi soldul final al clientului. Pentru a vizualiza acest raport trebuie mai întâi nivelul de vizibilitate al raportului (la nivel de sucursală sau la nivel de societate), după care se va selecta data de sfârşit a raportului şi clientul al cărui fişă se doreşte a se rula. Pentru a afişare mai precisă a datelor se vor selecta şi categoria din care face parte clientul şi valuta documentului.

Figura 83

d) Situaţia scadenţelor clienţilor

 

Raportul prezintă o situaţie amănunţită a scadenţelor clienţilor. Pentru a rula acest raport se va selecta nivelul de vizibilitate (la nivel de punct de lucru sau la nivel de societate), după care se va seta data la care se doreşte această vizualizare.

 

Figura 84

 

Pentru o raportare mai exactă a datelor se va selecta categoria din care face parte partenerul respectiv şi valuta documentelor care vor fi afişate în raport.  Această situaţie a scadenţelor clienţilor prezintă restanţele acestora şi intervalul în care acestea sunt cuprinse. De asemenea se vor include în raport efectele comerciale încasate şi nedecontate la data afişării raportului.

e) Situaţia detaliată încasări în avans

 

Pentru a vizualiza situaţia încasărilor în avans se va accesa acest raport. Primul pas constă în selectarea nivelului de vizibilitate al raportului (la nivel de punct de lucru sau la nivel de societate) şi selectarea partenerului a cărui situaţie se doreşte a fi vizualizată. După setarea datelor de început şi de sfârşit a raportului, se va selecta valuta raportului şi conul contabil corespunzător.

 

Figura 85

 

Tabelul afişat va conţine date referitoare la numărul, tipul şi data documentului, valoarea facturilor emise restante şi valoarea încasării în avans. În funcţie de aceste date aplicaţia va afişa soldul curent al clientului.

f) Situaţia facturilor client neîncasate

 

Raportul permite vizualizarea facturilor neîncasate aparţinând unui client. Pentru a rula acest raport se va selecta nivelul de vizibilitate (la nivel de punct de lucru sau la nivel de societate), tipul de dată după care se vor grupa documentele şi data de sfârşit a raportului.

 

Figura 86

 

Odată cu selectarea clientului se va selecta şi categoria din care face parte acesta, după care se vor seta valuta în care au fost emise documentele, contul contabil aferent şi mai apoi tipul facturilor care apar în raport (doar cele cu sold, cu scadenţa ieşită din termen, cu scadenţa efectului mai mare decât scadenţa documentului, sau toate documentele, indiferent de aceste criterii).

g) Balanţa clienţi

 

Acest raport este asemănător balanţei de verificare, cu diferenţa că nu include decât contul de clienţi. Pentru rularea raportului se va selecta nivelul de vizibilitate (la nivel de punct de lucru sau la nivel de societate), data de început şi data de sfârşit a raportului. La selectarea clientului se va alege şi categoria din care acesta face parte.

Figura 87

 

În funcţie de valuta aleasă, se vor afişa documentele emise în valută sau în lei. Dacă se doreşte vizualizarea strict a documentelor cu sold se va bifa câmpul Doar cu sold. Fiind un raport asemănător cu balanţa, se va afişa soldul iniţial, rulajele precedente şi curente, sumele totale şi soldul final.

h) Situaţia clienţilor – listă facturi scadente

 

Datele acestui raport constituie o combinaţie între Situaţia scadenţelor clienţilor şi Situaţia facturilor client neîncasate.

 

Figura 88

 

Pentru a rula raportul se va selecta nivelul de afişare al acestuia (la nivel de punct de lucru sau pentru întreaga societate), partenerul al cărui situaţie se doreşte a fi vizualizată şi totodată categoria acestuia. În funcţie de valuta selectată se vor afişa facturile emise în valută sau în lei. Facturile vor fi afişate după data scadenţei sau după data emiterii, în funcţie de opţiunea utilizatorului, datele limită ale raportului fiind introduse tot de către acesta.

2.2.10.5. Situaţii furnizori

 

Acest ecran conţine rapoarte referitoare la situaţia furnizorilor, plăţile în avans ale acestora şi facturile lor scadente.

a) Fişa furnizorului

 

Pentru vizualizarea fişei cu mişcările furnizorului se pot utiliza rapoartele Fişa furnizorului listare cronologică, Fişa furnizorului listare sold sau Fişa furnizorului grupat pe documente. Cele trei rapoarte sunt asemănătoare, cu diferenţele că primul dintre ele afişează o fişă a furnizorului în care operaţiile sunt grupate în ordinea înregistrării acestora (după dată), cel de-al doilea raport afişează doar soldul furnizorului respectiv. Cel de-al treilea raport afişează documentele care aparţin furnizorului selectat, grupate în ordinea emiterii lor (după dată), odată cu acestea fiind afişate şi plăţile efectuate către furnizor, fiecare plată fiind legată de documentul pe care îl achită.

 

Figura 89

 

Pentru ca datele raportului Fişa furnizorului listare cronologică să fie cât mai exacte, înainte de a rula raportul se va selecta nivelul de vizibilitate al acestuia (la nivel de punct de lucru sau de subunitate). Odată cu selectarea furnizorului se va selecta din listă şi categoria din care acesta face parte şi intervalul de timp pentru care se afişează raportul. Dacă se doreşte vizualizarea documentelor emise într-o valută anume, se va selecta din listă valuta dorită, iar mai mult, dacă se doreşte ca raportul să conţină şi plăţile în avans, se va bifa câmpul corespunzător Cu plăţi în avans. La sfârşitul tabelului afişat în raport va fi înscris şi soldul final al furnizorului. În cazul în care se doreşte strict vizualizarea soldului acestuia, se va utiliza raportul Fişa furnizorului listare sold. Modalitatea de accesare a acestui raport este similară cu cea corespunzătoare raportului anterior prezentat.

 

Figura 90

 

Dacă se doreşte vizualizarea soldului furnizorului cu ajutorul raportului Fişa furnizorului grupat pe documente, se vor selecta, ca şi în cazul rapoartelor anterior prezentate, nivelul de vizibilitate, partenerul şi categoria din care face parte acesta, intervalul de timp conţinut de raport şi valuta documentelor. Pentru a lista doar documentele cu sold se va selecta câmpul corespunzător Doar cu sold.

b) Fişa furnizorului lista plăţilor

 

Pentru a vizualiza plăţile efectuate către furnizor se va accesa acest raport. Pentru aceasta este nevoie să fie selectat nivelul de vizibilitate al raportului (la nivel de punct de lucru sau de societate), furnizorul a cărui fişă se doreşte a fi consultată şi valuta documentelor afişate în raport. În funcţie de necesităţile utilizatorului se va selecta intervalul de timp pentru care sunt afişate datele din raport. Dacă se doreşte vizualizarea documentelor care au fost achitate integral înainte de scadenţă,  se va bifa câmpul Plătit integral înainte de scadenţă.

 

Figura 91

c) Fişa furnizorului lista facturilor scadente

 

Pentru a vizualiza facturile scadente, sumele restante ale acestor facturi şi date scadenţelor lor, se va accesa acest raport.

 

Figura 92

 

Pentru rularea raportului se va selecta nivelul de vizibilitate al raportului (la nivel de punct de lucru sau de societate), partenerul al cărui fişă se doreşte a fi vizualizată, valuta documentelor şi data scadenţei facturilor restante. Raportul afişează tipul şi numărul documentului, precum şi data emiterii şi data scadenţei acestuia. De asemenea, se poate verifica valoarea totală a documentului, valoarea achitată şi valoarea restantă ale acestuia.

d) Situaţia scadenţelor furnizorilor

 

Acest raport este utilizat la verificarea

e) Situaţia plăţi în avans

 

Pentru a vizualiza plăţile în avans către un anumit furnizor se va accesa acest raport.

 

Figura 93

 

Datele din raport se vor afişa în concordanţă cu înregistrările, dacă mai întâi se vor selecta nivelul de afişare al datelor (la nivel de punct de lucru sau de societate), partenerul a cărui situaţie se doreşte a fi vizualizată şi intervalul de timp din care se vor extrage datele pentru raport. Dacă se doreşte afişarea documentelor emise într-o valută anume, aceasta se va selecta din listă, iar pentru o afişare mai detaliată se poate selecta un anumit cont contabil, eventual, dace se utilizează, analiticul unui cont de avansuri către furnizori. Pentru afişarea doar a documentelor cu sold se va bifa câmpul Doar cu sold.

f) Situaţia facturilor furnizor neachitate

 

Pentru a vizualiza situaţia facturilor neîncasate aparţinând unor furnizori, se va accesa unul din rapoartele Situaţia facturilor furnizor neachitate sau Situaţia facturilor furnizor neachitate pe conturi. Raportul Situaţia facturilor furnizor neachitate poate fi accesat după setarea unor condiţii iniţiale. Astfel, se va selecta nivelul de vizibilitate al raportului (la nivel de punct de lucru sau de societate), furnizorul al cărui situaţie se doreşte a fi vizualizată cu categoria corespunzătoare, şi nu în ultimul rând valuta în care au fost emise documentele şi valuta în care acestea se vor afişa în raport. În funcţie de tipul datei selectate de utilizator (data emiterii, data înregistrării sau data scadenţei) se va selecta data raportului.

Figura 94

           

În tabel se vor afişa numărul, data emiterii şi data scadenţei fiecărui document, valoarea facturii şi valoarea totală achitată pentru factura respectivă. În ultima coloană a raportului se va afişa soldul facturii.

 

 

Figura 95

 

În cazul în care este necesară utilizarea unui raport care să permită selectarea contului contabil analitic pentru un partener, se va utiliza cel de-al doilea raport Situaţia facturilor furnizor neachitate pe conturi. Pentru rularea fişei se vor folosi aceleaşi opţiuni de filtrare ca cele folosite pentru raportul anterior. Singura diferenţă dintre cele două rapoarte este coloana suplimentară la cel de-al doilea, coloană în care este inscripţionat contul contabil corespunzător.

g) Balanţa furnizor

 

Acest raport permite vizualizarea soldului furnizorului, în format de balanţă.

Figura 96

 

Pentru rularea raportului se va selecta nivelul de vizibilitate (la nivel de punct de lucru sau la nivel de societate), data de început şi data de sfârşit a raportului. La selectarea furnizorului se va alege şi categoria din care acesta face parte. În funcţie de valuta aleasă, se vor afişa documentele emise în valută sau în lei. Dacă se doreşte vizualizarea strict a documentelor cu sold se va bifa câmpul Doar cu sold. Fiind un raport asemănător cu balanţa, se va afişa soldul iniţial, rulajele precedente şi curente, sumele totale şi soldul final.

h) Situaţia furnizorilor listă facturi scadente

 

Pentru a verifica situaţia facturilor neîncasate ale unuia sau mai multor furnizori, se va utiliza acest raport.

 

Figura 97

 

Înainte de a rula raportul se vor introduce unele filtre, pentru ca datele prezentate de acesta să fie cât mai aproape de cerinţele utilizatorului. Astfel, se va selecta nivelul de vizibilitate al raportului (la nivel de punct de lucru sau de societate), după care se va selecta furnizorul şi odată cu acesta categoria din care face parte. Pentru a vizualiza doar documentele emise într-o valută anume, se va selecta valuta respectivă din listă. În funcţie de tipul datei selectate, se va alege data limită pentru raport. Astfel, dacă s-a selectat data emiterii, data introdusă în următorul câmp va fi limita superioară a datei la care au fost emise documentele. După setarea datei plăţii, se pot înscrie intervalele de timp care vor constitui capul de tabel al raportului la afişarea acestuia. Astfel, în tabel vor fi afişate plăţile corespunzătoare documentelor afişate, în coloanele definite, în funcţie de numărul de zile scurs de la data emiterii facturii şi până la data plăţii.

2.2.10.6. Cartea mare şah

 

Ecranul permite vizualizarea raportului contabil cu acelaşi nume. Pentru a rula raportul se va selecta nivelul de vizibilitate al acestuia (la nivel de punct de lucru sau de societate), după care se vor selecta datele de început şi de sfârşit ale raportului. În cazul în care se doreşte o vizualizare a paginilor separat pe fiecare cont în parte, se va bifa câmpul Pagini separate pe cont. După rularea raportului, din ecranul care conţine planul de conturi, se vor selecta conturile contabile ale căror fişă se doreşte a fi vizualizată. În partea dreaptă a ecranului se va afişa rulajul contului respectiv în corespondenţă cu conturile în relaţie cu care au fost efectuate înregistrările contabile.

 

Figura 98

Despre noi

Produse iBS

Cui ne adresam?

Configurator oferta

Referinte clienti/studii de caz

Privacy Statement Terms of use © 1998 - 2008 Sysgenic Group. All Rights Reserved.
CMMIMicrosoft Certified PartnerWindAriesOracle Certified PartnerMicrosoft SQL Server 2008

Aveti intrebari?
Discutati cu un expert!

Expert contabilitate Expert gestiune Expert salarizare Expert productie